Visma HsPro

Formål

Sikker oppbevaring av elektronisk dokumentasjon er avgjørende for tilliten til at dokumentasjonen forblir uendret og anvendelig. Den skal kunne hentes frem igjen med samme bevisverdi lenge etter at den ble dannet, selv om teknologien og arkivsystemene har endret seg. Derfor er det nødvendig å dokumentere hvordan elektroniske arkivdokumenter blir oppbevart, vedlikeholdt og sikret. 

Omfang/Virkeområde

Aure helsestasjon- og skolehelsetjeneste bruker et fagsystem med integrasjon til Noark-kjerne.

Riksarkivarens forskrift § 3-1 (1) og arkivloven § 2 a. og b. definerer begrepet slik: 

Arkivdokument: et dokument som skal inngå i et arkiv. 
Dokument: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. 

Arkiv: dokument som blir til som ledd i en virksomhet. 

Kravene begrenser seg altså ikke til systemer for saksdokumenter som skal journalføres, men gjelder alle elektroniske arkivdokumenter. Så lenge systemene inneholder elektroniske arkivdokumenter, gjelder kravene i forskrifta. Det inkluderer elektronisk arkivering i:

• sak-/arkivsystem 
• Noark-kjerne 
• fagsystemer  
• fagsystem med integrasjon til Noark-kjern
• fagsystem med integrasjon til sak-/arkivsystem 

Ansvar

Leder, saksbehandler, systemansvarlig, arkivar

Aktivitet/skildring

Elektroniske dokumenter skal bevares som pålitelig, autentisk, uforandret og tilgjengelig dokumentasjon av organets virksomhet. Elektronisk arkivmateriale er utsatt for andre risikomomenter enn papirarkiver, og derfor stilles det større krav til dokumentasjon av hvordan det har blitt dannet.  

Organet skal ha en instruks som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter for hvordan arkivdokumentene blir opprettet, mottatt, utvekslet, vedlikeholdt og brukt i arkivsystemet. 

Brukerrettigheter

Krav til å få brukerrettighet:

• Ferdigstilt arbeidsavtale 
• Brukertilgang til Visma Hspro opprettes av helsesykepleier med faglederansvar etter instruks fra enhetsleder ved Helse og familie
• Enhetsleder bestiller ved ansettelse av ny saksbehandler, tilgang til fagprogrammet via citrix, sikker sone 
• Når en saksbehandler slutter i stillingen gis det beskjed til personal om dette, slik at tilganger fjernes.
• Brukerrettighet i Visma Hspro avsluttes av helsesykepleier med faglederansvar.

Roller

Kvalitetssikring

Alle har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i

Utgående dokument eller journalnotat:

Den som produserer journalnotat eller korrespondanse har primæransvaret for at dette blir registrert på riktig måte.

Leder har ansvar for at det utarbeides rutiner for alle brukere av systemet.

Saksbehandler har ansvar for å kvalitetssikre egne registreringer som blir gjort i journalen.

Eksempel på dokumenter (brev ut) som skal arkiveres er referater, timeinnkallinger, bekymringsmeldinger til barnevernet, uttalelser til barnevernet.

Inngående dokument:

Inngående dokument fra offentlige instanser skal kontrolleres ved at det klart kommer fram hvem dokumentet omhandler, og hvem som er avsender. Det skal være signert og stemplet av avsender, og/eller framkomme tydelig via brevmalen/headingen hvilken instans som er avsender.

Innkommende papirdokumenter håndteres av den saksbehandler som er ansvarlig for aktuell journal. Saksbehandler skanner inngående dokument og kvalitetssjekker dokumentet ved skanning. Dokumentet hentes via aktuell journal i egen filmappe i sikker sone før det lagres i journal.

Det foreligger også en kvalitetssikring på dokumentet i det saksbehandler til aktuell journal, må forhåndsvise dokumentet inne i journal før det kan lagres.

Eksempel på dokumenter (brev inn) som skal arkiveres er innkalling til møter, referater, flyttemeldinger, anmodning om opplysninger fra barnevernet.

