| Aktivitet
|
Oppgave
|
Ansvar
|
| Overordnet ansvar for kvalitetsikring
|
Skrive ut rapporter og statistikk
|
Enhetsleder
|
| Status R
|
Kontroller om brevet er sendt, eller kan det utgå?
|
Saksbehandler
|
| Kvalitetssikring ved journalføring
|
Kontrollere:
- Skriveregler
- Avsender/mottaker
- At alle dokumenter ligger i journalposten (også aktuelle vedlegg)
- Tilgangsstyring
- Eventuell elektronisk godkjenning
- Korrekt dokumenttype
- Brevdato
- Journalpostdato
- Saks- og dokumentnummer
- Sender og/eller mottaker
- Opplysninger om sak, innhold eller emne
- Arkivkode (etter arkivnøkkel)
- Ekspedisjons- eller avskrivingsdato
- Avskrivingsmåte
- Saksbehandler
- Behandlingsfrister
- Og andre opplysninger som er nyttige i den interne saksoppfølgingen
|
Dokumentforvaltningen
|
| Postliste
|
Kontrollere:
- Skriveregler
- Status på journalpost
- Dokumentdato
- Avskrivningsmåte
- At journalposten er fordelt til en saksbehandler
- Tilgangsstyring
- Klassering
- Avsender/mottaker
- At journalposten ligger i korrekt sak
|
Dokumentforvaltningen
|
| Restanser
|
Kontrollere:
- Er inngående brev besvart skriftlig eller muntlig eller er brevet tatt til orientering? Hvis ja, avskriv med korrekt kode.
- Skal ikke brevet besvares, ta kontakt med sekretær for sletting av henvendelse og eventuell sak.
|
Saksbehandler
|
| Saker status R/saker sendt til avslutning
|
Kontrollere:
- Tittel/skriveregler
- Klassering
- Tilgangskode
- At alle restanser er avskrevet
- At alle dokumenter som skal ligge der ligger der (hoveddokument og vedlegg)
- At alle dokument er konvertert til PDF-A
|
Dokumentforvaltningen
|