Dokumentproduksjon utanfor Websak

.

Dokumentproduksjon skal skje i Websak eller aktuelt fagsystem.

Dersom dette ikkje er mogleg skal registrering og arkivering skje i Websak/fagsystem etter at dokumentet er ferdigprodusert i det eksterne produksjonsverktøyet.

Eksempler på slike eksterneproduksjonsverktøy er Office365, Outlook (se egne beskrivelser for import/eksport av epost, pkt 3.x), Sharepoint, eksterne databaser og nettportaler, skytjenester m.m.

For utgåande papirpost må saksbehandler sørge for at Dokumentsenteret får tilsendt ein kopi av dokumentet for registrering og arkivering i Websak.

Saksbehandler skal sørge for at Dokumentsenteret får tilstrekkelig med data slik at registrering blir korrekt.

Saksnummer, dokumenttype, mottaker, dokumentdato og dato for når dokument ble sendt til mottaker (ekspederingsdato) må påførast for at registreringen skal bli korrekt i Websak.

Desse dataene fylles inn i skjema som festes dokumentet med binders.

Dokumentsenteret registrerer dokumentet i Websak og setter status Journalført.

Dersom Dokumentsenteret ikkje får dei nødvendige data for å gjøre ein korrekt registrering, registrerer Dokumentsenteret journalposten og setter status Reservert. Saksbehandler setter på mottaker, ekspederingsdato og korrigerer eventuelt dokumenttype og dokumentdato.

Saksbehandler setter deretter dokumentstatus «Ekspedert» med dato.

Elektroniske dokumentfiler lastes ned og mellomlagres på datamaskin av saksbehandler.

Saksbehandler registrerer deretter journalposten i Websak og tilknytter dokumentet. 

Dokumenter med personsensitivt innhald kan ikkje mellomlagres på datamaskin. Saksbehandler må da skrive ut dokumentet på papir og sende det til Dokumentsenteret for registrering. 

Saksnummer, dokumenttype, ekspederingsdato og mottaker påførast for at registreringen skal bli korrekt i Websak.

Saksbehandler må sørge for at ein filkopi av svar eller skjemautfyllingar i eksterne databaser og nettportaler blir arkivert og journalført i Websak dersom dette er å regne som arkivverdig for Bjørnafjorden kommune.

Hugs at Altinn ikkje er kommunens arkiv. Søknader som sendes via Altinn må også registrerast og journalføres i Websak.

Epost som sendes direkte til mottaker utan å bli registrert i Websak, skal registrerast av saksbehandler dersom eposten er å regne som arkivverdig.