|
Dokumentasjon frå kommunens eigarskap i selskaper . Dokumentasjon vedrørende Bjørnafjorden kommunes eigarskap i selskaper skal forvaltes administrativt. Det opprettes ei sak pr selskap, pr år. All dokumentasjon tilknytta selskapet registrerast på denne saka. Saka avsluttast ved årsskifte. (Dersom dokumentasjonen naturleg vil høyre til saka fra foregående år, vert det lagt inn der.) . Fagområdet er komplisert og det er ikkje all dokumentasjon som er å betrakte som forvaltning av eigarskap. Der det er tvil om dokumentasjonen er arkivverdig skal ansvarleg kommunalsjef kontaktast og nødvendig avklaring vert gjort. . Dokumentasjon som definerast som relevant for eigarskapsforvaltning og som dermed skal registrerast er:
- Saksdokumenter til eigarmøter, generalforsamlingar og representantskap
- Selskapsavtaler
- Vedtekter
- Aksjonæravtaler
Unntak: dokumentasjon fra og til om praktiske forhald knytta til renovasjonstenester skal registrerast som ordinære saker av kommunalteknisk avdeling – ikkje som eigarskapssaker. . . Følgande selskap skal registrerast slik:
| Selskapets namn
|
Saksansvarlig/saksbehandler eigaskap
|
Kopimottakar
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
. Registrering av eigarskapssaker .
| Saksnivå
|
Kva saka gjeld
|
|
Tittel
Tittel2
|
Eigarskap - Navn på selskap – årstall
|
| Adm.enhet
|
Navn på den administrative eining som eiger saka
|
| Sakstype
|
GS
|
| Saksansvarlig
|
Iht tabell pkt 3.45.1
|
| Avgj.kode
|
Fylles eventuelt ut av saksbehandler
|
| Journaleining
|
PM er standard verdi –skal ikkje endrast
|
| Saksstatus
|
R under registrering – endres til B når kontroll er gjort
|
| Arkivdel
|
Sak
|
| Klassering
|
Ein eller fleire koder som sorterer sak eller journalpost etter emne
|
| Saksdato
|
Dato for når saka er oppretta
|
| Skjermingskode *
|
Benyttes ikkje
|
| Tilgang
|
|
| Merknad på saka
|
Supplerende opplysningar – nyttast ved behov
|
| Avslutta
|
Fylles ut når saka avsluttast
|
. .
| Journalpostnivå
|
Journalpostinnhald (kva journalposten gjeld)
Tittel: Kva journalposten gjeld
Tittel2: Brukes ved behov for meir utfyllende opplysningar
|
Type
|
|
Tittel
Tittel2
|
Forslag til journalposttittel Forslag til eventuell journalposttittel2
|
I/U
|
. Innkallingar til eigarmøter, generalforsamlingar, representantskapsmøter etc stiles som regel direkte til ordfører som formelt skal møte på vegne av kommunen. Dersom slike dokument mottas av Dokumentsenteret skal desse registrerast iht ovenstående tabell. Alle dokument vidaresendast til ordfører på e-post etter registrering, ved å høyreklikke på journalposten, velg send til og e-post. |