Utvalgssekretærens rutiner og ansvar

Møtesekretærens ansvar:
Oppgaver før møtet:
Møteplan

• Ordfører lager møteplan for 1 år som godkjennes av kommunestyret.
• Møtesekretær legger møteplanen inn i møtekalenderen i ePhorte, med tid, sted, tidsfrister osv.
• Møtesekretær legger møteplanen inn som info på kommunens nettsider.
• Møtesekretær har ansvar for bestilling av møterom.
• Møtesekretærs frist for utsending av innkalling til medlemmene: 1 uke før møtedagen (2 uker ved årsbudsjett og økonomiplan som skal til kommunestyret).

Forberedelse av utvalgsmøtet:

• Kontrollere at registreringer i ePhorte og innhold i saksmappa er i henhold til rutinene. Ved mangler, returneres saken til saksbehandler for oppretting.
• Sette opp sakliste i samråd i fordelingsmøte. (KST: møtesekretær i samråd med ordfører).
• Saker unntatt offentlighet føres opp enten først eller sist på saklista (avhenger av type saker).
• Referatsaker føres på saklista med saksnummerserie RS (egen nummerserie).
• Interpellasjoner: Lag saksframlegg - på samme måte som øvrige saker. Settes først på saklista.
• Sakliste sendes utvalgsmedlemmer, aktuelle varamedlemmer, fagsjefer m.flere. på IPad.
• Saker unntatt offentlighet kopieres på grønt papir og utleveres kun til møtende medlemmer. Papirene må samles inn igjen etter møtet.
• Saklista publiseres på kommunens nettsider - samtidig som utsending til politikerne.

Oppgaver i møtet:

·Føre møteprotokoll: Føres i hht. kommunelovens § 30 "det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer". Protokollen leses opp etter møtet. Dersom det kommer kommentarer til møteboka, blir dette endret/tilføyd. Protokollen underskrives deretter (Kommunestyret: ordfører, varaordfører og gruppeledere. Andre utvalg: alle medlemmer). Politikerne sikrer dermed at møteboka er riktig protokollert.

Møteprotokollen skal inneholde:

·Utvalgets/rådets navn.

·Dato, tid og sted.

·Medlemmer (angi evt. hvem som er fraværende/varamedlemmer og andre tilstedeværende på møtet).

·Hvilke saker som er behandlet (sak nr. fra – til).

·Underskrifter fra tilstedeværende medlemmer og varamedlemmer.

·Evt. merknader til innkalling/sakliste/taletid.

·Innstilling, behandling og vedtak.

Oppgaver etter møtet:

·Ferdigstille møteprotokollen og publisere på internett (normalt samme dag, ev. dagen etter møtet).

·Ved utsatte og trukne saker, registrere dette, og eventuelt sende saken tilbake til saksbehandler for videre saksbehandling.

·Utskrift og utsending av endelig møteprotokoll. Skjer i henhold til vedtatt utvalgsreglement.

·Lage fullstendig saksjournal.

-Gi beskjed til saksbehandlerne om å lage partsbrev/melding om vedtak og å registrere vedtaksoppfølging.