Visma Flyt Sikker Sak (VFSS)

§ 3-2 Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Aure kommune er det enhetsleder for Oppvekst og Integrering som er systemeier. IKT Orkide og Visma Support har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. Programmet er skybasert og knytter elektronisk saksbehandling og leverer ferdige koblinger mellom fagsystem og arkivkjerne.

2a) Brukerrettigheter

Administrator i programmet er også systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Ajourhold av brukerrettigheter:

Administrator har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Rektor har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet
• endring av en persons brukerrettigheter i fagsystemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet
• når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskode

Rektor bestiller roller og autorisasjoner i VFSS. Arbeidsforhold opprettes/avsluttes også i henhold til HRM-fila. Rektor har ansvar både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Administrator skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i fagsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlig som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

2 b)  Roller

Rolletypene som benyttes i Aure kommune:

• Ansatt basis
• Skoleleder
• Administrator
• Spesialpedagog med opprett sak og godkjennermyndighet

Tilgangsstyringen kontrollerer hvilken rolle du har. Vi skiller mellom lesetilgang, redigere- og lesetilgang og  full tilgang (lese, redigere og slette)

Rettighetsmatrise for dokumentproduksjon på elever – hvem kan gjøre hva og når?

All dokumentproduksjon med sensitivt innhold er våren 2021 flyttet fra Public 360 over til Visma Flyt Sikker Sak.

Disse dokumentproduksjonene behandles og arkiveres automatisk ved ferdigstillelse i VFSS, eller manuelt:

Personsaker: Det må opprettes saksmapper på elevkortet som dokumentene legges i. Hvis dokumenter blir lagt direkte på elevkortet (ikke i sak), så har alle som er tilknytta eleven i VFS (alle faglærere) innsyn i dokumentet.

Tilgang og innsyn styres på saksmappenivå. Personer som skal ha tilgang/innsyn i dokumenter må være saksbehandler i saksmappa. Det er administrator i samråd med rektor som avgjør tilgang i hver enkel sak.

Kriteriene for at et dokument blir arkivert, er;

• Dokumentet er Ferdigstilt.

Oversikt over arkivstatus finner du under menyvalget Arkivlogg. Alle ansatte som har denne tilgangen markert på rollen sin, vil kunne se alle forsøk på å gjøre noe mot arkiv. Hver gang en sluttbruker gjør en operasjon som påvirker arkiv så blir det lagt inn et "kø-item" i arkivloggen med jobbstatus NY og Arkivstatus NY. En bakgrunnsrutine sjekker loggen hvert minutt og tar de som har jobbstatus NY og sender direkte mot sky-arkivet.

Arkivkjernen:

Arkivkjernen er alltid koblet mot FLYT-løsningen, og det er lagt vekt på at hendelser (journalnotat, korrespondanser) i fagsystemet blir speilet over til arkivkjernen. På denne måten vil man til enhver tid ha en godkjent arkivering av det som skjer i fagsystemet, og papirarkiv er unødvendig.

Arkivering skjer mot Visma Samhandling Arkiv liggende i sky-løsningen i VFSS mot et Noark5-tjenestegrensesnitt i arkivkjernen. 

2 c) Signering og digital signatur

Kommunen har Visma Flyt Sikker Sak versjon 1.0.12364.0

Alle dokumenter fra VFSS som blir sendt ut eller mottatt elektronisk med SvarUt/SvarInn får ingen signatur. Kontrollen at dokumentet er åpnet og lest, kan sees i loggen som «lest».

Dokument med krav om to signaturer blir sendt på godkjenningsflyt i VFSS og signering blir dokumentert via loggføring; VFSS kan vise når dokument har gått ut, og mottaker har lest dokumentet.

Kommunen benytter komponenter som SvarUt / SvarInn.

Digital signatur

Det er også tilrettelagt for eSignatur i VFSS. eSignering i VFSS er en integrasjon med signaturløsningen som tilbys av Difi/Posten. Eksterne parter kan signere dokumenter med kommunen ved hjelp av BankID. Dokumentet som skal signeres sendes direkte fra VFSS til den eksterne mottakeren. Når den eksterne mottakeren har signert dokumentet elektronisk blir dokumentet sendt tilbake og hentes automatisk inn i VFSS og arkiveres. Dette er ikke på plass pr. dags dato.

2 d)  Kvalitetssikring

Skoleledere og saksbehandlere har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet. Administrator har også loggtilgang mot arkiv og tar stikkprøver om arkiveringen feiler eller ikke.

1. Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte.

2. Enhetsleder for Oppvekst og integrering har ansvar for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for alle i kommunen.

3. Skoleledere og saksbehandlere har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen.

VFSS har inngående dokument via SvarInn

• Skoleledere og postansvarlig mottar inngående dokument og kvalitetssjekker før det blir arkivert i Visma Samhandling Arkiv.
• Ved importering av dokumenter sjekker vi PDF-filen på nytt, for å sikre kvalitet og riktig dokument

Daglig kvalitetskontroll

Sjekkliste journalføring

Journalføring er saksbehandler sitt ansvar. Journalføringsplikten er lovpålagt og arbeidet skal utføres fortløpende.

Følgende kontrolleres:

• at journalposten er i riktig sak
• at eventuell avskriving er utført
• at tittelfeltet ikke inneholder navn eller sensitiv informasjon
• at eventuelle vedlegg er lagt inn
• at det ikke forekommer skrivefeil i dokumenttittel, er tittel forklarende, forkortelser bør unngås
• kontroll av skanning – at alle sider er med, lesbarhet og arkivformat
• Kontroll av arkivformat – Journalposter som har fått status J konverteres automatisk til riktig arkivformat PDF/A.

