|
Administrativt arkiv kan vanligvis avleveres til depot etter 12 år. I spesielle sammenhenger kan dette tidsintervallet endres, som f.eks ved endringer i forholdene hvor arkivene blir oppbevart eller ved en kommunesammenslåing. Avleveringen skal omfatte møtebøker, kopibøker, postjournaler, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Arkivet skal være ordnet i serier. Omslag og mapper skal følge strukturen i arkivet og gi nødvendig informasjon om innholdet, slik som arkivkode, saksnummer, sakstittel o.l. Omslag og mapper skal være av syrefritt papir. Materiale som ikke passer inn i standardiserte arkivbokser, skal pakkes på forsvarlig måte i samråd med depotet. Materialet skal være rengjort for støv og smuss. Materialet skal være renset for binders og plast. Dersom materialet er skadet, skal arkivdepotet gi råd om hvordan det kan repareres. Materialet skal være reparert før avlevering. Ved avlevering til depot skal det vedlegges avleveringsliste med opplysninger om arkivskaper og innhold. Som minimum skal innholdsbeskrivelsen gi oversikt over arkivserier og arkivstykker i hver serie. Arkivstykkene skal være merket med arkivskapers navn og årstall (etiketteksempel er vedlagt denne planen). Fagleder arkiv har ansvar for at alt som er av rettslig - og forvaltningsmessig verdi blir skrevet ut av fagsystemene som ikke er noark-godkjente. Dette gjelder følgene arkiver: - Gemini oppmåling - målebrev - Gemini Powel – tilsynsrapporter fra feietjenesten - HK – data – PPT-mapper - Visma velferd klientmapper fra sosialtjenesten og NAV sosial - Visma Flyktning – klientmapper knyttet til introduksjonsprogrammet - Familia - barnevernmapper - CGM journal – helsekortor , klientmapper for barn fra fysio – og ergoterapitjenesten - Procasso – utgående post knyttet til kommunal innfordring - Gerica – pasientjournaler fra bo – og omsorgshjem, klientjournaler for voksne fra fysio – og ergoterapitjenesten, klientjournaler fra psykisk helse, brukermapper fra bestillerenheten, klientjournaler fra boveiledertjenesten, klientjournaler fra hjemmebaserte tjenester |