Arkiv- og postrutiner

Daglige post og arkivrutiner

• Teknisk avdeling (TA) leverer post i kopirommet i adm.gangen mellom 11 og 13 hver dag.
• Kontorsjefen fordeler posten.
• Brosjyrer, magasiner m.v. tar kontorsjefen seg av.
• Personadressert (personnavn står øverst i adresseringen) post blir ikke åpnet, men legges direkte i posthyllen til vedkommende.
• Institusjonspost (institusjonsnavn står øverst i adresseringen) blir lagt til, og åpnes av arkivet.
• Arkivverdig post legges i arkivets posthylle og skannes til ephorte.

Dokumentflyt - saksbehandler og arkiv

SUM har som offentlig forvaltningsorgan plikt til å få journalført alle innkommende og utgående dokument som regnes for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Alle dokument skal derfor først til arkivet for journalføring. Fra februar 2008 har SUM benyttet seg av arkiv- og journalføringssystemet ephorte.

Brev som skrives på SUMs brevark regnes som arkivverdig, derfor skal arkivansvarlig ha kopi av brevet. Kopi av brevet kan legges i posthylla til arkivansvarlig eller sendes på e-post til: sum-arkiv@sum.uio.no. En kopi av brevet blir satt i kopiboka, en kopi legges i det ordinære arkivet. Arkivet skal også ha kopi av e-post og telefaks som er arkivverdig. Alt som angår SUMs virksomhet og er gjenstand for saksbehandling er i utgangspunktet arkivverdig. Dokumenter som betraktes som arkivverdige:

- Avtaler om samarbeid med norske og utenlandske forskningsinstitusjoner

- Avtaler om finansiering

- Evaluering av pågående og avsluttede forskningsprosjekter

- Korrespondanse mellom forskere på SUM og deres samarbeidspartnere som foregår på SUMs brevark

- Brev angående verv og deltakelse i styrer, så lenge man representerer SUM.

Saksbehandlers ansvar

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at:

- dokumenter som mottas direkte som er en del av saksbehandlingen, eller er viktig som dokumentasjon i saksbehandlingen, sendes arkivet for journalføring umiddelbart, og før saksbehandlingen tar til.

- dette gjelder også telefakser og e-post dersom innholdet er arkivverdig (saksrelevant).

- når saksbehandler har mottatt et innkommet journalført dokument (dvs at saksnummer og arkivkode er påført), skal vedkommende sjekke at brevet er påført riktig saksnummer (alle dokumenter i samme sak har samme saksnummer og arkivkode).

Leder for den enkelte enhet/eventuelt saksbehandler har ansvaret for at:

- innkomne dokument som skal unntas fra offentlighet graderes med tilgangsgruppe og lovhjemmel.

- at arkivet skal ha beskjed om eventuelle rettinger og endringer.

Behandling av brev/notat

Inngående brev/notat:

Etter journalføring tar arkivansvarlig kopi av brev og sender dette til saksbehandler og andre som skal ha informasjonen. Saken er da påført saksnummer som skal brukes i videre behandling av saken. Det originale brevet legges i arkivet.

Notat blir kvittert for av arkivansvarlig og sendes på sirkulasjon til saksbehandlerne. Notat som har en annen sakseier enn SUM blir ikke arkivert. Hvis notatet er av interesse må den enkelte saksbehandler ta en kopi og oppbevare kopien hos seg så lenge det er nødvendig. Det opprinnelige notatet med informasjon om hvem som har sett det, sendes tilbake til arkivansvarlig som oppbevarer dette i to måneder.

Svar på brev:

Brev: Alle utgående brev som er del av en sak skal sendes til arkivet (kopi).

Til etterretning (TE): TE brukes når inn-brevet ikke krever svar. Gi beskjed om dette til arkivet.

Besvart i møte eller per tlf.: Er henvendelsen besvart i møte eller per tlf., skal arkivet ha beskjed om hvem man har snakket med/møtedeltakerne/vise til referat, hva man ble enige om, og dato for samtalen. Dette kan sendes arkivet på e-post slik at det kan legges ved saken, eller lever en kopi av dokumentet med kommentar påført..

Utgående dokument:

Alle utgående dokument (brev, e-post, telefaks o.l.) skal ha et saksnummer påført som ”vår ref.”. Dokumentet skal ha saksnummeret til den saken det inngår i. Hvis dette er første dokument i saken, må saksbehandler henvende seg til arkivet for å få saksnummer. Dersom dokumentet er svar på en skriftlig henvendelse, skal det henvises til ”Deres ref. (saksnummer)” og ”Deres brev av (dato)”.

Det er arkivansvarlig Terje Røysum som tar seg av det daglige arkivet. Alle arkivverdige dokumenter leveres han for scanning og registrering i ephorte.

Eksternt finansierte prosjekter

Når det gjelder eksternt finansierte prosjekter ved SUM har disse frem til 1.12.05 blitt registrert på arkivkode 541. Etter 1.12.05 følges UiOs generelle arkivrutiner for eksternt finansierte prosjekter. Eksternt finansierte prosjekter som ble overført til SUM fra FA i desember i 2005 som fortsatt er aktive har blitt overført til det daglige arkivet.

