Politisk sekretariat for kommunestyre, formannskap, hovedutvalg og råd i Orkland kommune
| NR.
|
TILTAK
|
ANSVARLIG
|
| 1
|
Saker til politisk behandling leggers frem til politisk behandling fra saksbehandler. Sakene ferdigstilles i henhold til møteplan og innleveringsfrister.
|
Saksbehandler
|
| 2
|
Alle saker til politisk behandling skrives i Public 360 eller i E-byggesak. Vedleggene som skal være med tilknyttes til saksframlegget elektronisk.
|
Saksbehandler
|
| 3
|
Saker sendes til godkjenning i Public 360 eller E-byggesak. Godkjennernes navn legges på arbeidsflyt. Sakene skal godkjennes av nærmeste leder, enhetsleder, kommunalsjef og kommunedirektør. For saksbehandlere som er direkte underlagt kommunedirektøren, er det kun kommunedirektøren som godkjenner.
|
Saksbehandler, enhetsleder, kommunalsjef, kommunedirektør
|
| 4
|
Saker som ikke godkjennes returneres til saksbehandler for endring og ny godkjenningsrunde
|
Saksbehandler, enhetsleder, kommunalsjef, kommunedirektør
|
| 5
|
Saker som er produsert i E-byggesak flyttes til Public 360 etter godkjenning.
|
Saksbehandler
|
| 6
|
Unntak fra pkt. 3-4 kan forekomme, og må avtales med kommunedirektøren.
|
Kommunedirektør
|
| 7
|
Saker som er godkjent er klar for politisk behandling
|
Saksbehandler Kommunedirektør
|
| 8
|
Forslag til rekkefølge på sakene som er klar for politisk behandling settes opp av ordfører/hovedutvalgsleder, kommunalsjef elle kommunedirektør og møtesekretær
|
Kommunalsjef/kommunedirektør Ordfører/hovedutvalgsleder Politisk sekretariat
|
| 9
|
Møteinnkalling og sakliste produseres
|
Politisk sekretariat
|
| 10
|
Møteinnkalling og sakliste legges i FirstAgenda og på kommunens hjemmeside. Politikerne får epost om at saklista er klar.
|
Politisk sekretariat
|
| 11
|
Ved digitale møter skal alle politikerne og deltakere fra administrasjonen få Teams-innkalling.
|
Politisk sekretariat
|
| 12
|
Bestilling av møterom og møtemat bestilles
|
Politisk sekretariat
|
| 13
|
Saker som er U.off. legges i FirstAgenda, der kan bare politikere som har tilgang få se saken.
|
Politisk sekretariat
|
| 14
|
Eventuelle forfall skal meldes til sentralbord/servicekontor. Servicekontoret kaller inn vara etter politisk valgt rekkefølge.
|
Sentralbord/servicekontor
|
| 15
|
Protokoll produseres og klargjøres før møtet. Forfall og varamedlemmer legges inn.
|
Politisk sekretariat
|
| 16
|
Protokollen skrives ferdig i møtet.
|
Politisk sekretariat
|
| 17
|
Protokollen leses opp og undertegnes i møtet.
|
Politisk sekretariat
|
| 18
|
Ved digitale møter «undertegnes» protokollen med bekreftelse på epost.
|
Politisk sekretariat
|
| 19
|
Saksprotokoll produseres automatisk når vedtak i protokollen «lagres».
|
Politisk sekretariat
|
| 20
|
Saksutskrift produseres etter møtet. Saksbehandler sender selv ut saksutskriftene i etterkant.
|
Politisk sekretariat Saksbehandler
|
| 21
|
Ferdig møteprotokollen og saksprotokollene legger seg på kommunens hjemmeside og i FirstAgenda-
|
Politisk sekretariat
|
| 22
|
Sekretær i møtet legger på «vedtaksoppfølging» i Public 360. Saksbehandler mottar automatisk melding på epost om at han har vedtaksoppfølging.
|
Politisk sekretariat Saksbehandler
|
| 23
|
Møtegodtgjøring utbetales fortløpende. Liste over møtte deltakere produseres i Public 360.
|
Politisk sekretariat
|
| 24
|
Møtedeltakerne sender inn reiseregning og tapt arbeidsfortjeneste i etterkant av møtene.
|
Politisk sekretariat Politikerne
|