E-postmottak

Håndtering av e-post i WebSak

Microsoft Outlook brukes til å motta e-post både internt og eksternt.

Sør-Varanger kommunes sentrale e-postadresse er: postmottak@sor-varanger.kommune.no

E-post kan også sende til hver enkelt bruker av Microsoft Outlook i Sør-Varanger kommune. Hver bruker har definert adresse på formen:

fornavn.etternavn@sor-varanger.kommune.no

E-post til sentralt postmottak skal åpnes og håndteres av Arkivtjenesten jfr, forskrift om offentlege arkiv § 3-2, og journalføres og fordeles etter gjeldende standard rutiner for journalføring. 

Arkivverdig e-post skal registreres i WebSak. Ved direkte mottak av e-post til saksbehandler må saksbehandler ta stilling til og sørge for at meldingen, vedlegget eller begge deler registreres og tilknyttes dokumentregistrering i WebSak.

Verifisering av mottatt e-postforsendelser
Hvis det er tvil om e-postmelding kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, der det bes om verifisering av avsender.

Mottaker av en e-post må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbart. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses. Evt kan arkivtjenesten konvertere noen formater til pdf.

Kvittering for mottak av e-post
Det skal ikke benyttes automatisk kvittering for mottak av e-post. Arkivtjenesten sørger for at post mottatt i det sentrale e-postmottaket til Sør-Varanger kommune får bekreftelse på mottak av e-post. (Her må det ikke forveksles med fristen for å gi melding eller saksbehandle etter Forvaltningsloven – 21 dager). Standard svar fra postmottak skal være likt fra alle som bekrefter mottak av e-post på vegne av Sør-Varanger kommune:

 Inngående e-post
De som sender e-post til Sør-Varanger kommune forventer gjerne rask respons. For beskjeder og meldinger som ikke skal journalføres, er dette uproblematisk. E-post henvendelser som regnes som saksdokumenter og skal journalføres, kan imidlertid ikke prioriteres annerledes enn annen post.

 Taushetsbelagte opplysninger

Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetsloven § 5a skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysningene anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner.

E-postrutiner ved saksbehandlers fravær
Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for Sør-Varanger kommunes epostmottak oppgis.

Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av epostsystemet
Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter.

Telefax

Sør-Varanger kommune har lagt til rette for å motta telefax direkte i det sentrale e-postmottaket.

Arkivet behandler telefaksen som vanlig post, og registrerer den i Websak etter gjeldende arkiv- og saksbehandlingsrutiner.

Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som telefaks, enten det er selve meldingen eller som vedlegg. Dokument som er unntatt offentlighet skal man unngå å sende som telefaks.