Arkivleders arkivansvar og fullmakter

Operativt og faglig ansvar

Administrasjonssjefen/rådmannen har delegert det operative og faglige lederansvaret for arkivpersonalet og arkivtjenesten i kommunen til arkivleder.

Lederen for administrative enheter i kommunen som er definert som egne arkiv enheter (enkeltarkiv/delarkiv) er delegert det løpende ansvaret for arkivarbeidet i sine enheter. Det skal være en arkivansvarlig i slike enheter som er faglig underlagt arkivleder.

Fullmakt

Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen.

Arkivleder har dermed fullmakt til og  skal også :

• tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
• tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
• være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
• konsulteres og få uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
• innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom, lede og påse at det føres referat.
• være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv Nordland og utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Arkivleder rapporterer til administrasjonssjefen/rådmannen.

Arkivleders ansvar

Arkivtjenestens oppgaver og ansvar
ARKIVLEDERS ANSVAR OG ARBEIDSOPPGAVER:

• ha et overordnet faglig ansvar for kommunens arkivtjeneste, og påse at arkivarbeidet er isamsvar med gjeldende lovverk
• ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert
• ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk
• ansvar for bruk og lån av materiale fra arkiv
• påse at arkivtjenestens arbeidsoppgaver utføres på en rasjonell og effektiv måte som sikrer at interne og eksterne bruker får den service de har krav på
• gi korrekt og tilstrekkelig informasjon til arkivmedarbedere/saksbehandlere/virksomhetsledere angående arkivrutiner
• gi nyansatte nødvendig opplæring
• at dokumentasjonen i de fysiske arkivene er korrekt og i samsvar med den elektroniskejournalen
• ajourføring/oppdatering av arkivplanen
• holde seg oppdatert om den arkivfaglige og teknologiske utvikling som har konsekvenser for arkivarbeidet.
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
• føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
• føre tilsyn med arkivlokaler og arkiv rom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand.
• tas med på råd når kommunen skal velge edb-basert sak/arkivsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskaper.
• få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
• ha ansvar i samarbeid med IKAF for at kommunens historiske arkivmateriale til enhver tid er tilgjengelig (ordnet, katalogisert og på lesbart medium).
• være kommunens kontaktperson for Interkommunalt arkiv Finnmark i saker som gjelder arkivdanning og arkivplan.