Saksbehandlingsrutiner

Etter registrering utført av arkivpersonale eller saksbehandler, vil saksbehandlere og ledere få opp sine oppgaver og restanser (ubehandlete saker) i Websak.
Saksbehandler skal se om de er rett saksbehandler, og om riktig offentlighetsvurdering er brukt. Hvis ikke, må de straks gi beskjed til postmottak om dette for korrigering.
Hvis det er tvil om hvem som er saksbehandler, kan arkivpersonale legge saken til kommunalsjef som videreformidler til rette vedkommende.
For å ha oversikt over hvor de enkelte sakene befinner seg til enhver tid, skal saksfordelingen straks registreres i Websak.
Originaldokumenter som ikke er skannet (for eksempel vedlegg som ikke er skannet på grunn av størrelse eller omfang), fordeles til saksbehandler etter at skanningen er gjennomført på hoveddokument. Det skal opprettes merknad på saksmappe/journalpost når dokumenter ikke blir skannet. Denne merknaden skal inneholde opplysninger hvor dokumentet befinner seg.
Ved skanning bunklegges papirdokumentene på servicekontoret, og hovedmottaker og kopimottakerne får kun elektronisk versjon.

All skriftlig saksbehandling skal utføres i Websak (kommunens offisielle sak-/arkivsystem).
Det er ikke lovlig å skrive brev i MS Word, og sende det ut på kommunens vegne uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven.
Ferdigstilte utgående brev skal ikke holdes åpne for redigering etter at de er sendt ut, men låses (ferdigstilles og journalføres) selv om saken ikke er avsluttet fordi det vanskeliggjør periodisering hvis et dokument får feil avslutningsdato.

Daglig sjekke egne restanser og mottatte journalposter i Websak.
Kontrollere at saks- og journalopplysninger er rette, samt at de er knyttet til rett sak.
Kontrollere at mottatte brev er registrert i Websak. Dette gjelder også e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført.
Kontrollere at alle sidene er kommet med i hver journalpost.
Utføre offentlighetsvurdering (her må man huske å skjerme navn og personlige opplysninger i saks- og dokumenttittel og mottaker/avsender).
Saksbehandleren har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Arkivverdige brev og e-post fra alle enhetene i kommunen skal registreres i Websak.
Saksbehandler skal svare i samme sak som den inngående journalposten er registrert i.
Når dokumentet er ekspedert elektronisk får det med status E, ved papirutskrift får det status F. ( Arkivtjenesten arkiverer så de ferdigstilte dokumentene elektronisk – med status J etter kvalitetssjekk)
Saksbehandler skal avskrive alle journalposter han er ansvarlig for uavhengig av avskrivingsmåte: besvart med utgående brev, tatt til orientering, tatt til etterretning, (bruk merknadsfelt).

Det er ulike måter å avskrive et dokument på:

BU (Besvart med utgående) Skriftlig svar. Saksdokumentet avskrives av et nytt utgående dokument.
TO (Til orientering) + sign. + dato.(Bruk merknadsfelt).
TIL (Besvart pr. tlf) + sign. + dato. (bruk merknadsfelt).
Foreløpig svar: Saksdokumentet er gitt et foreløpig svar, som ikke avskriver dokumentet.

Kommunens maler skal alltid brukes!
Dersom avsender har oppført referanse, bør dette påføres dokumentet.
Kontroller at dato er rett. Dette er spesielt viktig hvis en henter frem et dokument som er skrevet tidligere, og bruker dette som "mal". "Gammel" dato må da alltid endres!
Hvis dokumentet har svarfrist, uthev denne fristen på 1. side.

Saksbehandlere på rådhuset bruker i utgangspunktet SvarUT, der dette er mulig, ellers leverer utgående post til servicekontoret, disse må være klar til frankering.
De andre virksomhetene sørger selv for frankering og levering av utgående post.

Ønsker du å avslutte saken, skal saken markeres som ferdigstilt. Alle journalposter skal være ferdigstilt og avskrevet i websak.
Dersom saksbehandler ønsker å åpne en avsluttet sak må arkivet kontaktes.

Kontakt arkivtjenesten på service hvis du skal låne saksmapper i arkivet, (gjelder ikke arkivserier som personalarkivet, elevarkivet, barnehagebarn og skatt).
Utlån skal registreres på utlånskort som plasseres på den utlånte mappens plass i det fysiske arkivet.
På utlånskortet registreres lånetakers navn, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold.
Kun hele saksmapper skal lånes ut, aldri enkeltdokumenter, det kan tas kopi av enkeltdokumenter.
Utlånte mapper skal ligge i spesielle omslag for å unngå sammenblanding av aktive og avsluttete saker.
Utlånstiden er normalt 4 uker. Dersom saksbehandlingstiden krever at utlånet blir forlenget må arkivtjenesten få melding om dette.
Utlånt materiale er saksbehandlerens ansvar til det er avskrevet. Låneren må se til at ingen dokumenter blir fjernet, at ordningen i mappa blir holdt ved like, og at nye dokumenter ikke blir lagt til.
Arkivtjenesten kontrollerer at utlånte mapper blir levert tilbake til rett tid.
Når utlånt materiale blir returnert skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Returdato påføres utlånskortet og mappen settes tilbake på rett plass.

Legges i brevhylle "til internfordeling" på servicekontoret. Arkivet fordeler.
For avdelinger utenfor rådhuset, leveres post til servicekontoret. For enkelte avdelinger utenfor rådhuset er det etablert internpostmapper.

Arkivleder sender ut restanselister 2 ganger i året.
Restanselister skal følges opp av alle avdelings- og virksomhetsledere.
Det er hver enkelt leders ansvar å følge opp saksbehandlingsfristene satt i forvaltningsloven og i særlovgivningen.

Alle utgående brev og andre saksdokument som er produsert internt, skal registreres i Websak før de sendes ut.
Brev, saksdokumenter og e-post fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjennetegn.
Kommunens standard brevmal skal benyttes i Websak ved utgående post.
Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes som e-post uten at de er kryptert eller passordbeskyttet.
Saksbehandler/leder kan registrere inn- og utgående skriv og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak samt avskrive inngående brev som er besvart, men arkivet skal alltid kontrollere registreringene.
Saksbehandler går igjennom dokumentene i saken, avskriver dokumentene som ikke er avskrevet og markerer saken som ferdig.
Utgående brev skal knyttes til inngående brev i samme sak dersom dette er svar på et brev.
Arkivpersonalet kontrollerer saken og avslutter denne.

Kunne ikke logge inn