|
Postmottak er den avdelinga som mottek, sorterar og skannar fysisk post slik at den blir gjort tilgjengeleg elektronisk for journalføring og vidare fordeling og oppfølging i Fokus. Askvoll kommune har eitt sentralt postmottak der all fysisk post skal sendast til. I tillegg får einingane post direkte til seg sjølv. Kvar eining handterar sin eigen post og tek arkivvurdering av posten. Rådhuset: Tilsette på rådmannskontoret opnar posten, og tek førstegangsvurdering av arkivverdig og ikkje arkivverdig post. Arkivet blir rådspurt som det skulle vere tvil. All arkivverdig post blir levert arkivet for skanning. Ved skanning blir innhald i journalposten delt opp i hovuddokument og eventuelle vedlegg. Klientpost til PPT, NAV og Barnevern, vert sendt til einingane for journalføring i deira fagsystem.
Post til Oppvekst: Dokument som gjeld elev og barnehagebarn vert sendt til rett eining for registrering og arkivering, med unntak av søknad om barnehageplass og spesialpedagogiske tiltak (sjå arkivrutinar for einingane).
Post til Landbruk: post blir lagt i posthylle til Landbruk. Arkivverdig post blir skanna inn av arkivansvarleg.
Post til legekontoret: Post som kjem til rådhuset vert vidaresendt til legekontore. Arkivverdig post blir skanna inn av arkivansvarleg på legekontoret.
Post til Askvollheimen: Post som kjem til rådhuset vert vidaresendt til Askvollheimen. Arkivverdig post blir skanna inn av arkivansvarleg på helse og omsorg.
Både hovuddokument og vedlegg blir førstegangsvurdert av arkivet i forhold om dei er offentleg eller ikkje.
Arkivering og journalføring av skanna dokument blir utført i modulen Skan Avansert. |