|
Utarbeidet av fagleder arkiv Anne Haugom, mars 2020
Siden 01.09.2012 blir alle våre offentlige dokumenter, som er journalført i WebSak, gjort tilgjengelig på www.ostre-toten.kommune.no. Dette gjelder inngående og utgående dokumenter til/fra kommunen.
Dokumentene gjøres tilgjengelig i sin helhet og i PDF-format. Det går 2 hele arbeidsdager fra dokumentet er journalført til det blir gjort tilgjengelig for offentligheten. På grunn av begrensninger knyttet til personvern,
lagres postlistene på internett i ett år. Det skal ikke være mulig å søke opp all kommunikasjon en enkeltperson har med kommunen over en lengre tidsperiode, iflg forskriften til Offentleglova 6, femte ledd. Dette betyr at alle; både ledere, saksbehandlere og arkivpersonale må være oppmerksomme når det gjelder å vurdere om et dokument er offentlig eller har innhold som innebærer at dokumentet kan unntas offentlighet. Offentlighetsvurdering av inngående post foretas i utgangspunktet av arkivpersonalet, men det er alikevel saksbehandler som har primæransvaret for at riktig vurdering av gjort. Hvis arkivpersonalet er i tvil, kontaktes den enkelte saksbehandler/leder. Saksbehandler må snarest mulig etter mottatt post, lese igjennom dokumentet for å gjøre en vurdering i forhold til offentleglova. Offentlighet og tilgang må alltid vurderes i dokumenter som saksbehandler produserer selv (utgående dokumenter). Når en arkivsak er unntatt offentlighet blir automatisk alle dokumentene i saken også unntatt offentlighet. Det forekommer at en arkivsak er offentlig, men at enkeltdokumenter skal unntas offentlighet. Er man usikker på hvordan dette skal gjøres, kontakt arkiv-personalet. Leder har ansvar for å sørge for at inngående post blir kontrollert ved fravær av saksbehandlere på sin avdeling. Arkivansvarlig anbefaler at det lages en rutine. Dette med bakgrunn i at hvis det er fravær på en avdeling av ulike årsaker, må vi være trygge på at inn-kommet post i WebSak ikke blir liggende uten å bli vurdert opp mot Offentleglova. Leder kan delegere ansvaret til en ansatt i avdelingen. Stedfortrederfunksjonen i websak kan benyttes for å sjekke innkommen post. |