Offentlighet og innsyn

Offentlighet og innsyn

Offentlighetsprinsippet

Både postjournaler, kopibøker og saksdokumenter som produseres av et forvaltningsorgan skal som hovedregel være offentlig tilgjengelig. Såfremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, har enhver rett til å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet i en forvaltningssak, jf. offentlegelova § 3.

Publisering av postjournal

• For at publikum skal kunne holde seg orientert over hvilke saker som er til behandling legger Kåfjord kommune ut kopi av offentlig journal for rådhusenhetene på sine nettsider.
• Inngående dokumenter og utgående dokumenter legges ut på elektronisk postliste ca. 1-2 dager etter postføring og ved ferdigstilling/journalføring av dokumenter.
• Før utlegging av offentlig journal, kvalitetssikrer arkivtjenesten aktuelle journalposter.

Tilgang til dokumenter

Elektronisk postjournal

• Publikum kan få innsyn i offentlig journal ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste/møteplan, det kan gis ut en papirbasert versjon ved behov.
• Henvendelser til servicekontoret og oppgi løpenummer på det aktuelle dokumentet man ønsker innsyn i.
• Forespørsel om innsyn kommer inn til postmottaket og behandles daglig. Større forespørsler om innsyn for enkelt saker kan også rettes til saksbehandler for effektuering.
• Henvendelser kan besvares pr. brev, e-post eller evt. ved personlig frammøte.

Svarfrist

• Forespørsel om innsyn skal besvares daglig og senest innen 5 dager fra mottatt innsynsforespørsel.
• Hvis ikke fristen overholdes er innsynsforespørsel å anse som avslått og anken vil gå til Statsforvalteren.
• Ved usikkerhet kontakt arkivpersonalet evt. kommunejurist for rådgivning.
• Forøvrig vises det til Veiledningsplikten (Fvl. § 11), ovenfor publikum og henvendelser.

Innsyn i personalsaker

• En ansatt i offentlig forvaltning er å betrakte som en offentlig person. Dette medfører at vi i må gi innsyn i saker som betraktes som personlig opplysninger, men som etter regelverket ikke er det. Som f.eks lønn til kommunale tjenestemenn eller permisjonssøknad hvor årsak ikke er begrunnet i taushetsbelagte opplysninger, jf. Fvl. § 13.
• I slike tilfeller må vi vurdere meroffentlighet, sladde bort opplysninger som er taushetsbelagte eller som i en kombinasjon kan gi opplysninger som ikke er formålstjenlig for den det gjelder. F.eks må man i en arbeidsavtale sladde bort personnr. og bankkontonr. før en gir innsyn.
• Sladding SKAL foregå manuelt: sort tusj benyttes over opplysningene som ikke skal vises, deretter tas en kopi som utleveres. Sladdet dokument skal journalføres for kvalitetssikring, og dokumentet kan da også oversendes elektronisk, eller sendes som en kopi i posten.

Innsyn i søknader til næringsfond

Vurdering av offentlighet i forbindelse med næringssaker:

• Arkivpersonalet/saksbehandler foretar offentlighetsvurdering når søknaden kommer inn for journalføring. Er arkivpersonalet i tvil skal saksbehandler/virksomhetsleder evt. arkivansvarlig spørres om råd. Inntil dette foreligger er dokumentet unntatt fra offentlighet.
• Veiledning til søkere ligger ute på Kåfjord kommunes nettside. Hoveddokumentet skal ikke inneholde opplysninger som begrenser for offentlighet, dette for å praktisere meroffentlighetsprinsippet. Hoveddokumentet skal være "reint" slik at det kan ligge åpen i postjournalen. Det oppfordres til at taushetsbelagte opplysninger blir beskrevet i vedleggene til søknaden, slik at disse kan unntas offentlighet. F.eks. opplysninger som personnr., bankkontonr., forretningsidèer og kalkyler.
• For taushetsbelagte opplysninger er det Off.lovens §13 samt Forv.lovens §13 som regulerer innsynet. I næringssaker spesielt forholder vi oss oftest til Forv.lovens § 13, 1. ledd, nr 2 som går ut på tekniske innretninger.
• Forøvrig behandles innsyn som beskrevet i rutiner ovenfor.
• Ved partsinnsyn gjelder Forvaltningslovens § 18.

Tilgang til saksdokumenter og møteprotokoller

• Saker som skal til behandling i politiske organ og som publikum ønsker tilgang til, finnes elektronisk på Møteportal på kommunens nettside.
• Politiske saker ligger åpent på nett og du slipper å bestille disse via e-post.
• Publikum kan få innsyn ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste/møteplan. Velg ønsket politisk organ og klikk på møtedato, saksliste for angitte møte vises. Velg saksfremlegg og/eller Behandling/Vedtak for ønsket sak.
• Alle henvendelser om innsyn i dokumenter som ikke er tilgjengelig elektronisk, skal via post/arkivtjenesten. Arkivtjenesten/saksbehandler vurderer alle spørsmål om innsyn.
• Hvis dokumentet som det er spørsmål om er klarert som offentlig, sender arkivtjenesten kopi av dette ut pr post eller e-post. Dersom det er taushetsbelagt er det, fram til det faller for sperregrensen på 60 eller 100 år, bare åpent for parter i en sak eller for forskning.
• Store saksdokumenter kopieres ikke, men det skal informeres om at dokumentene kan gjøres tilgjengelig og leses ved besøk hos den avdeling som har saken.

Innsyn i taushetsbelagte opplysninger

Krav om skriftlighet

• Er et dokument som det er begjært innsyn i unntatt fra offentlighet med lovlig hjemmel, skal henvendelsen registreres som inngående post og behandles skriftlig.

Ansvar og saksbehandlingstid

• Avgjørelse om innsyn skal behandles snarest mulig, og innen 5 arbeidsdager.
• Det er saksbehandler av angjeldende sak som skal behandle innsynsforespørselen. Saksbehandler er ansvarlig for at slike henvendelser blir besvart i henhold til gjeldende lovverk. Tvilstilfeller skal diskuteres med arkivleder eventuelt kommunedirektør eller strategisk ledelse.
• Ved et eventuelt avslag om innsyn skal hjemmel for avslaget oppgis, dvs. paragraf, ledd evt. nr. eller bokstav. Avslaget kan påklages og dette skal opplyses.

Partsinnsyn

• Det er egne regler for partsinnsyn og henvendelser i slike saker må behandles i henhold til fvl. § 18 og § 19. Part er du når saken gjelder deg direkte. Det er ikke nok at du har uttalt deg i en sak eller er omtalt i en sak, for å kunne regnes som part.

Innsyn for forskere

• Skal behandles i tråd med gjeldene regelverk, se forvaltningslovens § 13d og forvaltningslovforskriftens § 8.
• Søknad om innsyn skal rettes til vedkommende departement, men arkivleder er behjelpelig med utforming av søknaden.

Hvordan gis innsynet?

• Innsynet kan gis på stedet eller ved skriftlig henvendelse. Vedkommende som ved frammøte ønsker innsyn, må legitimere seg. I tillegg må fullmakt framvises hvis de representerer en annen person. Arkivpersonalet tar kopi av legitimasjon og fullmakt og legger til arkiv.
• Ved skriftlig henvendelse fra privat personer, må både fullmakt og legitimasjon legges ved forespørselen, i forbindelse med representasjon av andre. Henvendelser fra offentlige instanser kreves bare fullmakt.
• Taushetsbelagte dokumenter skal ikke sendes via e-post eller telefaks, men som brev eller hentes på rådhuset.