|
Planen gjelder for alle sakarkiv- og fagsystemer med arkivverdig dokumentasjon. Perioder:Sak-/arkivsystem: Lenke til Public 360 Fagsystemer med arkivverdig informasjon periodiseres ved store endringer/skifte av system. Det skal da tas uttrekk av databasen, og fil deponeres hos IKA-Trøndelag. Lenke til Systemoversikt Ansvar:Arkivtjenesten i Orkland kommune Involverte parter:Periodiseringen skal gjennomføres i samarbeid med
- fagansvarlig/systemansvarlig i for systemet
- leverandører av systemet
- IT Orkland kommune
- arkivtjenesten Orkland kommune
- IKA-Trøndelag depotansvarlig
Oppgaver ved periodisering:
- Ved periodisering skal uttrekk tas og sendes IKA-Trøndelag.
- Instruks fra IKA-Trøndelag for digitale deponeringer skal følges. Avklaringer med IKA gjøres løpende dersom noe er uklart. Link til instruks.
- Fagansvarlig sørger for rydding og ferdigstilling, avslutte mapper i fagsystemet.
- Arkivtjenesten retter henvendelse til involverte parter, og bestilling sendes leverandør. Det avtales hvordan, når og i hvilket lagringsmedium overføringen til IKA skal skje.
- Bekreftelse registres.
- IKA-Trøndelag har ansvar for å sjekke kvaliteten på uttrekket. Bekreftet godkjenning sendes partene.
- Alle deponeringer arkiveres i sak-arkivsystemet.
|