Postliste / eInnsyn

Utskriving av fullstendig postjournal med oversikt over internt korrepondanse og post sendt til og fra kommunen. Denne skal leggjast fremst i postmappa som skal til leiargruppa for gjennomsyn. Leiargruppa har anvaret for dagleg gjennomgang av den offentlege postjournalen. Dei skal kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rette og utføre offentleg vurdering. Arkivtenesta vil registrere evt. påføringar / korrigeringar gjort ved gjennomgang. Journalpostar og saker som ikkje er offentlege skal registrerast i systemet med lovheimel. Ein må dessutan sørgje for å skjerme personnamn og liknande i saks- og dokumenttittel, mottakar/avsendar, og K-kodar/objektkodar dersom naudsynt. Det skal gjerast ei ny vurdering av dokumenta dersom det på eit seinare tidspunkt ligg føre krav om innsyn.

Saksbehandlar skal kontrollere at dokumenta er knytt til rett sak, at saka har rett klassering og offentleg vurdering av sak og journalpost.

eInnsyn

Offentleg postjournal

Postjournalen inneheld oversikt over korrespondanse sendt til og fra kommunen. Arkivdelane SAK2, UTV, EIENDOM, PLAN, PERS

Postjournalen inneheld ikkje arkivdelane: ELEV, BARN,

Utvalg - Politiske saker til behandling

Publikum og politikarar får tilgang til Styre, råd og utval. Møteinnkalling og møteprotokoll med tilhøyrande saksframlegg og vedlegg.

Innsyn

Post som er forvaltninga sine saksdokument, blir omfatta av offentlegheitslova sine reglar om dokumentinnsyn frå det tidspunktet meldinga blir motteke eller sendt frå forvaltningsorganet. Ein og kvar har innsynsrett til dei postjournalane kor post blir ført inn. Den som spør må kunne identifisere saka/dokumentet vedkommande ønskjer innsyn i, og kan ikkje krevje innsyn i forma av fritt søk i ei postliste.

For post som blir utveksla internt i kommunen, gjeld offentlegheitslova sine reglar om dokumentinnsyn først når saka er sendt ut.

Krav om innsyn vil normalt bli bersvart i løpet av tre virkedagar. Hvis svar ikkje er motteke i løpet av fem virkedagar kan dette reknast som avslag som kan påklagast. Klageinstans vil vere Fylkesmannen i Møre og Romsdal.

Et evt. avslag på innsynskrav skal vere skriftleg og skal alltid vise til den føresegna som gir grunnlag for avslaget, samt opplysning om 3 vekers klagefrist jfr. forvaltningsloven § 29. Sjølve klageprosessen er beskrive i offentleglova §§ 31 og 32.