|
Rutiner ved elektronisk journalføring og elektronisk arkivering.
- Sett overføringsperiode (1.-2. år)
- Saker som blir aktive i løpet av overføringsperioden beholdes i aktivt journalbase.
- Sett strek etter overføringsperioden og saner journalbasen ved å legge avskrevne saker over i en egen sluttet historisk base. Basen skal være lukket for registering av nye saker.
- Ta kopi av historisk journalbase og overfør til depot for langtidslagring.
- Saner basen for elektronisk arkiv ved å skille ut alle avsluttede saker i en egen historisk base. Basen skal være lukket for skriving og lagring av nye saksdokumenter.
- Kopi av historisk base overføres til depot for langtidslagring, jfr. forskrift om offentlige arkiv § 18.
Avlevering av arkivmateriale til arkivdepot ved Arkiv i Nordland I løpet av vinteren 2023 vil det bli levert en større mengde av det fysiske materiale Evenes kommune har oppbevart til Arkiv i Nordland for permanent oppbevaring der. Dette gjelder blant annet barnevernsarkiv, arkiv etter helse- og sosial, personal og elevarkiv. Også diverse privatarkiver som er oppbevart i Evenes kommune vil bli vurdert sendt til oppbevaring i depot hos Arkiv i Nordland. Før arkivene som skal sendes til Arkiv i Nordland blir sendt dit, vil det bli gjort en grovsortering av de, basert på arkivskaper og arkivserier. Aktuelt arkivmateriale som ikke er plassert i arkivbokser eller ringpermer vil bli lagt i arkivbokser før sending til Arkiv i Nordland. |