Arkivplanlegging

Arkivplanlegging

Navn

Arkivplanlegging

Beskrivelse av mappe

Krav om arkivplan

Arkivforskriftens § 4 sier at alle offentlige organer skal ha en arkivplan som er oppdatert og dekkende for arkivholdet sånn det utføres i det enkelte organet.

Hva er en arkivplan?

Arkivplanen er et planleggings- og styringsredskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommunen.

• Arkivplan dokumenterer hvordan et offentlig organ organiserer arkivfunksjonen og ivaretar arkivansvaret sitt.
• Den gir en samlet oversikt over arkivmaterialet, og hvilke regler og planer som gjelder for arkivarbeidet.
• Dette er nødvendig for å kunne forvalte arkivet i samsvar med arkivloven og forskriftene. 
• Arkivplanen er først og fremst et redskap for organet selv. En god arkivplan gjør det enklere å planlegge periodiske oppgaver og beregne det framtidige ressursbehovet. Den vil også være et uvurderlig redskap for dem som skal finne fram i arkivmaterialet senere. 
• Riksarkivaren godkjenner ikke arkivplaner, men kan kreve at de blir lagt fram.

Ansvar 

Den øverste ledelsen har ansvar for at arkivarbeidet er en del av organets internkontroll.

• Arkivplanen er et sentralt virkemiddel for å sikre god kvalitet i dokumentasjonsforvaltningen og arkivene. Brukt riktig kan den være et viktig styringsverktøy, som dokumenterer risikovurderinger og tiltak for å møte risiko.
• Internkontrollen skal sikre at organet utfører arkivoppgavene i samsvar med regelverket, og at problemer blir oppdaget og tatt hånd om i tide.

• Det innebærer at organet har:

• oversikt over lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanningen 
• oversikt over organisasjonen og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arkivarbeidet er fordelt
• kartlagt farer og problemer, vurdert risiko og utarbeidet planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
• fastsatt mål for dokumentasjonsforvaltningen
• tilrettelagt for at de ansatte har tilstrekkelige kunnskaper, ferdigheter og verktøy for å fange og sikre arkivinformasjon

Arkivplan.no

Systemet Arkivplan.no brukes som verktøy i arbeidet med å få oversikt og kontroll med kommunens arkivmateriale

Kvalitetssikring og prosess-støtte

Arkiv Troms bidrar med arkivfaglig kompetanse i arkivplanarbeidet, og kvalitetssikrer kommunens arkivplan. Dette arbeidet inngår som en del av de grunnleggende tjenestene som dekkes av det årlige driftstilskuddet til selskapet.