|
Inngåande post
- dagleg søkje fram Mine restansar i sak-/arkivsystemet og evt. fordele desse til riktig saksbehandlar.
- dagleg søkje fram Til orientering i sak-/arkivsystemet.
- kontrollere at saks- og journalopplysningane er riktige, samt at dei er knytt til riktig sak.
- kontrollere at alle sidene er kome med i kvart dokument.
- utføre offentlegvurdering (påføre tilgangskode og huske å skjerme namn og personlege opplysningar)
- Arkivverdige brev som har kome direkte til saksbehdnlar må umiddelbart sendast arkivtenesta for skanning. Arkivverdig e-post skal journalførast av saksbehandlar i sak-/arkivsystemet.
Arkivverdige brev og telefaks som har kome direkte til leiar må umiddelbart sendast til arkivtenesta for skanning, arkivverdig e-post skal journalførast i sak-/arkivsystemet av saksbehandlar. Utgåande post
- registrere alle interne og eksterne dokument i sak-/arkivsystemet
- knytte dokument til ei allerede eksisterande sak eller få arkivtenesta til å opprette ny sak dersom det ikkje eksisterer sak frå før
- utføre offentlegvurdering (påføre tilgangskode og huske å skjerme namn og personlege opplysningar)
Kontinuerlege oppgåver
- skal dagleg søkje fram alle saker for godkjenning ved søket Til godkjenning (G). Ved godkjenning av dokumentet skal leiar enten markere dokumentet som ferdig eller returnere til saksbehandlar med kommentarar/endringar. Viss ikkje endringar og dette gjeld saksframlegg skal leiar i tillegg sette saka klar til behandling.
- sørge for å overhalde fristar til forfall og restansar
- markere saka som ferdig når ei sak er avslutta. Det vil seie når ein ikkje forventar fleire brev i saka (arkivtenesta kan evt. opne saka igjen dersom det viser seg å vere nødvendig.
Restansekontroll
- alle skal utøve restansekontroll ved dagleg å utføre søket Mine restansar.
- før ein tilsett sluttar i stillinga pliktar denne å kjøre ut sine restansar og informere einingsleiar om ubesvarte saksdokument.
- einingsleiar må sørgje for at saker/journalpostar som er under arbeid med status Under behandling blir overført til ny saksbehandlar.
- einingsleiar har plikt til å sørgje for at tilsette som skal slutte i stillinga gjennomfører sine oppgåver som beskreve i rutinane.
- Leiar skal gi melding til arkivtenesta dersom nokon sluttar ved eininga, dette for at arkivet i god tid skal kjøre ut restanselister og kontrollere at den tilsette som skal slutte gjennomfører sine oppgaver som beskrevne i rutinane.
|
|