|
Inngåande post
- dagleg søkje fram mine restansar og til orientering i sak-/arkivsystemet
- kontrollere at saks- og journalopplysningane er riktige, samt at dei er knytt til riktig sak
- kontrollere at alle sidene er kome med i kvart dokument
- utføre offentlegvurdering (påføre tilgangskode og huske å skjerme namn og personlege opplysningar)
Arkivverdige brev og telefaks som har kome direkte til saksbehandlar må umiddelbart sendast til arkivtenesta for skanning, arkivverdig e-post skal journalførast i sak-/arkivsystemet av saksbehandlar. Utgåande post
- registrere alle interne og eksterne dokument i sak-/arkivsystemet
- knytte dokument til ei allerede eksisterande sak eller få arkivtenesta til å opprette ny sak dersom det ikkje eksisterer sak frå før
- utføre offentlegvurdering (påføre tilgangskode og huske å skjerme namn og personlege opplysningar)
Kontinuerlege oppgåver
- sørge for å overhalde fristar til forfall og restansar
- markere saka som ferdig når ei sak er avslutta. Det vil seie når ein ikkje forventar fleire brev i saka (arkivtenesta kan evt. opne saka igjen dersom det viser seg å vere nødvendig.
Restansekontroll
- alle skal utøve restansekontroll ved dagleg å utføre søket Mine restansar.
- før ein tilsett sluttar i stillinga pliktar denne å kjøre ut sine restansar og informere einingsleiar om ubesvarte saksdokument.
- einingsleiar må sørgje for at saker/journalpostar som er under arbeid med status Under behandling blir overført til ny saksbehandlar.
- einingsleiar har plikt til å sørgje for at tilsette som skal slutte i stillinga gjennomfører sine oppgåver som beskreve i rutinane.
|
|