Skjerming

.

Bjørnafjorden kommune er underlagt offentleghetslova som gjer allmenta rett til innsyn i beslutningsprosessene hos den offentlege forvaltning.

Skjerming av saker, journalposter og dokument skal derfor kun nyttast når det er heimel for å unnta dette fra offentleghet.

Bjørnafjorden kommune fulltekstpubliserer dokument på kommunens postliste.

Opplysningar som fremgår av offentleghetsforskriften § 7 skal aldri fulltekstpubliserast.

Dokument som inneheld desse opplysningane skal unntakast offentleghet med korrekt heimel.

Fødeselsnummer (11 siffer) eller nummer med tilsvarande funksjon, skjermes med offl. §26 5. ledd. Innsynsretten og meiroffentleghetsprinsippet ivaretas ved eventuelle innsynsbegjæringar.

Ved malsaker som er predefinert med ein skjermingskode som standard, skal skjermingskoden fjernast dersom saka ikkje skal være unntatt offentleghet.

.

.

Dersom kommunen mottar informasjon, dokument eller postsending som er gradert og merka enten BEGRENSET, KONFIDENSIELT, HEMMELG eller STRENGT HEMMELG,

skal fagleiar arkiv eller leiar av Dokumentsenteret vurdere skjerming og heimel.

.

.

Skanning av papirdokumenter skal i størst muleg grad skje hos Dokumentsenteret.

Dette skal sikre den nødvendige kvaliteten på dokumenta som skannast inn.

Skanning av dokument unntatt offentleghet skal alltid gjøres hos Dokumentsenteret for å tilfredsstille Datatilsynets krav om sikring av konfidensialtet.

.

Skanning på kopimaskin, videresending til egen epost og derfra registrere dokument i Websak er ikkje tillatt for dokument unntatt offentleghet.

.

.

Dokumentsenteret foretar ein vurdering av opplysningene i dokument som mottas (inngåande dokument) og påfører eit forslag til skjermingskode dersom det vurderast som nødvendig.

Det er saksbehandlers ansvar å kontrollere om eventuell påført skjermingskode er korrekt, og deretter godta, endre eller fjerne påført skjerming.

.