| Rutiner for kvalitetssikring skal holde innholdet i sak-/arkivsystemet oppdatert og pålitelig som informasjonsdatabase som gir godt grunnlag for egen saksbehandling, for offentlig innsyn og for ulike tilsynsmyndigheters behov for informasjon og dokumentasjon
- Arkivtjenesten skal kontrollere at alle saksdokument er journalførte, knyttet til rett sak i Websak.
- Arkivtjenesten skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker, og avskrevne dokument, låses. Dokumenter låses i godkjent format, PDF/A.
- Arkivtjenesten har ansvar for å kvalitetssikre registreringer/funksjoner som utføres av saksbehandlere og ledere, og følge opp skriveregler.
- Dette gjøres ved at arkivtjenesten daglig henter fram utgående journalposter, kvalitetssikrer og retter alle registrerte journalopplysninger.
- Dette innebærer å sikre at:
- offentlighetsvurdering er gjennomført, og nødvendig skjerming av avsender/mottaker, arkivkoder, saksnummer, tittel og saksinnhold er gjort.
- arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak er opprettet
- saken er knyttet til rett arkivdel (arkivserie)
- journalposten er knyttet til rett sak
- rett arkivkode er satt på saken
- Når dette er gjennomført legges journalpostene ut i offentlig journal.
|