|
Til de statlige høgskolene Deres ref Vår ref Dato 2007/9563ANNMAL 15.10.2007 Oppfølging av bevarings- og kassasjonsvedtak av 03.10.2007 for de statlige høgskolene Vi viser til e-post fra Høgskolen i Østfold av 09.10.2007 angående avlevering av eksamensprotokoller. I henhold til vedtaket av 03.10.2007 angående bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser i høgskolesektoren, skal eksamensprotokoller bevares og avleveres til Arkivverket. Vedtaket spesifiserer imidlertid ikke i hvilken form eksamensprotokollene skal avleveres. I kassasjonsplanen for de statlige høgskolene fra 2001 er det spesifisert at det skal tas uttrekk fra studentsystemet MSTAS som skal inneholde følgende; navn, adresse, personnummer, studieretning og enkeltkarakterer. Eksamensprotokoller oppbevares per i dag elektronisk i studentsystemene FS eller MSTAS hos de statlige høgskolene. I tillegg har høgskolene signerte eksamensprotokoller per fag og eksamen på papir. Før høgskolene tok i bruk MS TAS på 1990-tallet, ble eksamensprotokollene kun oppbevart på papir. Eksamensprotokollene skal fortrinnsvis avleveres til Arkivverket i fonn av uttrekk fra FS/MSTAS, forutsatt at uttrekket oppfyller bestemmelsene i forskrift av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser (Riksarkivarens forskrift), kap. VIII. Uttrekket må minimum inneholde en sammenstilling av personnummer eller navn, fag eller studieretning og enkeltkarakterer. For perioden før innføringen av MSTAS avleveres papirprotokollene. Dersom det av tekniske årsaker ikke er mulig å avlevere uttrekk fra MSTASIFS, skal papirprotokollene avleveres. Signerte sensurlister på papir, som er underlaget for informasjonen i MSTAS/FS, skal ikke avleveres til Arkivverket. Det er opp til den enkelte høgskole å avgjøre hvor lenge det av juridiske og administrative hensyn er nødvendig å oppbevare dette materialet. Det er imidlertid ønskelig at de statlige høgskolene tilstreber størst mulig ensartet praksis på dette området. Med hilsen Anna K. Malmø-Lund e.f arkivar |