Arkivering av e-poster og sms

Arkivering av e-poster og sms

.

E-post og sms skal arkiverast på lik linje med andre dokument dersom dei er arkivverdige.

E-post importerast gjennom Websaks importfunksjon.

Sms vidaresendast fra eigen smart-telefon til eigen e-postadresse og importerast derfra som ordinær e-postimport.

.

Ved import av epost arver automatisk journalposten tittel fra emnefeltet i eposten.

Ofte er ikkje dette ein tilstrekkelig god journalposttittel. Ved registrering av epost er det viktig å forsikre seg om at journalposttittelen er fornuftig for journalpostens innhald.

Korriger journalpost-tittelen i henhald til skriveregler. Ord som «SV:» og «VS:» og lignande i registreringar som gjøres fra Outlook skal fjernes i journalposttittel.

Dokumenttitler utan fornuftig tittel skal også rettast.

Avsender/mottakeropplysningene skal være korrekte og informative.

Ei epostadresse i seg sjølv er ikkje ein informativ avsender/mottakeropplysning.

Det skal være eit reelt namn.

For privatpersoner skal avsender/mottakers namn komme.

For virksomheter skal virksomhetens namn komme. Benytt Det Sentrale Folkeregister eller Brønnøysundregistret ved registrering.

Sørg for at dokumenttypen er riktig.

.

Ein inngåande epost skal registrerast som eit inngåande dokument.

Merk særlig dette hvis ein inngåande epost har blitt viderastendt internt før den blir registrert i Websak.

Arkivverdige e-poster bør sendes gjennom funksjonaliteten A-post i Websak.

Det er viktig at dokumenttype endres dersom dette er nødvendig.

Inngåande og utgåande journalposter skal ikkje registrerast som internt notat.

Ein inngåande epost som vidaresendast fra ei saksbehandler til ein annei saksbehandler for registrering, skal ikkje registrerast som eit internt notat sjølv om systemet vil tolke dette som internt notat.

I slike tilfeller skal e-posten registrerast som ein inngåande journalpost med opprinnelig avsender som avsender. 

.

Journalføring av e-postrekke

.

Ei e-postrekke er to eller fleire eposter i ein «samtale» mellom to eller fleire personer.

E-postrekker er problematiske å journalføre fordi journalføring bygger på at kvart dokument tilhører bestemte dokumenttyper (inngåande, utgåande, notat).

Ved journalføring av hele epostrekker vil det ikkje gå frem av journalen om det er eit inngåande eller utgåande dokument, noko som vil svekke journalens informasjonsverdi.

Det er også ein risiko for at eposter har blitt redigert ved viderastending, og at vedlegg går tapt.

.

Hovedpoenget er derfor at e-postrekker ikkje skal journalføres, men at kvar enkelt journalpost skal journalføres.

.

.

1. Det er ikkje behov for å dokumentere kvar enkelt transaksjon. Det er informasjonsinnhaldet som skal dokumenterast.
2. Korrespondansen er om same tema
3. Kvar enkelt e-post i rekka oppfyller ikkje vilkårene til eit saksdokument (jfr. offentleghetsloven) for kommunen.
4. Korrespondansen må være avslutta

Dokumenttypen (inngåande, utgåande eller notat) registrerast med utgangspunkt i den siste e-posten i rekka. Er den siste e-posten i rekka inngåande, journalføres e-posten som eit inngåande dokument. Inn- og utgåande korrespondanse registrerast aldri som eit X-notat.

.