Rutiner for mottak og behandling av post

Generelt om mottak av post

• All inngående papirpost skal leveres til arkivtjenesten, som er ansvarlig for postbehandling.
• Elektronisk post sendt til kommunenes sentrale postmottak skal også åpnes og registreres av arkivtjenesten.
• E-post som gjelder saksbehandling og som er sendt direkte til saksbehandler, skal importeres i Websak av saksbehandler.
• Tekstmeldinger (SMS) som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak som e-post eller skrives ut fra egen PC gjennom mobiltelefonens programvare.
• Personlig adressert post (også post med for eksempel ”kommunedirektør NN” foran kommunenavnet) skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Mottaker plikter likevel straks å levere posten tilbake til arkivet dersom den er til administrasjonen. Dette gjelder også for e-post og SMS.
• Ved utlysning av anbud, leverer prosjektleder eller den ansvarlige kopi av annonse til arkivtjenesten. Dette gjøres for å sikre seg at alle som mottar tilbudsdokumenter er oppmerksom på aktivitet rundt dette
• Anbuds- og tilbudsdokumenter (som kommer inn under bestemmelsene i Sikkerhetsloven), skal ikke åpnes før fristen for innlevering er gått ut.
• Hvis slike dokumenter kommer som e-post, legges de uåpnet i egen mappe i Outlook. 
• På tilbudsdokumenter som kommer som brev, eller med bud, skal det påføres dato, klokkeslett og signatur på konvolutten umiddelbart ved mottak.
• Åpning foretas etter gjeldende regelverk i ”Forskrift om anbud på offentlige tjenester” og på det tidspunkt som er angitt i konkurransegrunnlaget.

Anbuds- og tilbudsdokumenter

1. Hvis ikke annet er satt i grunnlaget, er åpning internt. Det vil si at kun representanter (minimum to) fra gjeldende etat er tilstede. Disse to signerer også protokollen.
2. Protokollen inneholder, i tillegg til navn på prosjektet, angivelse av entreprise og tilbudssum.
3. Tilbudene nummereres fortløpende og etter åpning foretas en grundig gjennomgåelse som blant annet innbefatter kontrollregning av summene.
4. Tilbudene rangeres etter på forhåndsoppsatte kriterier og legges fram for behandling. Gjeldende etat gjennomgår og antar anbud.
5. Protokoll føres og registreres i Websak i ettertid.

Arkivtjenestens oppgaver i forhold til e-post

• Regelverket for arkiv krever at et organ som bruker e-post også skal ha et sentralt postmottak og postmottak i hver etat for inngående post. Kvittering for mottak av e-post bør sendes alle som henvender seg.
• Adressen til postmottaket skal framgå av brevark, offisiell nettside og lignende.
• Arkivtjenesten er ansvarlig for håndtering av post til postmottaket, og skal sørge for at: 

1. All e-post til postmottak (postmottak@kafjord.kommune.no) åpnes hver dag som en del av daglig gjøremål for servicekontoret.
2. All e-post, og eventuelle vedlegg som inngår i eller har betydning for en sak som er til behandling, skal registreres i Websak og arkiveres som en del av saken fordi all dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll, og være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn. 
3. Tjenestepost (sakspost) importeres til Websak, journalføres og fordeles til saksbehandler. 
4. Ingen sender eller oppfordrer til oversendelse av sensitive personopplysninger uten at disse er krypterte, og alle sikkerhetsrutiner fastsatt av IT-ansvarlig skal følges.
5. E-poster med tilbud om kurs, innkjøp, annen reklame videresendes til de som kan ha interesse for slik post. Det foretas skjønnsmessig vurdering for hver enkelt post.

