|
Arkivtjenesten er organisert som et sentralisert dokumentsenter. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er knyttet til eller har rapporteringsansvar til dokumentsenteret. Fagansvarlige arkiv har det faglige overordna ansvaret for dokumentsenteret. Dokumentsenteret sin hovedoppgave er å kvalitetssikre innholdet i kommunens dokumentflyt. Dokumentsenteret skal være en støtte- og kontrollfunksjon, og innehar beslutningsmyndighet for oppfølging av arkivloven, strategiske valg og standard for rutiner i kommunens arkivfaglige arbeid. Dokumentsenterets oppgaver:
- Registrering av innkommende korrespondanse og tilrettelegging for videre saksbehandling i kommunen.
- Sikre autentisitet og integritet i arkivene ved å påføre og kontrollere metadata om dokumenter, journalposter og saker, samt gjennomføring av restansekontroll.
- Sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at disse fungerer som informasjonskilde for administrasjonen og allmennheten, samt som rettslig, forvaltningsmessig og historisk dokumentasjon for ettertida.
- Administrasjon av den interne postombringingen/distribusjon i Skien kommune
Nærmere beskrivelse av dokumentsenterets arbeidsoppgaver fremkommer av beslutningsdokumentet vedtatt den 02.05.2019:
| Post, postmottak og postliste
|
Poståpning (fysisk og elektronisk) Sortering og arkivvurdering Journalføring og fordeling i sak- og arkivløsning Skanning av dokumentasjon Statuskontroll av elektronisk importert post Flytting av feilførte dokumenter Kvalitetssikre postlister og publisere Administrere postdistribusjon
|
| Kontroll og kvalitetssikring
|
Journalføre/kvalitetssikre saker og dokumenter, åpen og sikker sone
|
| Oppgaver saksnivå
|
Opprettelse av saker Sletting av saker Flytting av saker Kontroll av saker opprettet av saksbehandler
|
| Andre daglige oppgaver
|
Gjenfinning av saker Vedlikeholde fysiske arkiver Rydde fysiske arkiver Restanselister Brukerstøtte Overføring av elevsaker Opplæring av saksbehandlere Oppfølging av innsynsbegjæringer Produksjon av offentlig journal Oppfølging av restanser Avslutting av saker Avviksbehandling Rådgivning Interne møter Historisk arkiv
|
|
|
|
|
|