Rutine for personalmapper

1. Definisjon

Med personalsaker vert meint dokumentasjon som vedkjem verksemda sitt tilhøve til dei tilsette.

Personalarkiv er dokument som inneheld saker som vedkjem den enkelte tilsette.

Personalmapper er mapper i personalarkivet på den enkelte tilsette.

Saksarkiv er dokument som er ordna etter verksemda sin emnebaserte arkivnøkkel K-kode.

2. Ansvar

Leiarar, sakshandsamarar og arkivet.

I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som reknast som saksdokument for organet dersom dei er gjenstand for sakshandsaming og har verdi som dokumentasjon jf. arkivforskrift § 2-6. Alle dokument, også vedlegg produsert av leiar / sakshandsamar skal lagrast elektronisk.

3. Organisering av personaldokumentasjon

Saksarkiv – personalarkiv

Personaldokumentasjon finst både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovudregel: Saker av generell art, eller som vedkjem grupper av tilsette blir oppbevart i saksarkivet. Saker som gjeld den enkelte tilsette blir oppbevart i personalarkivet. Berre unntaksvis kan same dokumentasjon oppbevarast i begge arkiva (dobbelarkivering)

Personalarkiv - personalmapper
Personalarkivet vil bestå av dokumentasjon av ulik betydning for den enkelte og verksemda. All dokumentasjon av betydning for den enkelte sitt arbeidstilhøve skal oppbevarast i personalmappene. Dokument med tidsavgrensa informasjon (personalinformasjon) kan oppbevarast i eigne permar i personalarkivet, eller hos verksemda som har ansvaret for saksområda. Dette gjelder særleg informasjon som vedkjem utbetaling av lønn og godtgjersle.

Kvar tilsette får ein personalmappe:

Personalmapper ein nyttar:

• Personalmappe tilsetting/attestar/vitnemål/ansiennitetsskjema/seniortiltak/pensjon/tilgangar/fullmakt/teieplikt
• IA tiltak / oppfølging
• disiplinærsaker, advarslar
• Permisjonar - søknad/svar på søknad

(Vernetiltak - arbeidsplassvurdering / bl.a databriller - blir lagt i eigne samlesaker)

Mappene blir teksta med namn på mappe + namn på den tilsette - ordningsverdi er fødselsdato ddmmåå

4. Ordning av personalsaker

Tilsettingssaker blir overført frå rekrutteringsmodul i Webcruiter eller blir oppretta manuelt av personalavdeling.

Tilsettingssaker blir arkivert i saksarkivet. Dokumenta blir arkivert etter arkivnøkkel kode 41 i K-kodane. Tilsettingssaker inneheld fylgjande dokument:

- Stillingsannonse

- Søknadar

- Offentleg søkjarliste

- Utvida søkjarliste

- Evt. notat om innkalling til intervju

- Evt. notat frå intervju /referansar/konsulentvurderingar

- Innstilling

- Vedtak

- Tilbodsbrev

- Avslagsbrev til søkjar / takkar nei til stilling frå søkjar

Kvar tilsettingssak har si mappe i Websak. Om ein person søkjer på fleire stillingar, blir søknaden registrert som eit eige dokument i ulike tilsettingssaker.

Søknader på ei stilling blir unnateke offentlegheit til søknadsfristen er gått ut. Opplysningar om ein søkjar kan likevel unntakast frå offentlegheit dersom søkjaren sjølv ber om dette. ( jfr. Offentlighetslova § 6 pkt. 4 )

Når ein person takkar ja til tilbod om stilling, blir tilsettingsbrev/underskriven samen med signert teiepliktserklæring avtale lagt i personalmappe.

Dokumenta blir ordna i mapper på kvar enkelt tilsett. Mappene blir ordna elektronisk etter fødselsdato. Personalmappene skal dokumentere den tilsette sitt arbeidstilhøve.