Saksbehandlers oppgaver i forhold til e-post

• Selv med et sentralt e-postmottak blir e-post ofte sendt direkte til saksbehandler.
• Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som del av en sak og et saksdokument for virksomheten. Av og til vil det kreves et visst skjønn for å avgjøre om en e-post er et arkivverdig dokument eller ikke. Slik arkivforskriften er utformet, er det tilstrekkelig at en e-post enten er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, for at det skal foreligge arkiveringsplikt. 
• En e-post kan være saksdokument selv om personlige og private kommentarer er blandet inn i teksten.
• Saksbehandlere som mottar tjenestepost som e-post skal selv importere denne inn i Websak. 
• Papirposten skal åpnes av arkivtjenesten.
• Rekommandert post og verdipost hentes og åpnes av autorisert ansatt.
• Posten sorteres og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost).
• Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling. Dette skal ikke registreres/arkivlegges: aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter /kopier fra andre organ og lignende
• Slikt plasseres til gjennomsyn på egnet sted eller sendes til sirkulasjon.
• Politiattester er regnet som arkivuverdig, men skal likevel registreres mottatt. Dette gjøres ved å legge inn merknad på mottatt politiattest i vedkommendes personalmappe. Denne legges i mappa til lønn og personal. "Politiattest av «dato» «Intet å bemerke» «navn på ansatt» *Hjemmel* *Hjemmel* er barnevern, skole, barnehage, PRO og et av de ordene må påføres. (*Hjemmel* blir da det eneste som må vurderes.)"
• Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetsloven § 3) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon.
• Originale underskrevne avtaler/kontrakter skannes og registreres i Websak, deretter oppbevares de i safe på servicekontoret.
• Lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap, som skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.
• Lønnsvedlegg som gir endring/stopp i stilling og/eller fastlønn skal skannes i vedkommendes personalmappe.
• Regninger og faktura åpnes av postmottak og legges i hylle til kommunekassa.
• Post til fagsystemene skal registreres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene. Eventuelt kan fagsystemene integreres med sak-/arkivsystemet og benytte journalfunksjonen der.
• Post adressert til barnevernet legges uåpnet i deres mappe. De åpner selv posten og registrerer evt i Familia, og kommer til oss med generell post som skal registreres i Websak.
• Post til Nav (sosiale saker), kommunekassa og skatteoppkrever legges uåpnet i deres respektive mapper. Hvis det er post som skal registreres, kommer de til postmottak med dette.
• Arkivtjenesten er ansvarlig for skanning og registrering av all arkivverdig post, og for at dokumentene blir knyttet til sak.
• Er dokumentet det første i en sak skal saksbehandler eller arkivet opprette saken.
• Opplysninger som skal registreres i Websak er:
  • journaldato
  • dokumentstatus
  • administrativ enhet
  • dokumenttype
  • dokumentdato
  • arkivkode følger saksmappe
  • innhold
  • gradering (dersom unntak fra offentlighet nødvendig)
  • avsender
  • eventuell intern mottaker
• Påføring av arkivkode skal gjøres av saksbehandler/arkivtjenesten. 
• Hastesaker registreres først, og går så til fordeling.
• Dokument unntatt offentlighet skal registreres i Websak med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Arkivtjenesten skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men det er ledelsen som er ansvarlig for å utføre offentlighetsvurdering.
• Inngående post som kommer i mange eksemplar (kopi til flere adressater), skal registreres med samme saks- og journalnummer.
• Byggesaker, delingssaker og ansettelsessaker har spesielle rubrikker man må huske ved registrering i Websak. Se brukerveiledning for riktig journalføring.
• Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J (journalført av arkivet).
• Saksbehandlerne sender selv ut post fysisk og markerer sakene det som ferdig behandlet.
• Ansatte ved servicekontoret kontrollerer journalpostene, før de legges ut i den offentlige postlisten på kommunens hjemmeside.
• Post for saksbehandling som er adressert til ordfører skal som hovedregel ha elektronisk.
• Post adressert til kommunedirektøren skal som hovedregel ha elektronisk.
• Skal posten saksbehandles av andre, skal saksbehandler ha originalen elektronisk. Kommunedirektøren eller aktuell kommunalsjef får elektronisk kopi.
• Når posten er registrert skal arkivverdige dokument skannes.
• Framgangsmåte for bunkeskanning fra leverandøren skal følges.
• Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skannes ikke.
• Arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende:

