Rettigheter og tilganger - Public360

Ansvar

Leder skal avgjør hvilke tilgangsbehov en ansatt har

Systemadministrator gir den ansatte de tilganger som er bestemt

Hovedregel

Den ansatte skal ha de tilganger og rettigheter som er nødvendige i forbindelse med utførelse av vedkommendes arbeidsoppgaver. Tilganger skal ikke gå utover tjenstlig behov.

Prosessbeskrivelse

Innmelding sendes til ITG, generell tilgang som saksbehandler gis via AD-synk. Dersom det skal gis tilganger utover dette (andre roller eller tilgangsgrupper), gjøres dette av systemadministrator i P360

Gi tilganger

Følgende har ansvar for å gi tilganger utover saksbehandlerrolle: Systemadministratorer (systemansvarlig, arkivleder og fagleder IT-arkiv) 

Endre/fjerne tilganger

Følgende har myndighet til å bestille endringer av tilganger: Ledere

Følgende har ansvar for å gi tilgangene: Systemadministratorer

Avslutte tilganger

Følgende har ansvar for å stenge tilgangene: Systemadministratorer

Krav til bestillinger

Innmelding, endring og avslutning av IT-bruker skal gjøres i ITG's servicedesk, ITG selfservice, som sender beskjed videre til systemansvarlig.

Gruppering av tilganger

Saksbehandler:

Har rettighet til å fordele og omfordele innen egen enhet.

Leder:

Har rettighet til å fordele og omfordele til alle personer og enheter i hele kommunen.

Når leder skal gjøre saksbehandlingsoppgaver eller sjekke «Min status» må det byttes skrivebord til «Saksbehandling». Det er ikke nødvendig å bytte rolle.

Arkivar

Leserrettighet til alle dokumenter uansett status

Kan opprette Virksomheter, kontaktpersoner og Privatpersoner

Utvalgssekretær

Kan opprette Virksomheter, kontaktpersoner og Privatpersoner

Rollen Utvalgssekretær har rettighet til å endre fil på saksframlegg fram til leders godkjenning.

Rollen Utvalgssekretær har rettighet til å endre fil på saksframlegg med status R (reservert), K (til kommentering) og T (til godkjenning).

Utvalgssekretær har ikke rettighet til å endre Saksfremlegg i status F (ferdig), G (godkjent), J (Journalført) eller U (utgår).

Utvalgssekretær har rettighet til å sette inn fil (f.eks et vedlegg) på saksframlegg når status på saksframlegg er J-Journalført.

Disse reglene gjelder for dokument typene S- Saksfremlegg og X-Notat, på følgende dokument kategorier;

-          Saksfremlegg (218),

-          Innkalling (118),

-          Referat (112),

-          Vedtak (60006).

Merk at rollen Utvalgssekretær også har rettighet til å angi alle dokumentstatuser på alle typer dokumenter de oppretter selv. Dette er en funksjon som følger standard SP8, som ikke kan fjernes med konfigurering. Det gir utvalgssekretær mulighet til å endre status på dokumenter, f.eks sette status J på egne dokumenter. Det er viktig at rutiner etableres slik at denne muligheten ikke brukes feil. Husk at alle endringer i dokumentstatus logges på dokumentet.