All korrespondanse tjenesten har med leger, sykehus og spesialister arkiveres automatisk i brukers EPJ (elektronisk pasientjournal). Dette skal altså ikke arkiveres i Visma samhandling arkiv.

Sjekkliste journalføring

Journalføringsplikten er lovpålagt og arbeidet skal utføres fortløpende. Hver saksbehandler har ansvar for dette hva gjelder journalnotat og utgående post.

Postregistrering av inngående post gjøres, og ansvar for å melde fra om feil, og håndtere post som mottas utenom den sedvanlige postgangen, ligger hos hver enkelt saksbehandler. 

• kontroll av skanning – at alle sider er med og at dokumentene er lesbare
• at dokumentet legges til i riktig journal
• at dokumenttypen er riktig
• at dokumentdato er riktig
• at avsender / mottaker er påført riktig med fullstendig adresse
• at dokumenttittel er korrekt og forklarende
• at eventuelle vedlegg er lagt inn

Sjekkliste journaler

I Visma Hspro opprettes nye journaler av den enkelte saksbehandler ut fra tildelt ansvarsområde i tjenesten.

Personopplysninger både på barn og foresatte hentes fra folkeregisteret.

Fastlege til den som eier journalen registreres via Adresseregisteret i Norsk Helsenett. Dette er et nødvendig krav i vårt fagsystem for elektronisk samhandling med spesialisthelsetjenesten.

Vaksiner journalføres og sendes til SYSVAK.

Signering og digital signatur

Alle dokument i Visma Hspro signeres. Elektronisk post får ingen manuell signatur. Dokumentene har følgende setning under signaturfeltet: Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur

Helsestasjonstjenesten benytter komponenter som SvarUt.

Skanning av arkivdokumenter

Skanning av arkivdokumenter utføres av den enkelte saksbehandler.

Før skanning, sjekkes det om dokumentet omhandler noe som skal scannes inn i Visma Hspro, og at det kommer fram hvilken journal dette omhandler, og hvem avsender er.

• Dokumentene blir skannet inn i filmappe i sikker sone og hentes derfra direkte inn i Visma Hspro.
• Etter skanning kvalitetssikres filen ved at man kontroller at antall sider stemmer med originalen og at dokumentet er lesbart. Dersom lesbarheten ikke er tilfredsstillende slettes dokumentene og papirdokumentene skannes på nytt.
• Originaldokumentene blir lagt kronologisk på dato i låst arkivskap og makuleres etter 3 mnd.

Registrering, journalføring og arkivering

Utsendelse av post:

Post sendes elektronisk fra Visma Hspro til mottaker enten via Norsk Helsenett sitt Adresseregister, eller i postkassen til den enkelte organisasjon via organisasjonsnummer. 

Det er mulig å fjerne avhaking for digital forsendelse, som medfører at saksbehandler må sørge for manuell utsendelse/overlevering av brevet.

Saksbehandlere ekspederer selv digital post.

Mottak av post:

Scannet post håndteres av den enkelte saksbehandler. Elektronisk post (via SvarInn) kommer automatisk inn i meldingsinnboksen til kommunens meldingsansvarlige. Dersom denne ikke åpnes, vil post via Svar Inn gå til kommunens postmottak og skrives ut der, så sendes i internpost til helsestasjon/skolehelsetjenesten.

En av disse fordeler dokumentet til riktig saksbehandler. Riktig saksbehandler er den som i Visma Hspro er ansvarlig for journalen.

Korrespondanse via sms og e-mail:

Arkivverdig dokumentasjon fra mobiltelefon og e-mail, skrives ut eller siteres ordrett i journal. Det må da være påført av den som har mottatt informasjonen, hvilken dato dette ble mottatt. I noen tilfeller avtales timeavtaler med bruker muntlig, dette kan være i tilfeller der de er inne til undersøkelse ofte, f.eks hver 14.dag eller hver måned. Da dokumenteres dette i brukerens EPJ.