Åpning, sortering og arkivbegrensning

Registrering i Websak

Fordeling

Skanning

1. at alle mottatte dokument er skannet og arkivert
2. at alle sider er kommet med i hvert dokument
3. at skanningen er kvalitetsmessig god nok
4. at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen

• Søknader på stilling: Søknad, CV og vedlegg skannes.
• Arkivmateriale som skal kasseres skal tilintetgjøres på en slik måte at ikke uvedkommende kan få tilgang til opplysningene i ettertid.
• Dette betyr at materialet enten skal makuleres i makuleringsmaskin eller brennes, det skal aldri behandles som vanlig avfall eller graves ned.
• All tilintetgjøring (makulering) skal skje under oppsyn av betrodde medarbeidere, som skal forvisse seg om at materialet blir destruert, at det ikke er muligheter for rekonstruksjon.
• Arkivtjenesten (servicekontoret) tar imot og organiserer gjennomføringen av materiale som skal brennes.

Registrering i Profil

Post/saksbehandling i Profil med kobling mot Visma samhandling arkiv/Svar UT

Det er kun saksbehandlere og merkantil som skanner til postjournal

Mellomlagringsområde tømmes umiddelbart etter innskanningen til profil er utført

Originaldokument makuleres når all informasjon er lagret og lesbart i fagsystem

1. Skann inn ønsket dokumentet til sikker sone. På skriver/skanner: Velg «Skann til» à I «kontakter»: Velg mappe du har tilgang til (avtales med ITavd.) Trykk på «Skanning» og jobben sendes.
   1. Logg videre inn i profil, gå i aktuell brukers skillekort under postjournal, sett inn ny rad.

Obligatoriske felt som må fylles ut er: Sakstype (Beslutningsorgan og møtedato er valgfritt), Saksbehandler og Emnetekst.

1. Knappen «Tekst» vil hente frem skannemappe for dokumentet du har skannet.

Husk å lagre før du skal hente inn et dokument.

Finner du ikke dokumentet? I venstre marg; trykk på “Denne PCen” og bla deg ned til mappen Skannede dokumenter. Åpne mappe og dobbelklikk på dokumentet.) 

1. Dobbeltklikk på ønsket dokument.
2. Kontroller dokumentet for rett antall sider og lesbarhet.
3. Trykk «Lagre» og dokumentet hentes inn i postjournalen.

Svar Ja på spørsmål om å slette dokumentfil.  

1. Når du kommer tilbake til bildet «Rediger postjournal for N.N» skal dokumentet

   ferdigstilles.

    Da klargjøres dokumentet for arkivering i VSarkiv.

I brukers postjournal vil det sees et symbol som viser at det er knyttet et skannet dokument til registreringen. Man kan åpne dette dokumentet igjen via «Tekst»-knappen, men den er ikke åpen for redigering.

Nødvendig og relevant helsehjelp eller informasjon skannes inn i pasientjournal

Det er en egen plankategori i Profil med navn «Skannede dokumenter» som det er anbefalt å legge innskannede dokumenter i. Dokumentene kan flyttes til annen relevant mappe hvis behov.

Fagpersonell kan skanne til pasientjournalen

Den som skanner skal påse at dokumentet blir videre importert i Profil

Skannemappen på sikker sone skal tømmes umiddelbart etter at dokumentet er importert i Profil

Makuler originaldokumentet når all informasjon er lagret og kan leses i fagsystem

1. Skann inn dokumentet til sikker sone. På skriver/skanner: Velg «Skann til» à I «kontakter»: Velg din avdeling. Trykk på «Skanning» og jobben sendes.
2. Logg inn i Profil. Merk ønsket tiltaksmappe hvor dokumentet skal lagres. Skriv noe i rapportfeltet om vedlegget. Lagre, ikke signer.
3. Trykk så på gul blyant.  Huk av for «Last skannet dokument».
4. Trykk Lag vedlegg. sendt til skannemappen i sikker sone. Dobbelklikk på dokumentet. (Finner du ikke dokumentet? I venstre marg; trykk på “Denne PCen” og bla deg ned til mappen Skannede dokumenter. Åpne mappe og dobbelklikk på dokumentet.)
5. 5.       Bla deg gjennom dokumentet på pilene, kontroller antall sider og lesbarhet.                   Trykk på Lagre.
6. Svar Ja på spørsmål om å slette dokumentfilen, da blir det ikke liggende noe igjen i skannemappen.
7. Tilbake i mappen i Profil vil det komme et papirfly-symbol som viser at rapporten inneholder skannet dokument. Signer rapporten og lagre.

