|
Avtale om overføring av barnemapper til arkiv Østre Toten kommune og ………………………………………………………….. barnehage inngår avtale om overføring av mapper på barn som slutter i barnehagen. Formålet er å sikre dokumentasjon som potensielt kan bli viktig for helsemessig og pedagogisk oppfølging av enkelte barn. Det understrekes at kun de opplysningene som det anses å være saklig behov for, skal oppbevares i barnets mappe. Det skal vises varsomhet med hensyn til å registrere følsomme, eventuelt negative opplysninger. Ansvarsfordeling: Østre Toten kommune overtar ansvar og råderett over materialet. Østre Toten kommune håndterer forespørsler om innsyn i materialet frem til det blir deponert hos IKA Opplandene. Hva skal overføres: Om det enkelte barn kan følgende dokumenter overføres - Skademeldinger og annen dokumentasjon på skader - Avvik, f.eks. høyt fravær - Helseopplysninger og tilpasning av barnets tilbud i forhold til dette - Notater og vurdering av barnet, kartlegginger, beskrivelse av tilpasninger og annen dokumentasjon om det enkelte barnet og dets barnehagehverdag -
- også der det ikke er tilmeldt PPT og fattet vedtak om spesialpedagogisk hjelp
- Språkkartlegging og tilrettelegging for minoritetsspråklige barn - Referater/konklusjoner fra foreldresamtaler om tiltak - Overføringsskjema fra barnehage til skole I tillegg til dette skal følgende oppbevares i barnehagen: - register over alle barnehagebarn for hver år - dokumenter som skal videre til skole tas det kopi av slik at originalen ligger igjen i barnehagen Dokumenter som kan makuleres når barnet slutter i barnehagen: - Kopier vedrørende spesialpedagogiske tiltak som oppbevares og produseres i PPT er arkivert i PPT arkivet og kan dermed makuleres når barnet er ferdig i barnehagen. - Bekymringsmeldinger som sendes barnevernet skal ikke arkiveres i barnehagen. Det blir arkivert i barneverntjenesten sitt arkiv. Tidspunkt for overføring: Mapper på barnehagebarn overføres til Østre Toten kommune når barnet slutter i barnehagen. Krav til materialet som skal overføres:
Materialet skal være renset for kopier, binders, plastomslag, post-it lapper og listeført.
Det skal følge med liste over navn og fødselsnummer på alle mapper som overføres. Materialet skal arkiveres og overføres i arkivbokser. Vi benytter arkivbokser som blir kjøpt hos Sem & Stenersen, helst syrefrie, 9,5 cm m/tunge. Ta kontakt med fagansvarlig arkiv før kjøp. På arkivboksene skal det skrives med gråblyant følgende : - Navn på barnehagen - Barnemapper - Tidsrom/årstall (start/sluttår) - Østre Toten kommune Husk å skrive på enden der klaffen/tungen på boksen er. Sted……………………………. Dato………………………… ……………………………………………………… ………………………………………………………… For Østre Toten kommune Styrer for ……………………………….. barnehage Fagansvarlig arkiv |