Fordeling av dokumenter:

Alle helsesykepleiere er ansvarlig for at innkommet post/dokumenter blir fordelt til riktig saksbehandler. Det er den enkelte saksbehandler som er ansvarlig for at dokument/ post blir registrert i riktig journal.

Fordeling av dokument som vedrører avsluttede journaler som står med en saksbehandler som har sluttet i tjenesten, gjøres manuelt ved fagleder- helsesykepleier.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger:

Retting av uriktige journal- og arkivopplysninger gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige.

Ferdigstilling og arkivering av dokumenter:

Saksbehandler har ansvar for å ferdigstille alle dokumenter de er ansvarlige for enten det gjelder journalnotat eller korrespondanse. Med unntak nevnt over.

Saksbehandler kvalitetssikre journal ved avslutning.

I Visma Hspro blir ferdigstilling av dokumenter utført ved at saksbehandlere ferdigstiller og sender dokumentet selv. Visma Hspro sender da automatisk ut posten via SvarUt. Dokumentet får da status signert, arkivert og sendt.

Avslutning av journaler:

Saksbehandler kan avslutte journal. Dette gjøres ved å hake av "avsluttet" på journalen. Det lages et journalnotat i forkant av avslutningen for å dokumentere hvorfor journalen avsluttes. Journalen er da arkivert, og vil ikke være synlig på saksbehandlerens klientliste. 

Ved forsøk på å avslutte en journal, vil man få et varsel om evt. mangler i journalen. Dette kan f.eks. være dokumenter som ikke er ferdigstilte, brev som ikke er sendte eller vaksiner som ikke er sendte. Disse bør ferdigstilles før avslutning. Konsekvenser kan ellers være f.eks. at vaksiner som er gitt ikke blir registrert i SYSVAK.

Vurdering av spørsmål vedr. offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette:

Alle helsestasjons- og skolehelsetjenestens dokumenter er unntatt offentlighet ihht Offentlighetsloven §13 jf Forvaltningslovens §13, 1.ledd nr 1.

Prosedyrer ved driftsstans

Ved driftsstans kontaktes servicedesk.

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet er oppe igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.

Lagringsmedier og arkivformat

Fagsystemet Visma Hspro arkiverer til VSA (skybasert) og har NOARK-5 godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat. Utgående dokumenter blir konvertert til PDF-A format når de blir arkivert i arkivkjernen. Scannede dokumenter blir konvertert til PDF-A format.

Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Journalene blir kun arkivert og avlevert elektronisk i det fullelektroniske arkivet (Noark 5 godkjent).

Konvertering og papirkassasjon

Hver enkelt saksbehandler journalfører egne dokumenter. Disse arkiveres automatisk og umiddelbart i det saksbehandler ferdigstiller dokumentet.

Alle originaldokumenter i papirform blir oppbevart sortert på dato i låst arkivskap. Dokumentene blir oppbevart i minimum 3 mnd før de blir makulert / destruert.

Tidspunktet for konvertering i Visma Hspro er når dokumentet ferdigstilles.

Periodisering og vedlikehold

Journaler avsluttes når tjenesten og/eller helsehjelpen opphører. Ingen journaler skal være åpne om de ikke har en aktiv pågående tjeneste eller helsehjelp.

 Periodisering gjennomføres enten ved skifte av fagprogram. Periodisering som benyttes er et skarpt periodeskille.  Leverandør Visma er ansvarlig for drift, vedlikehold og backup av aktive baser.

Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Innlogging i Visma Hspro skjer ved bruk av eksterne nettverksforbindelser, med to-faktor-autentisering

Innlogging i Visma Hspro ved bruk av Okidènettet, skjer med brukernavn og passord.

Tilgangsstyring sikrer at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid.

Alle tilganger i Visma Omsorg Hspro tildeles av leder eller superbruker.

Når et dokument/korrespondanse er ferdig blir det ekspedert av saksbehandler. Når det er ferdigstilt er det ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet/korrespondansen i ettertid.