Vil du vil lese et innskannet dokument merker du linja og trykker på blyanten. Når du får beskjed om at dokumentet er låst trykker du Ok, da vil det komme opp.

Noark5- Arkivet stiller krav til registering av følgende: Sakstype, Saksbehandler, Emnefelt og Dokument knyttet til registreringen. 

Dersom du ferdigstiller en registrering i postjournal uten å fylle ut ovennevnte punkt og ikke har knyttet mot et dokument vil man få feilmelding fra arkivet.

Svar ut er en funksjon i postjournal som lar deg besvare et inngående brev elektronisk.

I postjournal:

1. Sett inn ny rad
2. Fyll ut obligatoriske felt som sakstype, saksbehandler og emnefelt. Huk av i feltet for «Opprett sak». Lagre.
3. Via Tekst- knappen, hent innskannet dokument. Type «Inngående dokument» lar deg hente innskannet dokument. Andre typer lar deg benytte dokumentmaler fra Profil.
4. Åpne dokumentet, kontroller lesbarhet og antall sider og velg «Lagre»
5. Svar ja på å slette dokumentfilen dersom du ikke trenger å registrere flere saker med samme dokument. Dokumentet fjernes da fra mellomlagringsområdet.

   Den som skanner inn et dokument har ansvar for å slette dokumentet fra mellomlagringsområde.

6. Skal saken besvares, huk av for «Besvares». Da vil knappen «Foreløpig svar» og «Svar» aktiveres.
7. Ferdigstill dokumentet, det arkiveres da i Visma Samhandling Arkiv.
8. Videre saksbehandling gjøres fra sakskortet.

I sakskortet:

Ikke ferdigstill vedtak før du har registrert tjeneste

1. Hent opp aktuell sak. Fyll inn saksbehandler, emne og behandlingsdato.
2. Obligatoriske verdier for ferdigstilling er Innvilget, Avslått, Anket eller Ferdig/avsluttet. 

1. Klikk på knappen «saksutredning» og velg mal for saksutredning. Lagre.

Lage, sende og arkivere vedtaksdokument:

I postjournal:

1. Sett inn ny rad
2. Fyll inn saksbehandler, sakens journalnummer og år, emne og type.
3. Trykk på «tekst»-knappen og hent inn dokumentmal. Lagre.
4. Velg eventuelle kopimottakere.
5. Huk av i feltet for ferdigstilling.
6. Haken for Sendes KS Svar ut må være avhuket om brevet skal sendes elektronisk.

I sakskortet:

1. Endre behandlingsstatus og ferdigstill saken. Du får spørsmål om å opprette tjeneste og vedtaksdokument. Hvis tjenesten allerede er opprettet svarer du nei, men husk å fylle inn sakens journalnummer og -år i tjenestebildet.
2. Ang vedtaksdokument: Hvis du har fulgt denne malen er vedtaksdokumentet allerede opprettet under «Lage, sende og arkivere vedtaksdokument». Svar nei.

Annet:

• Det er per i dag ikke mulig med vedlegg i Svar ut. Ved behov for å sende brev med vedlegg, ta bort haken for Sendes KS Svar ut. Print ut brevet og send per post til mottakere.
• Mottakere må være registrert med rett personnummer og adresse, bedrifter/organisasjoner må stå oppført med organisasjonsnummer. Uten disse opplysningene er det ikke mulig å sende brev elektronisk.

CGM Legekontor og Helsestasjon:  

CGM er ikke NOARK5 godkjent fagsystem. Dokumenter fanges opp ved produksjon i systemet, tilsendt elektronisk eller skannet inn fra originaler i papir. Det skal skrives ut av og lages uttrekk når systemet går ut av bruk. Dokumenter skannes, men papirdokumentet skal beholdes.