|
Formål Arkivplanen skal vere retningsgivende for dokumenthandteringen i Surnadal kommune. Det overordna målet er å få ein kontrollert handtering av posten slik at ein til ei kvar tid har oversikt over kommunen sin fullstendige dokumentproduksjon. Arkivorganisering og journalenheter Surnadal kommune har frå 1. august 2008 sentralt postmottak for alle einingane. All post til kommunen blir levert arkivet kor den blir opna, skanna og journalført i kommunen sitt sak-/arkivsystem Public 360. Ved arkivet er det tilsett arkivansvarleg i 100% stilling og i tillegg tek politisk sekretariet del i det daglege arkivarbeidet. Kommunen har ei journaleining i Public 360. Her skal arkivverdige dokumenter bli journalført (Unntak - dokumenter som blir registrert i eigne fagsystem). Arkivet består av fleire arkivdelar. Ein arkivdel angir logisk eller fysisk arkivering av dokumenter. Kvar arkivdel har eitt og same ordningsprinsipp. Public 360 - 2019
| Arkiv
|
Arkivdel
|
Ordn.prinsipp
|
Elektronisk
|
Periode
|
Status
|
Merknadar
|
| Saksarkiv
|
Sak1
|
K-kode
|
X
|
01.01.08 - 31.12.11
|
Avsluttet
|
Avtalar i safe
|
| Saksarkiv
|
Sak2
|
K-kode
|
X
|
01.01.12 - 31.12.15
|
Avsluttet
|
Avtaler i safe
|
| Saksarkiv
|
Sak3
|
K-kode
|
X
|
01.01.16 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
Avtaler i safe
|
| Eiendomsarkiv
|
Eigedom
|
GID (gnr/bnr)
|
X
|
01.01.08 - 26.10.11
|
Avsluttet
|
|
| Eiendomsarkiv
|
Eiendom
|
GID (gnr/bnr)
|
X
|
26.10.11 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Personalarkiv
|
Pers
|
Personnr.
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
Arb.avtalar i perm
|
ePhorte 2008 - 2019
| Arkiv
|
Arkivdel
|
Ordn.prinsipp
|
Elektronisk
|
Periode
|
Status
|
Merknadar
|
| Saksarkiv
|
Sak1
|
K-kode
|
X
|
01.01.08 - 31.12.11
|
Avsluttet
|
Avtalar i safe
|
| Saksarkiv
|
Sak2
|
K-kode
|
X
|
01.01.12 - 31.12.15
|
Avsluttet
|
Avtaler i safe
|
| Saksarkiv
|
Sak3
|
K-kode
|
X
|
01.01.16 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
Avtaler i safe
|
| Eiendomsarkiv
|
Eigedom
|
GID (gnr/bnr)
|
X
|
01.01.08 - 26.10.11
|
Avsluttet
|
|
| Eiendomsarkiv
|
Eiendom
|
GID (gnr/bnr)
|
X
|
26.10.11 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Personalarkiv
|
Pers
|
Personnr.
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
Arb.avtalar i perm
|
| Utvalsdokument
|
Utv
|
K-kode
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
Protokollar på papir
|
| Innfordring
|
Innfor
|
Personnr.
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Planarkiv
|
Plan
|
Planid.
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
Planer på papir i tillegg
|
| Elevarkiv
|
Elev
|
Personnr.
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Barnehagearkiv
|
Barn
|
Personnr.
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Scooterløyve
|
Scoo
|
Namn løyvehavar
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Skatt – person
|
Skattp
|
Personnr.
