Kommunene i Midtre Namdal Region, Flatanger, Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla, har f.o.m. 01.02.2007 etablert et felles elektronisk sak-/arkivsystem i felles database. Formålet med samarbeidet om et felles sak-/arkivsystem er samhandling og kostnadseffektiv drift. Kommunene skal bruke sak- og arkivsystemet ePhorte til saksbehandling og registrering av saksdokumenter. Hver enkelt kommune er definert som egne organer med en egen journalenhet. Hver enkelt kommune skanner og journalfører all egen sakspost. Kommunene hadde pr 1.2.07 et regionsamarbeid på fagområdet landbruk/miljø med vertskommune Overhalla, samt fagområdene næring/utvikling, kommuneoverlege, barnevern og skatteoppkrever med vertskommune Namsos. Regionsamarbeidet var ikke et eget organ, men var i databasen definert som en egen arkivskaper og egen journalenhet. For de felles fagområdene var det vertskommunen som skannet og journalførte saksposten. 9.9.2009 etablerte kommunene Namsos, Overhalla, Fosnes og Namdalseid en samkommune: Midtre Namdal samkommune for de ovennevnte fagområdene, samt IT-drift. Flatanger kommune er ikke medlem av samkommunen, men har fortsatt et utstrakt samarbeid.
Alle saksarkiv for de fem kommunene ble 9.9.09 periodisert, samt at en ny arkivdel: SAM-EMNE1. Arkivdel for Midtre Namdal region, MN-EMNE, ble avsluttet 8.9.09.
Øvrige arkivdeler ble besluttet ikke å periodisere. Databasen har slik oppbygging: Arkiver:
| Arkiv
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
| NA
|
Namsos kommune
|
01.02.2007
|
|
| SAM
|
Midtre Namdal Samkommune
|
09.09.2009
|
|
| FO
|
Fosnes kommune
|
01.02.2007
|
|
| FL
|
Flatanger kommune
|
01.02.2007
|
|
| ND
|
Namdalseid kommune
|
01.02.2007
|
|
| OV
|
Overhalla kommune
|
01.02.2007
|
|
Arkivdeler Namsos:
| NAARKIV
|
Saksarkiv for Namsos kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| NA-EMNE
|
Saksarkiv Namsos kommune
|
k-kode
|
elektronisk
|
|
| NA-EIEN
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
| NA-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| NA-PLAN
|
Planarkiv
|
Alfabetisk k-kode
|
Papir
|
|
| NA-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
| NA-ELEV
|
Elev
|
Fødselsnr
|
Elektronisk
|
|
| NA-BOLIG
|
Kommunale boliger
|
Nummervis
|
Elektronisk
|
|
| NA-OPPDRAG
|
Oppdragsavtaler
|
Fødselsnr
|
Elektronisk
|
|
Arkivdeler – fellesfunksjoner i Midtre Namdal Region:
| MNARKIV
|
Saksarkiv for Midtre Namdal Region med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| SAM-EMNE1
|
Saksarkiv MNS
|
k-kode
|
elektronisk
|
|
| MN-BV
|
Barnevern
|
Fødselsnr
|
elektronisk
|
|
| MN-GÅRD
|
Felles gårdsarkiv for landbrukssaker i alle kommunene
|
Kommunenr + Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
|
|
|
|
|
|
| MN-SKATTB
|
Skatt bedrift
|
Organisasjonsnr
|
Elektronisk
|
|
| MN-SKATTP
|
Skatt person
|
Fødselsnummer
|
Elektronisk
|
|
|
|
|
|
|
|
| SAM-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
Arkivdeler Flatanger kommune:
| FLARKIV
|
Saksarkiv for Flatanger kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| FL-EMNE2
|
Saksarkiv Flatanger kommune
|
k-kode
|
elektronisk
|
|
| FL-BARN
|
Barn
|
Fødselsnr
|
elektronisk
|
|
| FL-EIEN
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
| FL-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| FL-PLAN
|
Planarkiv
|
k-kode
|
Papir
