|
1. Driftsstans Websak Hvis journal- og arkivsystemet (Websak) er utilgjengelig, skal arkivtjenesten iverksette følgende nødprosedyre: Kortere driftsstans (1-2 dager):
- Journalføringen utsettes til driften kommer i gang. Post fordeles ikke, unntatt i spesielle tilfeller (hastesaker), se prosedyre nedenfor
Lengre driftsstans (3 dager og lengre):
- Arkivansvarlig fører en foreløpig papirjournal over inn- og utgående dokument som inneholder opplysninger i samsvar med arkivlova § 2-7
- Det tas ut en oversikt fra hjemmesiden over siste brukte Sak- og journalnummer
2. Behandling av arkivdokumenter ved lengre driftsstans (Websak) Behandling av inngående dokumenter:
- Arkivtjenesten registrerer inngående dokument, både eksterne og interne i den foreløpige papirjournalen
- Ta kopi av originaldokument og stemple "Kopi" med påskrift "ikke registrert elektronisk og skannet", kopi leveres leder/saksbehandler
- Originaldokument lagres hos arkivet inntil nødprosedyren er avsluttet
- Dokumentet påføres midlertidige sak- og dokumentnummer fra journalsystemet
- Dokumentet skannes og fordeles til saksbehandler
- Saksbehandler kasserer kopi. Er det påført merknader, må disse legges inn i sak- og arkivsystemet, under merknader til journalposten
- Den papirbaserte arkivdanningen journalføres og skannes når systemet er tilbake i drift
Behandling av utgående dokument:
- Saksbehandler produserer dokumentene i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller lignende
- Arkivkopi av det utgående dokumentet sendes postmottak via e-post (obs! ikke unntatt offentlighet dokumenter) eller ved levering av papirkopi
- Postmottak journalfører de utgående dokumenter i den foreløpige papirjournalen
- Originaldokument lagres hos arkivet inntil nødprosedyren er avsluttet
- Postmottak registrerer utgående dokumenter i sak arkiv systemet når nødprosedyren er avsluttet. Papirjournalen og tilsendt e-post eller papirkopier danner grunnlag for journalføring og skanning
- Dokumentene knyttes til det elektroniske arkivet ved å arkivere de elektroniske filene
3. Driftsstans fagsystemer
- Profil: Ved driftsstans over 2 dager, skrives postliste manuelt
- NAV: Ved driftsstans over 5 dager, skrives postliste manuelt
- SYSVAK: Rapportering av vaksinering i etterkant
- Rapporter skrives på papir, legges inn i systemet i etterkant med endring av dato til rapport dato.
- Saksbehandling som må utføres, skrives i MS-Word og skannes inn i fagsystem etter at systemet virker.
|
|