|
Personregister Personopplysningslova §2 1 og 3 definerer at personopplysning er opplysningar og vurderingar som kan knytast til ein enkeltperson. Personregister er register, fortegnelsar m.v der personopplysningar er lagra systematisk slik at opplysningar om den enkelte kan finnast igjen. Personregistermateriale skal oppbevarast for all framtid og skal avleverast i ein slik stand at det blir sikra gjenfinning. Askvoll kommune leverer sitt personregistermateriale til fylkesarkivet. Materialet må ha vore ute av administrativt bruk i minst 10 år, altså dato på siste dokument i mappa/saka må vere minst 10 år. Ved spesielle høve kan det avtalast med fylkesarkivet om levering av materiale som er yngre. Følgjande liste over personregistermateriale skal takast vare på:
- personalforvaltninga i kommunen - dokumentasjon om den einskilde tilsette sitt tilsettingsforhold
- barnehagebarn sine mapper
- elevmappar frå barneskule og ungdomsskule
- klientmapper frå PPT og oppfølgingsteneste
- barnevernsmapper
- sosialklientmapper (NAV)
- ulike pasientjournalarom rettar som er heimla i pasient- og brukarrettslova med forskrifter og
- omsorgstenestelova med forskrifter
- arkiv over heimebaserte pleie- og omsorgstenester
- arkiv etter psykisk utviklingshemma
- klientmapper frå krisesenter og overgrepsmottak (kommunale)
- klientmapper frå kommunane sitt arbeid med innvandrar og flyktningar
Denne lista er dokumentasjon som er nemnt i bevarings- og kassasjonsreglementet til Riksarkivet som er gjeldande frå 1.februar 2014, og som skal takast vare på som eit minimumskrav. Kommunar står fritt til å avlevere personregister som inneheld dokumentasjon utover minimumskravet. Vi skal ta kontakt med fylkesarkivet dersom det er usikkert om dokumentasjon skal takast vare på eller kastast. Vi føl eigne rutiner for ordning og avlevering etter Avleveringsinstruks for personregister frå Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. |