|
Det er den offentlige journalen som danner grunnlag for krav om innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Båtsfjord kommune benytter Innsynsmodul til å legge deler av postlistene tilgjengelig på kommunens hjemmesider på Internett. Den offentlige postjournalen gir en oversikt over post sendt til og fra kommunen. Dokumenter fra personalmapper, elevmapper, barnehagemapper og fagsystem som (i hovedsak) inneholder sensitiv informasjon er utelatt fra den offentlige journalen. Det blir imidlertid gitt innsyn i dokument på forespørsel. Det tas vurdering om meroffentlighet, og om nødvendig sladdes deler av dokumentet dersom dokumentet ikke mister sin forståelse og sammenheng. Postjournalen offentlig journal vil ha en forsinkelse på 4 dager.
Rutine for utkjøring av offentlig journal
- Saksbehandler kontrollerer journalopplysningene og eventuelle graderinger på de inngående journalpostene samme dag som dokumentene blir registrert.
- Saksbehandler er selv ansvarlig for å påføre rett gradering på journalpostene som han/hun selv produserer i elements cloud.
- Dokumentsenteret kvalitetssikrer utgående journalposter og notat før journalføring, og arkivaren vurderer her på bakgrunn av lovverket om journalpost eller dokument skal unntas fra offentligheten, men kan ikke kun ut i fra innhold i dokument vurdere om journalposten skal graderes dersom dokumentet ikke inneholder personsensitive opplysninger.
- Dokumentsenteret kvalitetssikrer offentlig journal og foretar eventuelle endringer.
Det endelige ansvaret for hvilke journalopplysninger som skal offentliggjøres legges på saksbehandleren, og ikke på arkivledelsen. Aktuelle lenker: Innsyn - Offentlig journal |