Dokumenter mottatt av leder/saksbehandler Direkte overleverte saksdokumenter Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes. Dette gjelder uavhengig av på hvilken måte dokumentene er kommet saksbehandler i hende (faks, e-post, direkte overlevering av papirdokument etc.). Personlig adressert post Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten. Personlig adressert e-post Personlig adressert e- post videresendes direkte. Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne videresendes til arkivet for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis. Post som ikke er journalført Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at de har et innhold eller er av en karakterer som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til arkivet for skanning og journalføring. E-post: Se retningslinjer Hastesaker Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter. Dette gjelder også e-post. Viser til Arkivlova med forskrifter § 3-5 "Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling. Dette gjeld også for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagt særskilde behandlingsprosedyrar" Dokumentene må leveres arkivtjenesten for journalføring . Journalførte saksdokumenter Alle plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes og de sørger da for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak. Ved unntatt offentlighetssaker skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført , samt hvilken tekst og felt som skal skjermes. Hvis saksansvaret overføres til en annen saksbehandler, skal arkivet underrettes slik at registrering i journalen blir korrekt. Framhenting og offentlighetsvurdering av journalposter som er midlertig journalført Daglig søker leder frem alle journalposter som er midlertidig journalført og foretar offentlighetsvurdering. Tilgangskode XX fjernes og eventuell rett tilgangskode settes på journalposten og markerer tekst som skal unntas. Søkets navn: " Avdelingens ikke off. vurderte JP." |