- Arbeidsavtale

- Søknad om endring av stilling

- Merknad om motteken politiattest

- Teiepliktskjema

- Dokument vedkomande ansiennitet- og lønsplassering/opprykk

- Dokumentasjon av kompetansegjevande kurs og opplæring

- Dokument vedkomande evt. særavtalar, godtgjersle, stipend

- Oppseiing av stilling

- Avtalefesta alderspensjon

- Brev frå NAV om oppfølging

- Oppfølgingsplan

- Søknad/vedtak på fritak for å betale sjukepengar i arb.gj.perioden

- Brev om tenestepensjon - innvilling/avslag på uføre/attføringsstønad

- Legeerklæringar, helserelaterte dokument

- Internt meldeskjema om yrkesskade

- Melding om yrkesskade

- Omplassering

- Bekymringsmelding

- Korrespondanse mellom arbeidsgjevar, arbeidstakar og tillitsvalgt/ev.advokat

- Møteinnkallingar

- Møtereferat

- Advarslar

- Krav/vilkår

- Avtale

- Vedtak

- Oppfølgingssamtalar

- Søknad om permisjon

- Ev. uttale frå einingsleiar

- Svar på søknad om permisjon

- Arbeidsplassvurdering

- Søknad/vedtak om stønad til bl.a. databriller

Bevaring/kassasjon

Personalmapper skal bevarast for alltid

Utlån

Personalmapper skal ikkje lånast ut. Arbeidstakar kan få innsyn i eiga personalmappe – sjå eiga rutine.

Bortsetting

Bortsetting skal foregå i ordna stand etter retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon. 

Overføring av opplysningar

Personalmappene er knytt til Vang kommune som juridisk eining. Ved verksemdoverdraging skal kommunen behalde personalmappa, og ei eventuell overføring av opplysningar i personalmappa må skje i høve til personopplysningslova. Slik overføring krev skrifteleg samtykke frå den eller dei tilsette som er omfatta verksemdoverdraginga.

Verksemdoverdraging betyr at heile verksemder eller delar av den blir flytta til anna arbeidsgjevar og regulerast av arbeidsmiljølova § 16-1.

Dokument av tidsavgrensa interesse

Personalinformasjon som gjeld den enkelte, men som har tidsavgrensa interesse og som ikkje er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidstilhøve, skal oppbevarast utanfor personalmappa.

- Permisjonar uten ansiennitetstap

- Feriar

- Fleksiliste

- Tenestereiser

- Eigenmeldingar og sjukemeldingar

- Skattekort

- Underbilag til løn, timelister, overtid

- Lønstrekk til fagforening

- Bilgodtgjering, telefongodtgjering

- Melding om velferdspermisjon

Denne type dokumentasjon kan kasserast etter 10 år iflg. regnskapsforskrifta og kommuneforvaltninga sine kassasjonsbestemmelsar.

Sikkerheit

Sikkerheit for personopplysningar blir regulert av personopplysningslova §§ 13 og 14 om informasjonssikkerheit og internkontroll. Personopplysningsforskrifta kap. 2 inneheld lova sine sikkerheitsbestemmelsar. Bestemmelsane gjeld for behandling av personopplysning som heilt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler.

Ved behandling av sensitive personopplysningar er det strengare krav til behandling enn om ein behandlar andre personsopplysningar.

Sensitive personopplysning er definert i § 2 i lova som:

a) Rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning

b) At en person har vore mistenkt, sikta, tiltalt eller dømt for ei straffbar handling

c) Helseforhold

d) Seksuelle forhold

e) Medlemskap i fagforening

Sikkerheitsrutinar

- Personopplysningar og saksdokument skal ikkje produserast eller lagrast på private datamaskiner eller flyttbare medier

- Alle dokument skal registrerast og produserast i sak- / arkivsystemet

- Opplysningar som er unnateke offentlegheit skal ikkje sendast på epost

- Maskiner med tilgang til sak/arkivsystemet skal ein aldri gå ifrå utan at tilgangen blir låst

- Ved bruk av heimekontor må sakshandsamar vere bevisst på faren for uautorisert tilgang til opplysningar i systemet

- Ved utskrift skal ein vere bevisst ved val av skrivar og utskriftene skal hentast snarast