Rutine for elektroniske elevmapper i grunnskolen

Rutiner
Rutiner for elevmapper

Rutiner for elektroniske elevmapper i grunnskolen

Rutinene gjelder for grunnskolene i kommunen, og elevmapper som behandles etter Opplæringslova. For å kunne dokumentere den enkelte elevs rettigheter, hvilke tiltak som er blitt gjennomført, og i ettertid kunne gi innsyn samt etterprøve de vedtak som er gjort, skal det opprettes elevmapper på den enkelte elev.

Historikk

Fram til 2019 hadde vi elevmapper både som fysiske papirdokumenter og som elektroniske mapper i fagsystemet IST Extens. Programmet brukes til å administrere barn i barnehager, både kommunale og private, og elever i de kommunale skolene. Se retningslinjer for elevmapper v.1.

Personopplysningene til barn og foresatte oppdateres to ganger i året ved hjelp av uttrekk av

folkeregisteret.

Endringer blir også registrert via integrasjon fra nettbasert løsning (Hypernet) hvor foresatte

søker plass i barnehage og SFO.

Ansatte registreres ved integrasjon mot Visma/HRM. SJEKKE MED SINDRE FLESVIG

Elever født før 2013 (?) har dokumenter på papir i tillegg til de dokumentene som kun er elektroniske.

Elektroniske elevmapper

Fagsystemet til skolene er Visma Flyt skole. Her opprettes elevmappene og alle dokumentene som produseres til elevmappene. Etter hvert som journalpostene arkiveres, overføres de automatisk til websak. Skoleadministrasjonen er ansvarlig for at dokumenter fortløpende arkiveres i VFS. Evt endringer som gjøres i websak, vil ikke gå tilbake og oppdatere seg i Visma Flyt skole. Dette er en enveis overføring.

I websak arkiveres elevmappene i en egen arkivdel for elevsaker. Elevmappene ordnes etter fødselsnummer og navn. Elevmappene inneholder opplysninger om barnet relatert til deres plass i kommunal grunnskole. Det opprettes en elevmappe på hver elev når det er gjort vedtak om skoleplassering, det vil si det året eleven begynner i 1. trinn. Evt sendere ved overflytting av elever fra andre skoler.

Elevmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i Personvernforordningen. Krav til innsyn i elevmapper behandles etter reglene om partsinnsyn i fvl §§ 18 – 20, og innsynsbestemmelsene i Personvernforordningen. Elevene og de foresatte har som hovedregel rett til innsyn i sin egen mappe. Den som er registrert kan be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger det ikke er lov å behandle blir rettet eller slettet.

Opplysningene i elevmappene er kun tilgjengelig for rektor og den læreren som trenger innsyn utifra nødvendigheten i arbeidet rundt den enkelte elev. Ansvar for elevmappene på den enkelte skole skal pekes ut av skolesjef og rektor.

Når en elev flytter ut av kommunen eller slutter på skolen av ulike årsaker, skal arkivet ha beskjed slik at elevmappen avsluttes i websak.

Arkivering i websak

Tittellinje 1: Elevmappe
Tittellinje 2: <Fornavn Etternavn>

Arkivdel: ELEV
Klassering: fødselsdato
Saksansvarlig: rektor
Tilgangskode: E
Paragraf: offl § 13 1.ledd, fvl § 13 1.ledd nr.1

Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en elev skal arkiveres på ett sted, i elevmappen. Unntaket er klasselister og karakterprotokoller for standpunktkarakter i 10.trinn. Disse arkiveres i fellesmapper under den aktuelle skolen.

Den som er ansvarlig for elevmappene på den enkelte skole skal sørge for at all relevant og nødvendig dokumentasjon blir arkivert for fremtiden.

I tillegg føres dokumentasjon i forbindelse med følgende saker i andre fellesmapper i Websak:

• Spesialpedagogiske tiltak elever
• Fosterhjemsplasserte elever
• Skoleskyss

Hvis det gjøres endringer i metadata i en elevmappe i websak (utover endring av tittel), må skoleadministrasjonen informeres slik at de kan samkjøre dette med VFS.

Endring av saksansvarlig må gjøres både i websak og i VFS.

Ved eks skolebytte vil nye journalposter endre seg fra VFS til websak. Men på arkivsaksnivå må vi endre i websak!

Dokumenter som skal arkiveres i elevmappen

Om alle elever bevares følgende dokumentasjon:

• Hvilke elever som har gått på hvilken skole, inkludert fravær
• Underveisvurdering, inkl. halvårsvurdering med karakter
• Sluttvurdering inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter
• Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen.

Om enkeltelever bevares følgende dokumentasjon:

• Saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og organisering av opplæringen, jf. Opplæringslovens kap. 2 og opplæringsforskriften kap 1
• Saker om spesialpedagogisk støtte og spesialundervisning, inkl. utredning, enkeltvedtak og individuelle opplæringsplan med vurdering
• Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø
• Skademeldinger

Flytting til annen skole

Når en elev flytter til en annen skole utenfor kommunen, ettersendes nødvendig informasjon på forespørsel, dvs. utskrift eller kopi av dokumentasjon fra elevmappa. Foresatte må gi samtykke. Originale elevmapper skal ikke flyttes ut av kommunen.  

Overgang barneskole/ungdomsskole

Barneskolene skal kun ha elevmapper på de barna som til enhver tid er elever på skolen. Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole skal arkivet ha beskjed. Arkivet har ansvar for å endre tilgangen på elevmappen slik at tidligere skole ikke lenger har tilgang, mens ny skole gis tilgang. Foresatte skal få tilbud om gjennomgang av innholdet før overgang.

Rutiner for barnehager, laget av Marit Ø:

Bevaring av arkiv i uoverskuelig framtid:

I tillegg tidligere vedtatte kassasjonsregler:

Fagklasse A i K-koder

Saker av prinsipiell art bevares.  Resten kasseres etter 10 år

Søknadsskjemaer kasseres etter 10 år.  Barn født 1., 11 og 21. i hver måned bevares.

Avslåtte søknader kasseres etter 5 år

Visma flyt skole

Opprette en mappe for hver skole. Disse kan man bruke f.eks 4-5 år, før man avslutter og oppretter nye (i forbindelse med periodisering)

SENDE SAKSNUMMER FOR ALLE FELLESMAPPENE TIL THOMAS!!

SFO – ledere har alt med oppsigelse/endring/tilbud sfo fra Sigrunn

Skoleskyss, spes.ped, fosterhjemsplasserte elever holdes utenfor. Behandles som tidligere

Oversikt over maler vi bruker fra VFS – ta dette med Sindre/Anders