Sakshandsamar sitt arkivansvar

Sakshandsamar sitt arkivansvar

Sakshandsamar skal:

• Dagleg opne sak/arkivsystemet (og evt andre system) for å sjekke innboks og restansar.
• Kontrollere at mottekne dokument er registrerte i journalsystemet og har rett saksnummer og sakshandsamar. Saksdokument skal journalførast før sakshandsaming kan starte. (jf. Arkivforskrifta §3-5)
• Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som er unnateke offentlegheit.
• Kontrollere at alle sidene i kvart dokument er rett innskanna.
• Ha ansvaret for at brev, sms, e-postar og evt andre meldingar som kjem direkte til sakshandsamar blir journalførde i sak/arkivsystemet, dersom det er saksdokument.
• Sakshandsamar må sikre at motteken e-post vert handsama ved fråvær.
• All sakshandsaming skal skje i fylkeskommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Ingen saksdokument skal lagrast i personlege filer eller mapper.
• Sakshandsamar har, der det er papirbasert arkiv, ansvaret for at saksdokumenta blir haldne samla så lenge saka er under handsaming og at saksmappa vert rydda for arkivuverdig materiale.
• Sakshandsamar kan ikkje låne arkivmateriale vidare til andre utan at dette blir registrert av arkivtenesta.
• Sakshandsamar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgående brev.
• Saksframlegg til politiske utval: (sjå: Rutine for utvals- og møtehandsaming)
• Delegerte saker (sjå: Rutine for oppretting av sak/saksdokument gjeld for utvals- og møtehandsaming i ePhorte. For delegerte saker som vert handsama i fagsystem, sjå eigne rutinar)
• Før ein tilsett sluttar skal vedkomande ta ut restanseliste frå Elements og informere om vidare sakshandsmaing. Leiar skal informera arkivansvarlege. 

Faste oppgåver:

• Syte for å halde fristar til forfall og restansar.
• Syte for at dokumentsenteret får melding om at ei sak skal avsluttast. (Sjå rutine for avslutting av saker.) Det vil seie at ein ikkje forventar fleire brev i saka. (Dokumentsenteret  kan evt. opne saka igjen dersom det skulle vise seg å vere nødvendig)
• Syte for at saksmapper og saksdokument etter avslutta saker blir levert i ordna stand til arkivet (gjeld papirbasert arkiv).

I arkivfaglege saker er sakshandsamar underordna leiar av dokumentsenteret og til ei kvar tid pålagd å følgje gjeldande rutinar.