|
|
| FL-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
Arkivdeler Fosnes kommune:
| FOARKIV
|
Saksarkiv for Fosnes kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| FO-EMNE 2
|
Saksarkiv Fosnes kommune
|
k-kode
|
elektronisk
|
|
| FO-BARN
|
Barn
|
Fødselsnr
|
elektronisk
|
|
| FO-EIEN
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
elektronisk
|
|
| FO-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| FO-PLAN
|
Planarkiv
|
Alfabetisk k-kode
|
Papir
|
|
| FO-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
Arkivdeler Namdalseid kommune:
| NDARKIV
|
Saksarkiv for Namdalseid kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| ND-EMNE2
|
Saksarkiv Namdalseid kommune
|
k-kode
|
elektronisk
|
|
| ND-BARN
|
Barn
|
Fødselsnr
|
elektronisk
|
|
| ND-EIEN
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
| ND-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-PLAN
|
Planarkiv
|
Alfabetisk k-kode
|
Papir
|
|
| ND-INNF
|
Innfordringsarkiv
|
Alfabetisk
|
Elektronisk
|
|
| ND-OVER
|
Overformynderi
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-ANLEGG
|
Anlegg (tippemidler)
|
Alfabetisk navn
|
Elektronisk
|
|
| ND-EISKA
|
Eiendomsskatt
|
Org.nr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
| ND-KO.EIEN
|
Kommunale eiendommer
|
Felles nummerserie
|
Elektronisk
|
|
Arkivdeler Overhalla kommune:
| OVARKIV
|
Saksarkiv for Overhalla kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| OV-EMNE 2
|
Saksarkiv Overhalla kommune
|
k-kode
|
elektronisk
|
|
| OV-BARN
|
Barn
|
Fødselsnr
|
elektronisk
|
|
| OV-EIEND
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
| OV-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| OV-HUSB
|
Husbanklån
|
Alfabetisk navn
|
|
|
| OV-PLAN
|
Planarkiv
|
Alfabetisk k-kode
|
Papir
|
|
| OV-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
Journalenheter:
| Kode
|
Betegnelse
|
Arkivdel
|
| FL-J
|
Flatanger kommune
|
FLARKIV
|
| FO-J
|
Fosnes kommune
|
FOARKIV
|
| NA-J
|
Namsos kommune
|
NAARKIV
|
| ND-J
|
Namdalseid kommune
|
NDARKIV
|
| OV-J
|
Overhalla kommune
|
OVARKIV
|
| MN-J
|
Midtre Namdal region
|
MNARKIV
|
Ordningsprinsipper:
| Ordnings-prinsipp
|
Betegnelse
|
Ledetekst
|
Type ordningspr
|
Sek. ordning
|
Tilg- kode
|
Egen def
|
| EMNE KTILLEGG
|
K-kode nøkkel K-kode tilleggsklasse
|
Arkivnøkkel
|
EH
|
|
|
|
| FLPERS FOPERS NAPERS NDPERS OVPERSM
|
Fødselsnummer -personalarkiv
|
Personalarkiv
|
FNR
|
|
P
|
X
|
| FLGBNR FOGBNR MNGBNR NAGBNR NDGBNR OVGBNR
|
Gårds- og bruksnr register
|
GBNR
|
GBNR
|
EMNE
|
|
X
|
| FLBARN FOBARN NABARN NDBARN OVBARN
|
Fødselsnr – barn
|
Elevarkiv
|
FNR
|
|
E
|
X
|
| SKATTP
|
Fødselsnr – personlige skatteytere
|
Skatt person
|
E1
|
|
S
|
X
|
| SKATTB
|
Organisasjonsnr – bedrift
|
Skatt bedrift
|
E1
|
|
S
|
X
|
| NDOVER
|
Fødselsnr– formyndet person
|
Overformynderi
|
E1
|
|
O
|
X
|
| NDINNF
|
Fødselsnr – innfordring
|
Skyldner
|
E1
|
|
U
|
X
|
| OVHUSB
|
Fødselsnr – husbanklån
|
Lånetaker
|
E1
|
|
HU
|
X
|
| UTVALG
|
Utvalgsdokumenter
|
Utvalg
|
EH
|
|
|
|
| PLAN
|
Plannavn
|
Reguleringsplan
|
E1
|
|
|
|
| NAOPPDR
|
Fødselsnr -oppdragsavtale
|
Oppdragsavtaler
|
FNR
|
|
U
|
X
|
| NABOLIG
|
Bolignr – komm.bolig
|
Komm. boliger
|
E1
|
|
U
|
X
|
| NDANLEGG
|
Alfa - anleggsnavn
|
Anlegg
|
E1
|
|
|
X
|
| NDEISKA
|
Alfa - eiendomsskatt
|
Eiendomsskatt
|
E1
|
|
U
|
X
|
|