|
Instruksen gjelder for alle som er utpekt som arkivmedarbeidere i Kvænangen kommune. Arkivmedarbeidere kan utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv. Ordningen med fullelektronisk sentralarkiv innebærer at arkivmedarbeidere i ytre avdelinger/etater kun er ansvarlig for de fagsystemer og seriearkiv (objektarkiv/arkivdeler) som fortsatt må oppbevares på papir og som til en hver tid befinner seg på avdelingen. Administrativ plassering ·Arkivansvarlig sentraladministrasjonen er administrativt underlagt rådmannen. ·Arkivmedarbeider i ytre enhet/etat er administrativt underlagt leder i sin avdeling. ·Arkivfaglig er arkivmedarbeider underlagt arkivleder og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede avdelingsleder. Ansvar ·Arkivmedarbeider har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste. ·Arkivmedarbeider skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen. ·Arkivmedarbeider har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i den ulike avdelingen videre til arkivleder. Arbeidsoppgaver ·Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen. ·Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres. ·Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon. ·Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner. ·Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll). ·Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale. ·Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser. ·Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer. ·Arkivmedarbeiderne plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver. |