Organisering av arkivtjenestenArkivtjenesten i Vardø kommune er organisert med et felles postmottak og sentralarkiv for alle enheter lokalisert til Kirkegata 4. All post til kommunen blir mottatt og fordelt i kommunens postmottak. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i kommunens felles edb-basert sak-/arkivsystem som heter Public 360 online. Arkivverdig post blir journalført og skannet, saksbehandlere mottar dokumenter kun elektronisk og viderebehandler disse. Helse, NAV sosial og barnevern som krever særlig sikring mot innsyn fungerer som egne journalenheter for sine edb-baserte fagsystem. Disse fagsystemene med de tilhørende manuelle klientarkivene er likevel en del av kommunens arkiv. Arkivet til hver enkelt arkivskaper skal dokumentere arkivskaperens arbeid og virksomhet. Arkivene til Helse, NAV sosial og barnevern i Vardø kommune er i dag kategorisert som papirbaserte, selv om det brukes en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Det generelle sak og arkiv systemet er hel-elektronisk. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/Arkivdel skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk. |