|
Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt. , dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom "fysisk arkiv" og dokumentene som inngår i et saksnummer i det elektroniske saks og arkivsystemet. Saksbehandler skal derfor: ·Kontrollere innen 4 dager etter inngående journalføring at mottatte brev har riktig klassering, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført. ·Har ansvaret for at brev (personlig adressert post og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført av arkivet. ·Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjensten. ·Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis. ·Påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel. ·Påse at overskriften på alle dokumenter er dekkende og at dokumentet omhandler en sak. · All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. ·Saksbehandler har tillatelse til å importere arkivverdig e-post, samt å omfordele egne saker og journalposter til andre i egen enhet. ·Saksbehandler har der det finnes fysisk arkiv ansvaret for at arkivmappen er komplett og ryddes for arkivuverdig materiale. ·Saksbehandler kan ikke låne fysisk arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert av arkivet. ·Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker – (jfr.) ·Saksbehandler har selv ansvaret for ekspedering av utgående brev (se) ·Saksframlegg til politiske utvalg - (se) ·Delegerte saker - (se) I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser. |