Registrering av journalposter i websak

.

Journalpostinnhaldet skal kort fortelle kva journalposten handler om, altså være dekkande for alle dokumenta i journalposten.

Journalposttittel skal være fornuftig og forklarande slik at journalposten lar seg identifisere og skilje fra andre journalposter i saka.

.

Innhaldet (tittelen) skal skrives på nynorsk - utan forkortingar og tegn.

.

Merknad: Hugs at journalposttittel i linje 1 aldri skal innehalde personnavn, offentleghetsnummer eller DUF-nummer. Slike opplysningar vert lagt inn i tittellinje 2.

• Navn registrerast i journalposten for å være søkbar.
• Skjermast om nødvendig. Dersom ikkje skjerming, skal personnummer og kontonummer sladdast.
• Journalpostinnhaldet skal gje ein god oversikt for saksbehandlerne.

Journalpostinnhaldet skal ses i samanheng med sakstittel slik at saksbehandler får ei god oversikt over sak og innhald i journalposter, bare ved å se på saka og lista av journalposter.

.

 Fornavn Etternavn – hentes fra folkeregistret.

 hentes fra Brønnøysundregistrene.

 bruk namn på foreningen, personen som sender/mottar vert registret som «ved», f.eks Os Husflidslag v/ Per Hansen

.

• Dersom både gateadresse og postboksadresse er oppgitt, skal postboksadressen brukast.
• Dersom avsender har oppgitt anna adresse enn fra folkeregisteret, bruk den som avsender sjølv har oppgitt.
• E-postadresse skal aldri nyttast som avsenders adresse dersom namn eller namn på virksomhet er kjent. E-postadressen skal erstattes av namn (dersom privatperson) på avsender/mottaker eller namn på den virksomhet som er avsender/mottaker. Ved import eller eksport av e-post redigerast dette av saksbehandler som importerer/eksporterer e-posten.
• Hugs å påføre referanse hvis dette er oppgitt i dokumentet.
• Slett «postmottak» som mottaker.
• Rediger kopimottakerne av e-post etter behov, f.eks. hvis dei er part i saka.

.

.

.

I registreringssammenheng brukast mellomrom før og etter bindestrek.

.

Dokumenttittelen på vedlegget skal være fornuftig og kort fortelle kva dokumentet handler om, og være dekkande for det enkelte vedlegget.

Dokumenttittel er søkbar, og skal derfor om nødvendig redigerast ved import.

.

.

Merknader brukast til relevante opplysningar som har betydning for dokumentet/journalposten.

Merknader kan knyttes til ei saksmappe, ein journalpost eller til ein versjon av eit saksdokument.

Merknader brukast når det skal skrives på kommentarer til sjølve behandlinga, eller det kan være kommentarar og rettingar til innehaldet i saka, journalposten eller dokumentet.

.

.

Forfallsdato på innkommande brev skal registrerast på journalposten enten automatisk av systemet, av dokumentsenteret eller av saksbehandler.

Forfallsdato settes til 21 dager etter at dokumentet er motatt av kommunen.

.

.

Avsenders referanse registerast ved å redigere mottaker på journalposten og skrive referansenummeret i feltet for referanse. 

.

.

Når avsender er eit firma så kan ein her føre inn namn på sakshandsamar som er påført dokumentet.

.

Bjørnafjorden kommune som kopi mottakar

.

I brev kor vi er kopimottaker, skal hovedmottaker angis i tittel på journalposten.

Eksempel: Kopi av brev til NN om kva              

.

.

Dersom saksbehandler i ettertid mottar tilleggsdokumentasjon som er relevant for saka, skal denne registrerast på aktuell sak.

Det skal opprettes ny journalpost med tittel – tilleggs-dokumentasjon. Øvrige registreringar som for ordinær registrering.

.

.

Dokumenttittelen skal være fornuftig og kort fortelle kva dokumentet handler om.

Eksempel: Svar på søknad om

.

Lenke - kryssreferanse

.

Kryssreferanse må brukast der saker naturleg høyrer saman.

.

Eksempler:

• Mellom personalsaker som tilsettingssak, lønnsforhandlingar m.m.
• Mellom saker tilhøyrande same prosjekt.
• Til dei forskjellige historiske baser.

.

.

Med filtilknytning kan man søke fram dokument i journalposter og knytte desse til ønska journalpost som vedlegg.

.

Søk frem aktuell journalpost. Høgreklikk på journalposten og velg Ny – Dokument – Filtilknytning

.

Nede til venstre i bildet under Valgt ligg dokumenta i den valgte journalposten.

Til høgre i bildet under Søkeresultat ligg alle journalposter med tilhøyrande dokument basert på søk.

Hak av for dei dokumenta som ønskes som vedlegg til journalposten og klikk på knappen Filtilknytning i verktøylinjen. Filer som er tilknytta journalposten vises slik: