Skolesektoren i Østre Toten kommune – elever.
| Type sak
|
Tilhørende dokumenter
|
Praksis p.t.
|
Endringer som følge av Sikker Sak
|
| Utsatt/fremskyndet skolestart
|
Søknad
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Svarbrev
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret. Aktuell rektor i kopi på svarbrev.
|
|
| Eventuell klage
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Skolegang på annen skole enn nærskole innad i kommunen
|
Søknad om bytte av skole
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Søknad om fortsatt skolegang ved samme skole
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Svarbrev
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret. Aktuell rektor i kopi på svarbrev.
|
|
| Eventuell klage
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Skolegang på tvers av kommunegrenser
|
Søknad om bytte av skole
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Søknad om fortsatt skolegang ved samme skole
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Svarebrev
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret. Aktuell rektor i kopi på svarbrev.
|
|
| Eventuell klage
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Skoleskyss
|
Søknad
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Svar
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Eventuell klage
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Oppstart barneskole og bytte av skole uansett årsak (flyttemelding)
|
Innskrivingsinvitasjon Innskrivingsskjema
|
Sendes ut i VFS, arkiveres i WebSak automatisk. OBS: dette genererer elevmapper i WebSak. Papirelevmappe - personlig overlevering og brevpost
|
Begynt å tenke på digital innskriving fra hjemmeside rett til elevmappe (må da opprettes først i vfs gjennom felles invitasjon) - men da ikke synlig for andre enn rektor og merkantil.
|
| Flyttemelding
|
Lages i VFS, skrives ut og sendes til postmottak. Føres i samlesak på skolekontoret, der aktuelle rektorer legges til, tannhelsetjeneste og helsestasjon kobles på.
|
|
| Overgang fra barnehage til skole
|
Korrespondanse
|
Papirelevmappe - brevpost
|
|
| Referat fra møte
|
Papirelevmappe
|
|
| Skademelding/ legeerklæring
|
Legeerklæring og lignende
|
Papirelevmappe
|
|
| Skademelding (lege/tannlege)
|
Papirelevmappe I tillegg sendes skademelding til skolekontoret og føres i samlesak i WebSak. I tillegg sendes NAV-meldinger til NAV.
|
|
| Tospråklig opplæring
|
Søknad
|
Papirelevmappe
|
Sikker Sak?
|
| Enkeltvedtak
|
Papirelevmappe
|
Sikker Sak?
|
| Eventuell klage
|
Papirelevmappe
|
Sikker Sak?
|
| Særskilt norskundervisning
|
Søknad
|
Papirelevmappe
|
Sikker Sak?
|
| Enkeltvedtak
|
Papirelevmappe
|
Sikker Sak?
|
| Eventuell klage
|
Papirelevmappe
|
Sikker Sak?
|
| Spesialundervisning/ individuell opplæring elever som går på skole i ØTK
|
Sakkyndig vurdering
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak?
|
| Enkeltvedtak
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak?
|
| IOP – individuell opplæringsplan
|
Visma SamPro
|
Sikker Sak?
|
| Halvårsrapport
|
Visma SamPro
|
Sikker Sak?
|
| Evaluering
|
Visma SamPro
|
Sikker Sak?
|
| Henvisninger (div. Instanser, interne og eksterne)
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak?
|
| Kartlegginger
|
De fleste prøveresultatene ligger i Conexus Engage. I noen tilfeller kan det ligge tilleggsmateriell i papirelevmappe.
|
Sikker Sak?
|
| Eventuell klage
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak?
|
| Referater fra samarbeidsmøter, tverrfaglige møter, møter med foresatte med mer.
|
Papirelevmappe – noen har brukt SamPro litt???
|
Sikker Sak?
|
| Spesialundervisning for elever som er hjemmehørende i ØTK men som går på skole i andre kommuner
|
Sakkyndig vurdering
|
Kommune som står for opplæring arkiverer, men vi har kopi av dette dokumentet i samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Enkeltvedtak
|
Kommune som står for opplæring arkiverer, men vi har kopi av dette dokumentet i samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Refusjonsgaranti
|
Kommune som står for opplæring arkiverer, men vi har kopi av dette dokumentet i samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| IOP – individuell opplæringsplan (kopi)
|
Kommune som står for opplæring arkiverer, men vi har i de fleste tilfeller kopi av dette dokumentet i samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
|
| Spesialundervisning for elever som går på skole i ØTK men er hjemmehørende i andre kommuner
|
Sakkyndig vurdering
|
Papirelevmappe – brevpost, men også samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
Sikker Sak, men fortsatt samlesak i WebSak på skolekontoret grunnet økonomisk kommunikasjon med andre kommuner
|
| Enkeltvedtak
|
Papirelevmappe – brevpost, men også samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
Sikker Sak, men fortsatt samlesak i WebSak på skolekontoret grunnet økonomisk kommunikasjon med andre kommuner
|
| IOP – individuell opplæringsplan
|
Visma SamPro, men også i samlesak i WebSak på skolekontoret.
|
Sikker Sak, men fortsatt samlesak i WebSak på skolekontoret grunnet økonomisk kommunikasjon med andre kommuner
|
| Halvårsrapport
|
Visma SamPro, men også i samlesak i WebSak på skolekontoret i noen tilfeller.
|
Sikker Sak, men fortsatt samlesak i WebSak på skolekontoret grunnet økonomisk kommunikasjon med andre kommuner
|
| Evaluering
|
Visma SamPro, men også i samlesak i WebSak på skolekontoret i noen tilfeller.
|
Sikker Sak, men fortsatt samlesak i WebSak på skolekontoret grunnet økonomisk kommunikasjon med andre kommuner
|
| Henvisninger (div. Instanser, interne og eksterne)
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak?
|
| Kartlegginger
|
De fleste prøveresultatene ligger i Conexus Engage. I noen tilfeller kan det ligge tilleggsmateriell i papirelevmappe.
|
Sikker Sak?
|
| Eventuell klage
|
Papirelevmappe, men også samlesak i WebSak på skolekontoret i noen tilfeller.
|
Sikker Sak, men fortsatt samlesak i WebSak på skolekontoret grunnet økonomisk kommunikasjon med andre kommuner
|
| Referater fra samarbeidsmøter, tverrfaglige møter, møter med foresatte med mer.
|
Papirelevmappe
|
Sikker Sak?
|
| Refusjonsgaranti
|
Samlesak i WebSak på skolekontoret
|
Ingen endring
|
| Testresultater
|
Resultater fra ulike kartleggingsprøver, nasjonale prøver mv.
|
Det meste ligger i Conexus Engage (formelle og standardiserte tester), mer uformelle vurderinger ligger i Skooler. Noe kan ligge i papirelevmappe dersom hensiktsmessig.
|
|
| Halvårsvurdering med karakter
|
Terminkarakterer, “karakterkort”
|
Føres i VFS, overføres til arkiv (websak) to ganger i året, se årshjul for frister.
|
|
| Klage på karakter
|
Klagebrev eksamen
|
Eleven melder inn til skolen at de ønsker å klage skriftlig - legges i papirelevmappe. Inspektør/sekretær går inn i PAS (utdanningsdirektoratet sitt prøve- og eksamenssytstem) og registrerer dette.
|
Mulig å scanne inn i VFS?
|
| Svarbrev eksamen
|
Resultat av klage kommer til skolen i PAS (utdanningsdirektoratet sitt prøve- og eksamenssytstem), som informerer elev. Utskrift legges i papirelevmappe.
|
Mulig å importere pdf inn i VFS?
|
| Klagebrev standpunkt
|
Elever informeres muntlig og skriftlig (per papir) om klagerett. Elever tar ofte kontakt med faglærer for å klage. Dette gjøres ofte muntlig. Hvis faglærer mener klagen er berettiget, går den inn og endrer sammen med sekretær. Hvis ikke enig, skriver faglærer en begrunnelse som sendes til fylket per papir.
|
|
| Svarbrev standpunkt
|
Begrunnelse og svar fra Fylket legges i papirform i elevmappe og elev informeres.
|
|
| Søknad om fritak av enkeltfag/ skoleundervisning
|
Søknad
|
Papirelevmappe – brevpost/personlig overlevering
|
|
| Svarbrev
|
Papirelevmappe – brevpost/personlig overlevering
|
|
| Tilrettelegging ved avgangsprøver og heldagsprøver
|
Forespørsel om tilrettelegging (arbeidsplass, hjelpemidler)
|
Papirelevmappe
|
|
| Innvilgning/avslag
|
Papirelevmappe med påskrift
|
|
| Hjelpemidler i dagliglivet
|
Søknad
|
Papirelevmappe – brevpost
|
|
| Tildeling
|
Papirelevmappe – brevpost
|
|
| Henvisning til spesialist
|
Henvisningsskjema til PPT, logoped, skolefysioterapeut
|
Kopi ligger i papirelevmappe dersom skolen gjør dette (ofte annen instans, ansvarsgruppe som gjør eller lignende)
|
Sikker Sak?
|
| Utredning fra div. spesialister
|
Dokumenter vedrørende utredning
|
Papirelevmappe – brevpost (i den grad skolen mottar dette, ofte rett til foresatte, PPT osv.)
|
|
| Møtereferat
|
Papirelevmappe – brevpost (i den grad skolen mottar dette, ofte rett til foresatte, PPT osv.)
