|
Anskaffelser . Kommunens konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) Mercell, skal nyttast på alle konkurranser. Journalføringsplikten ivaretas ved at ein overfører dokument fra Mercell til Websak. Det må manuelt opprettes sak i Websak som dokumenta overføres til. . Følgende skriveregel nyttast i saksoppretting: . Bjørnafjorden kommune skal i anskaffelsessaker sikre at dokumentasjon fra konkurransar blir journalført, arkivert og at innsyn vert gitt. Dette må derfor journalførast i sak og arkivsystemet. Anskaffelsessaker er saker som dekker innkjøp av varer, tenester og bygg - og anleggssaker i kommunen. Dette er saker som er regulert av Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. (forskrift om offentlige anskaffelser, forsyningsforskriften, og forskrift om tjenestekonsesjoner.) I praksis foregår all tilbudsinnhenting digitalt, for anskaffelser fra 100 000- 2.1 mil er det svært få prosedyrekrav forankret i regelverket men vårt innkjøpsregelement fangar opp ein god del. For anskaffelser som går under kategorien ANBOD dvs konkurranser over EØS terskel ( pr d,d 2.1 mil) er det er lovpålagt krav om digital gjennomføring, ( vi benytter KGV-Light) All aktivitet logges der og vi arkiverer uttrekk/ rapporter derfra som viser for eksempel anbodsåpning ( opning av tilbud kan kun gjøres etter frist er utløpt). (Se Innkjøpsreglement for detaljer.) Tilbod med einingspriser anses for dei fleste bedrifter som forretningshemmelege. Desse skal ikkje under nokon omstendigheit, frigis utan samtykke fra den bedrifta det gjeld. Kontrakten som inngås inneheld ofte disse einingsprisar og må derfor ikkje frigis i si heilhet. . Kontrakt - avtale - anskaffing . Bjørnafjorden kommune har eigen prosedyre for inngåing av kontrakter, avtaler og anskaffinger. Kontrakter/avtalar skal registrerast i den saka som har generert dei, f.eks. i ei anskaffelsessak. Dersom ein kontrakt/avtale ikkje høyrer heime i eksisterende sak, må den registrerast som ei eiga sak. . Følgende skriveregel skal da nyttast: .
| Saksnivå
|
Kva saka gjeld
|
|
Tittel
Tittel2
|
Konkurranse – Navn på konkurransen
|
| Adm.enhet
|
Avdeling/virksomhet
|
| Sakstype
|
GS
|
| Saksansvarlig
|
Websak-ident
|
| Arkivdel
|
SAK
|
| Klassering
|
FE 601
|
| Skjermingskode
|
|
| Tilgang
|
|
| Merknad på saka
|
|
. Anskaffelser - behov .
| Saksnivå
|
Kva saka gjeld
|
|
Tittel
Tittel2
|
Anskaffelse - Kva det gjeld Førebuing
|
| Adm.enhet
|
Avdeling/virksomhet
|
| Sakstype
|
GS
|
| Saksansvarleg
|
Websak-ident
|
| Arkivdel
|
SAK
|
| Klassering (vert fylt ut av arkivet)
|
FE Bruk den K-koden som beskriver saka FA Bruk den K-koden som beskriver saka TI 01
|
| Skjermingskode
|
|
| Tilgang
|
|
| Merknad på saka
|
Kryssreferanse til Prosjektsak/vedtak
|
.
| Journalpostnivå
|
Journalpostinnhald (kva journalposten gjeld) Tittel: Kva journalposten gjeld Tittel2: Brukes ved behov for meir utfyllende opplysningar
|
Type
|
| Tittel Tittel2
|
Behovsavklaring
|
N
|
| Tittel Tittel2
|
Estimat – underlag
|
X
|
| Tittel Tittel2
|
Leverandørdialog Leverandørnamn
|
X
|
| Tittel Tittel2
|
Marknadsundersøking
|
X
|
| Tittel Tittel2
|
Innkjøpsprotokoll
|
X
|
. Anskaffelser - gjennomføring .
| Saksnivå
|
Kva saka gjeld
|
|
Tittel
Tittel2
|
Gjennomføring - Kva det gjeld
|
| Adm.enhet
|
Avdeling/virksomhet
|
| Sakstype
|
GS
|
| Saksansvarleg
|
Websak-ident
|
| Arkivdel
|
SAK
|
| Klassering (vert fylt ut av arkivet)
|
FE Bruk den K-koden som beskriver saka FA Bruk den K-koden som beskriver saka TI 01
|
| Skjermingskode
|
|
| Tilgang
|
|
| Merknad på saka
|
Kryssreferanse til Prosjektsak/vedtak
|
.
| Journalpostnivå
|
Journalpostinnhald (kva journalposten gjeld)
Tittel: Kva journalposten gjeld
Tittel2: Brukes ved behov for meir utfyllende opplysningar
|
Type
|
| Tittel Tittel2
|
Publisering TED Gjennomføring
|
I
|
| Tittel Tittel2
|
Utlysningstekst - konkurransegrunnlag Gjennomføring
|
U
|
| Tittel Tittel2
|
Tilbod Gjennomføring
|
I
|
| Tittel Tittel2
|
Dialog – avklaring - tema Gjennomføring
|
I/U
|
| Tittel Tittel2
|
Evaluering Gjennomføring
|
X
|
| Tittel Tittel2
|
Tildeling Gjennomføring
|
U
|
| Tittel Tittel2
|
Avslag Gjennomføring
|
U
|
| Tittel Tittel2
|
Klage på … Gjennomføring
|
I
|
| Tittel Tittel2
|
Svar på klage Gjennomføring
|
U
|
|
Tittel
Tittel2
|
Underteikna avtale – Kva avtalen gjeld – Tidsrom (åååå-åååå) Navn på leverandør/motpart Merknad:Avtalen må skjermes dersom det fremkommer opplysningar av konkurransemessig betydning
|
U
|
|
Tittel
Tittel2
|
Signert databehandleravtale Navn på leverandør/motpart
|
I
|
. Anskaffelse - oppfølging .
| Saksnivå
|
Kva saka gjeld
|
|
Tittel
Tittel2
|
Oppfølging av - Kva det gjeld
|
| Adm.enhet
|
Avdeling/virksomhet
|
| Sakstype
|
GS
|
| Saksansvarleg
|
Websak-ident
|
| Arkivdel
|
SAK
|
| Klassering (vert fylt ut av arkivet)
|
FE Bruk den K-koden som beskriver saka FA Bruk den K-koden som beskriver saka TI 01
|
| Skjermingskode
|
|
| Tilgang
|
|
| Merknad på saka
|
Kryssreferanse til Prosjektsak/vedtak
|
.
| Journalpostnivå
|
Journalpostinnhald (kva journalposten gjeld) Tittel: Kva journalposten gjeld Tittel2: Brukes ved behov for meir utfyllende opplysningar
|
Type
|
| Tittel Tittel2
|
Spesielle kontraksvilkår Oppfølging
|
N
|
| Tittel Tittel2
|
Fakturakontroll – Pris Oppfølging
|
N
|
| Tittel Tittel2
|
Tillegg – endringar Oppfølging
|
I
|
|