Dokumenter unntatt offentlighet

Gradering av utgående dokumenter påføres av saksbehandler, eventuelt i samråd med leder.

Alle dokumenter som unntas fra offentlighet skal påføres ”unntatt fra offentlighet” (”uoff”/”u.o.”), og det skal henvises til paragraf(er) i aktuell lovtekst som gir hjemmel for unntak.

Avslutning av sak

Når dokumentet er besvart - saken er ferdigbehandlet – skal det gis beskjed til arkivet så fort som mulig.

Av utgående dokument skal kopi sendes til arkivet. Arkivet tar så kopi av dokumentet (til kopiboken). Utgående dokument skal leveres arkivet i undertegnet stand (så sant det er undertegnet). Alle vedlegg skal legges ved saken.

Utlån/overføring av saker

Egne saker kan alltid lånes fra arkivet, men saksbehandler har ikke umiddelbart adgang til andres saker.

Arkivet leverer sakene saksbehandler låner i egne utlånsomslag, setter lånekortet i arkivet og registrerer utlånet i databasen.

Så lenge saksbehandler låner saken, er den dennes ansvar:

- dokumenter skal ikke bringes ut av huset.

- dokumenter skal ikke lånes bort til uvedkommende.

- dokumenter skal ikke skades eller fjernes fra saksomslaget.

-dersom en sak eller et dokument skal overføres til en annen saksbehandler eller en annen enhet, skal arkivet ha beskjed slik at de får rettet dette opp i journalen.

Ved fratredelse/intern forflytning ved UiO

Før fratredelsen, eventuelt tiltredelse ved en annen enhet skal :

- papirene ryddes

- alle lånte og avsluttede saker returneres til arkivet.

Presse og publikums begjæring om innsyn i forvaltningens dokumenter

Delarkivene er mottakere av forespørsel om innsyn i dokumenter fra presse og publikum. Forespørselen og kopi av de aktuelle dokumenter det ønskes innsyn i sendes leder for saksbehandlende enhet/seksjon som er ansvarlig for klarering av innsyn.

Innsyn i organinterne dokumenter (notater) behandles av utstedende enhet.

Taushetsplikt for offentlig ansatte

Se Forvaltningslovens § 13

”I utgangspunktet har tilsatte ved UiO taushetsplikt om personlige forhold vi får kjennskap til gjennom jobben overfor alle. Unntak fra denne hovedregelen er i forhold til overordnede og når overlevering av taushetsbelagte opplysninger til andre er nødvendig for å utføre de arbeidsoppgaver en gjør ved universitetet. Viser generelt til forvaltningslovens § 13b ”begrensninger av taushetsplikten ut fra private eller offentlige interesser”, og særlig til bestemmelsens punkt 3 ”taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene er tilgjengelige for andre tjenestemenn innen organet eller etaten i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, blant annet til bruk ved veiledning i andre saker.” ” (Jfr. Juridisk rådgiver ved UiO Håvard Pedersen).

Taushetsplikten gjelder også etter at ansettelsesforholdet er avsluttet.

Brudd på lovbestemt taushetsplikt kan straffes med bøter eller fengsel i inntil 3 år i overensstemmelse med

Straffelovens § 121.

Behandling av taushetsbelagt materiale

Det vises til Forskrift om offentlig arkiv § 2.7 Opplysninger i journal og arkivsystem.

Utlån av arkivmateriale

For internt utlån se punkt 3.3.2.5. Med internt utlån menes utlån innenfor det enkelte fakultet/tilsvarende enhets administrative grenser.

Saker og dokumenter fra arkivet skal ikke lånes ut til eksternt bruk med mindre spesielle hensyn gjør dette nødvendig. (jf. Arkivforskriftens § 3-11). Med utlån til eksternt bruk menes det utenfor det enkelte fakultet/tilsvarende enhet.

For utlån til forskere gjelder spesielle regler, se Forvaltningsloven § 13d, e og f. SUM har ikke utarbeidet egne prosedyrer for utlån av arkivmateriale til forskere.

Skrive- og Journalføringsregler for arkivarer ved UiO

Se http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/arkiv/ephorte/arkivarer/

Skifte av administrativt ansvar for arkiv mellom enheter ved UiO

UiO har ikke tatt stilling til om arkivet skal følge administrerende enhet siden dette er enheter innen samme forvaltningsorgan. En forholder seg derfor til proveniensprinsippet.

Ved eventuell overføring av arkiv bør følgende gjelde:

”Prinsippene om å unngå sammenblanding bør være de samme når arkiver overføres mellom arkivskapere innen ett og samme organ, selv om regelverket ikke sier noe om dette. Konsekvensene av sammenblanding kan nemlig bli like store her som ved sammenblanding av arkiver fra forskjellige organer” Arkivhåndboka Ivar Fonnes 2000

Kassasjonsregler

Se UiOs arkivplan, pkt. 3.3.9

Bortsetting/avlevering av arkivalier

Siden SUMs arkiv ble opprettet så sent som mars 2004 har delarkivet ikke hatt behov for å avlevere arkivmateriale til Riksarkivet. Det henvises til UiOs arkivplan, pkt 3.3.10 for arkivforskriftens regler for bortsetting og avlevering av arkivmateriale.