|
|
| Referat fra ansvarsgruppemøte
|
Møtereferat
|
Papirelevmappe – noen har prøvd SamPro
|
Sikker Sak?
|
| Bekymringsmelding barneverntjenesten
|
Bekymringsmelding
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak?
|
| Undersøkelse i barnevernssak
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak?
|
| Undersøkelsessak barneverntjenesten
|
Spørreundersøkelse fra barneverntjenesten
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak?
|
| Notater
|
Rådgiver/kontaktlærer/sosiallærers notater, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for elevens skolegang. Oppl. §15-3
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak?
|
| Disiplinærsaker - orden og oppførsel
|
Varselbrev
|
Varselbrev sendes i Visma Flyt Skole gjennom SvarUt, arkivintegrasjon til WebSak er i drift
|
|
| Disiplinærsaker - utvisning
|
Varselbrev
|
Sjelden aktuelt, samtale med foresatte i forkant.
|
Sikker Sak? VFS? Ikke nødvendig?
|
| Vedtak
|
Papirelevmappe – brevpost
|
Sikker Sak? VFS?
|
| Disiplinærsaker - varsel om ikke karaktergrunnlag
|
Varselbrev
|
Varselbrev sendes i Visma Flyt Skole gjennom SvarUt, arkivintegrasjon til WebSak er i drift
|
|
| Disiplinærsaker - melding om bruk av rusmidler
|
Melding til foresatte
|
Melding sendes i Visma Flyt Skole gjennom SvarUt, arkivintegrasjon til WebSak er i drift
|
|
| Fravær
|
Oversikt/fraværsrapport
|
Fravær føres i VFS og det genereres en fraværsrapport i VFS, denne overføres til arkiv (WebSak) til sommeren, se årshjul for frist.
|
|
| Permisjonssøknader
|
Søknad
|
Søknaden lages av foresatte i VFS, det settes opp arkivintegrasjon i disse dager (kopi til WebSak).
|
|
| Svarbrev
|
Svar (vedtak) skrives i VFS og sendes til foresatte med SvarUt, det settes opp arkivintegrasjon i disse dager (kopi til WebSak).
|
|
| Søknad/ endring/ oppsigelse av SFO-plass
|
Søknad om plass
|
Lages av foresatte i VFS, det settes opp arkivintegrasjon i disse dager (kopi til WebSak).
|
|
| Søknad om endring
|
Lages av foresatte i VFS, det settes opp arkivintegrasjon i disse dager (kopi til WebSak).
|
|
| Oppsigelse
|
Lages av foresatte i VFS, det settes opp arkivintegrasjon i disse dager (kopi til WebSak).
|
|
| Svar (vedtak)
|
Svar (vedtak) skrives i VFS og sendes til foresatte med SvarUt, det settes opp arkivintegrasjon i disse dager (kopi til WebSak).
|
|
| Utviklingssamtale
|
Utviklingssamtaleskjema/avtaleskjema underskrevet av elev, foresatt og kontaktlærer vår/høst
|
Papirelevmappe
|
|
| Trygt og godt skolemiljø (§ 9 A)
|
Observasjons-/ meldeskjema
|
Papirelevmappe, Perm hos rektor i tillegg
|
Sikker Sak?
|
| Aktivitetsplan
|
Papirelevmappe, Perm hos rektor i tillegg
|
Sikker Sak?
|
| Referat tiltaksteam
|
??????????????????
|
Sikker Sak?
|
| Det er vel flere dokumenter her???
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Papirbrev som kommer til skolen og omhandler enkeltelever (som faller utenfor punktene over)
|
Brev
|
Papirelevmappe
|
Sikker Sak?
|
| Papirbrev som kommer til skolen og ikke omhandler enkeltelever, men skolen mer generelt
|
Brev
|
Sjelden arkivverdige, resirkuleres
|
|
| Søknad om innsyn, innsynsbegjæring
|
Skriftlig henvendelse fra elev/ foresatt/ fullmektig
|
Papirelevmappe – brevpost
|
|
| Skriftlig svar fra virksomheten
|
Papirelevmappe – brevpost
|
|
| Overføring av opplysninger til ny skole utenfor kommunen
|
Forespørsel fra ny skole
|
Papirelevmappe – Epost og brev
|
|
| Samtykke
|
Finnes i VFS, overføres til WebSak gjennom integrasjon
|
|
| Overføringsbrev
|
Brevpost (rekommandert)
|
|
| Overføring av opplysninger fra tidligere skole i annen kommune
|
Forespørsel
|
Epost og telefon
|
|
| Overføringsbrev med samtykke
|
Får per post, arkiverer i papirelevmappe
|
|
| Kopi av elevmappe
|
Papirelevmappe
|
|
|
|
|
|
|