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Skatt – bedrift
|
Skattb
|
Organisasjonsnr.
|
X
|
01.01.08 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Interkommunalt samarbeid ruskontroll
|
Ruskontrol
|
K-kode
|
X
|
11.02.09 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Interkommunal barnevernteneste
|
Interbarn
|
K-kode
|
X
|
01.09.10 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Surnadal alpineiendom AS
|
SAE
|
K-kode
|
X
|
01.01.11 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Surnadal alpinsenter AS
|
SAS
|
K-kode
|
|
01.01.11 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Nordre og Søre Nordmøre vassområde
|
Vassområde
|
K-kode
|
X
|
01.01.11 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Interkommunalt Miljøretta helsevern
|
MHV - SAK1
|
K-kode
|
X
|
01.10.15 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Interkommunalt Miljøretta helsevern
|
MHV
|
Navn
|
X
|
01.10.15 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| Overformynderi
|
OVERF
|
Personnr.
|
X
|
01.01.10 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| PPT saksarkiv
|
PPTSAK1
|
K-kode
|
X
|
01.08.15 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| PPT elevarkiv
|
PPTELEV
|
Personnr.
|
X
|
01.08.15 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
| PPT personalarkiv
|
PPTPERS
|
Personnr.
|
X
|
01.08.15 - 02.06.19
|
Avsluttet
|
|
Kontor 2000 1999 - 2004 Surnadal kommune tok i bruk elektronisk postjournal frå 1. mars 1999, men har fortsatt papirarkiv. Kommunen hadde seks journaleiningar i Kontor 2000 i denne perioden 01.03.99 - 31.08.2004. Arkivet besto av disse journaleiningane: Helse- og sosialetaten, Landbrukskontoret, Næringsavdelinga, Oppvekstetaten, Sentraladministrasjon og Teknisk etat og inneheld disse arkivdelane.
| Arkiv
|
Arkivdel
|
Ordn.prinsipp
|
Elektronisk
|
Periode
|
Status
|
Merknadar
|
| Saksarkiv
|
Helse- og sosialetaten
|
k-kode
|
Nei
|
01.03.99 - 31.08.04
|
Avsluttet
|
Avtalar i safe
|
| Saksarkiv
|
Landbrukskontoret
|
K-kode
|
Nei
|
01.03.99 - 31.08.04
|
Avsluttet
|
Avtaler i safe
|
| Saksarkiv
|
Næringsavdelinga
|
K-kode
|
Nei
|
01.03.99 - 31.08.04
|
Avsluttet
|
Avtaler i safe
|
| Saksarkiv
|
Oppvekstetaten
|
k-kode
|
Nei
|
01.03.99 - 31.08.04
|
Avsluttet
|
Avtaler i safe
|
| Saksarkiv
|
Sentraladministrasjonen
|
k-kode
|
Nei
|
01.03.99 - 31.08.04
|
Avsluttet
|
Avtaler i safe
|
| Saksarkiv
|
Teknisk etat
|
k-kode
|
Nei
|
01.03.99 - 31.08.04
|
Avsluttet
|
Avtaler i safe
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kontor 2000 2004 - 2008 Surnadal kommune har frå .......... sentralt postmottak for alle einingane med ei journaleining, Sentralarkivet Arkivet besto av følgjende arkivdelar i denne perioden:
| Arkiv
|
Arkivdel
|
Ordn.prinsipp
|
Elektronisk
|
Periode
|
Status
|
Merknadar
|
| Saksarkiv
|
SAK04
|
k-kode
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
Avtalar i safe
|
| Eiendomsarkiv
|
EIGEDOM
|
Gnr/bnr
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Elevmapper
|
ELEVARKIV
|
Navn
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Brukerarkiv habilitering
|
HAB
|
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Bustønad frå Husbanken
|
HUSBANKEN
|
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Inkassoarkiv
|
INKASSO
|
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Næringsfond
|
NÆRINGSF
|
Navn
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Personalarkiv
|
PERSONAL
|
Navn
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Planarkiv
|
PLANARKIV
|
Navn
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Scooterløyver
|
SCOOTER
|
Navn
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Skogsvegarkiv
|
SKOGSVEGAR
|
Navn
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
| Viltsaker
|
VILTSAKER
|
|
Nei
|
01.09.04 - 31.12.07
|
Avsluttet
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|