Sjekkliste saker

I Aure kommune blir alle saker opprettet av skoleleder eller spesialpedagog med opprett sak og godkjennermyndighet, og kvalitetssikring blir da gjennomført ved oppretting av sakene.

Følgende kontrolleres ved oppretting av nye saksmapper:

• om saken finnes fra før
• at det ikke forekommer skrivefeil i sakstittel, er tittel forklarende, forkortelser bør unngås

Oppfølging av digitale forsendelser (SvarUt / SvarInn)

Skoleledere og administrator kontrollerer ukentlig at forsendelser med SvarUt og SvarInn er Ok i VFSS. Det blir også tatt kontakt med arkivleder i kommunen dersom det oppstår usikkerhet i SvarInn/SvarUt-strømmen.

2e) Registrering og arkivering

Inngående og Utgående post samt interne notat blir i utgangspunktet fortløpende arkivert etter hvert som de blir ferdigstilt av saksbehandler/leder.

Det er rektor i samråd med kontaktlærer som avgjør tilgang til de enkelte saksmappene.  Rektor avgjør hvem som skal ha tilgang til å opprette dokument, redigeringstilgang, lesetilgang eller ikke tilgang.

I arkiv-loggen vises alle dokumenter som er ferdigstilt på elevene. Loggen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere, administrator og skoleleder.

Følgende opplysninger registreres når det blir opprettet dokument:

• Dokumenttype

• Avsender / mottaker søkes opp i kontaktregisteret i VFSS, evt. ny kontakt opprettes av skoleleder.
• Dokumenttittel kan komme automatisk etter hvordan dokumentmalen er satt opp
• Dokumentets dato jfr. Arkivloven med forskrifter § 2-7., dato kommer automatisk når dokumentet ferdigstilles

 Disse opplysningene sammen med dokumentet lagres på elevkortet.

2 f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

• Når det kommer dokument via Svar Inn, vil postansvarlig eller skoleleder legge dokumentet i saksmappe til riktig elev.  Mottaker av dokumentet er saksbehandler i saksmappa.
• Når kontaktlærer oppretter dokument, kan det settes på medsaksbehandlere, medsaksbehandlere må også være medsaksbehandlere på saksnivå.
• Dersom det kommer dokumenter via Svar Inn uten mottaker, vil dokumentet behandles av kommunens postansvarlig. Dette ansvaret ligger til enhetsleder og rådgiver. De videresender da dokument til rett enhet og skoleleder. Skoleleder vil i sin tur knytte dokumentet til elevsak og kontaktlærer/saksbehandler på sin enhet.

Retting av registrerte dokument- og arkivopplysninger

• Retting av uriktige dokument gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige. Dokumenter kan bli slettet av personer med spesialtilgang for dette. De fleste skoleledere har denne spesialtilgangen. Dokument som ferdigstilles med automatisk svar ut-funksjon kan ikke hindres fra forsendelse.

Vurdering av spørsmål vedr. offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Aure kommune praktiserer meroffentlighet.
• Saksbehandler har det endelige ansvaret for at dokumenter som skal unntas offentlighet blir unntatt. Alle dokumenter produsert i VFSS er unntatt offentlighet.
• Ved innsyn i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

2 g)  Prosedyrer ved driftsstans

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet er oppe igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.

§ 3-4 Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4 a)  Lagringsmedier og arkivformat

Visma Flyt Sikker Sak arkiverer til Visma Samhandling Arkiv, en skyløsning godkjent etter NOARK 5- standardens krav og er godkjent av Riksarkivet som et komplett NOARK 5 system.

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i arkivkjernen Visma Flyt Arkiv

Arkivverket har godkjent følgende formater ved avlevering eller deponering:

• Arkivdokumenter med ren tekst: PDF/A, XML

4 b)  Elektronisk arkivering og arkivering på papir

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift.

4 c)  Konvertering og papirkassasjon

Skannede dokument blir makulert fortløpende etter at de er lagret i VFSS og kvalitetssikret.

Ved kvalitetssikring av dokumenter må det sjekkes at dokumentet er lesbart, at alle sider er kommet med og at sidene står i riktig rekkefølge.

4 d)  Periodisering og vedlikehold

 I Visma Flyt Sikker Sak skjer fortløpende arkivering til kjerne.

4 e)  Beskyttelse og informasjonssikkerhet

 Vi har tilgangsstyring i Visma Samhandling Arkiv slik at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid.

Alle tilganger i VFSS tildeles etter bestilling fra skoleleder, og rollene bestemmer også tilgang til elever og forskjellige saksmapper. Ved behov for utvida rettigheter skal dette også bestilles av rektor. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig  blir det ferdigstilt av saksbehandler eller leder. Når det er ferdigstilt blir det konvertert til PDF-format og journalført. Det er da ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet via SvarUt blir det automatisk konvertert til PDF ved sending.

 Vi logger inn i VFSS/Arkiv med to-faktor-autentisering.

§ 3-6 Destruksjon av papirversjonen etter skanning

1)      Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»

Skanning av arkivdokumenter

• Skanning av arkivdokumenter utføres ved skolene og hos enhetsleder
• Etter skanning kvalitetssikres filene i VFSS: kontroller at antall sider stemmer med originalen, lesbarhet, justere skjevheter, mørke partier, evt. fjerne blanke sider etc.
• Kontrollerer om vi får åpnet filene og at de er lesbare
• Filene produseres i elevmappene, som blir automatisk sendt til arkivkjernen ved ferdigstilling.