| Aktivitet
|
Oppgave
|
Ansvar
|
| Opplæring av nytilsatte
|
- Gi praktisk opplæring i systemet.
- Gi tilgang til rutiner og veiledere.
|
Dokumentforvaltningen
|
| Registrering av innkommet post
|
- Skann fysisk post.
- Finn korrekt sak/opprett ny sak i sak-/ og arkivsystemet.
- Legg inn brevet som inngående journalpost i saken.
- Fordel sak og journalpost til ansvarlig fagleder.
- Fagleder fordeler eventuelt saksbehandlingen videre.
|
Dokumentforvaltningen
|
| Registrering av utgående post
|
- Finn korrekt sak/opprett ny sak i sak-/arkivsystemet.
- Opprett brevet i en utgående journalpost.
- Legg til dokument.
- Legg til mottaker(e).
- Send på elektronisk godkjenning.
- Ekspeder journalposten via SvarUt.
|
Saksbehandler
|
| Registrering av innkommet epost
|
E-post som mottas i postmottak:
- Arkivverdig dokumentasjon importeres i sak/arkivsystemet. Det legges på på rett sak/opprettes ny sak i sak-/arkivsystemet.
- Fordeler til korrekt saksbehandler.
Epost som mottas av saksbehandler:
- Saksbehandler har selv ansvar for å importere eposten på korrekt sak/oppretter ny sak i sak-/arkivsystemet.
- Ved problemer kan epost videresendes arkivhjelp.
|
Dokumentforvaltningen /saksbehandler
|
| Registrering av utgående epost
|
- Finn korrekt sak/opprett ny sak i sak-/arkivsystemet.
- Opprett brevet i en utgående journalpost.
- Legg til dokument.
- Legg til mottaker(e).
- Avskriv eventuell restanse på det inngående brevet det besvarer.
|
Saksbehandler
|
| Registrering av interne notater som krever oppfølging
|
- Finn korrekt sak/opprett ny sak i sak-/arkivsystemet.
- Opprett n-notatet.
- Legg til dokument.
- Legg til mottaker(e).
- Send på elektronisk godkjenning der dette kreves.
- Ekspeder journalposten.
|
Saksbehandler
|
| Registrering av interne notater som ikke krever oppfølging
|
- Finn korrekt sak/opprett ny sak i sak-/arkivsystemet.
- Opprett x-notatet.
- Legg til dokument.
- Legg til eventuelle mottaker(e).
- Ferdigstill journalposten.
|
Saksbehandler
|
| Registrering av dokumentasjon fra samarbeidsplattformer
|
- Finn korrekt sak/opprett ny sak i sak-/arkivsystemet.
- Overfør dokumentene til saken ved å opprette korrekt journalposttype (I, U, N eller X).
- Legg til eventuelle mottakere.
- Ferdigstill/ekspeder journalposten.
|
Saksbehandler (I for eksempel Teams er det eier av dokumentet eller ansvarlig gruppeleder som skal overføre bevaringsverdig dokumentasjon.)
|