|
SOCIO Tieto Socio er NAV sitt fagsystem som ivaretar klienter med sosialsøknader, sykemeldinger, arbeidsavklaring og bostøtte. Socio er tilgangsstyrt med brukernavn og passord. Dedikert admistrator gir nytilsatte tilgang med tjenestlig behov. Aktive saker fra Visma Velferd ble konvertert over til Scocio i 2014. Socio er integrert med både Svarut og Svarinn. Dvs at alle utgående vedtak fattet i Socio ekspederes ut via Svarut direkte til søker eller ekstern mottaker. Alle søknader inn til NAV vil importeres til egen mottaksimport hvor merkantilt personell kobler søknad opp mot eksisterende klient eller oppretter ny sak. Dette vil igjen bli fordelt til den enkelte saksbehandler for videre saksbehandling. Socio er lagret på egen server i Kongsberg kommune som driftes av K-ikt. Hvis et dokument kommer inn til kommunens organisasjonsnummer og skulle vært stilet til NAV Kongsberg, vil dette komme inn i fordelingssaken i Elements i Svarinn. Dokumentet vil bli skrevet ut og sendt i lukket konvolutt i intern post stilet til NAV. Etter at dokumentet er skrevet ut vil den elektroniske versjonen bli satt til status Utgått. Alle dokumenter som settes til utgått i Elements vil ikke bli med på uttrekk. RUTINEBESKRIVELSE AV PROSESSER: Det elektroniske arkivet for behandling av saker etter lov om sosiale tjenester i Kongsberg kommune behandles i Fagsystem Socio Lifecare for sosialtjenesten. Systemet benyttes som fullelektronisk fagsystem fra 08.02.2014. Administrative saker og egenforvaltningssaker, herunder serviceklager og personalarkiv, knyttet til driften ved sosialtjenesten, behandles og arkiveres i kommunens generelle sak/arkivsystem Elements. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir - § 3-4 b, jf. § 3-3 Alle hoveddokumenter og vedlegg i en sosialsak skal registreres i Socio. Unntak:
- Dokumenter med krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn
- Hjemmelsdokumenter
- Garantierklæringer (oppbevares til retur etter garantitidens utløp)
- Panteobligasjoner lån
Journalposter med status Journalført konverteres til PDF. Følgende arkivformater skal registreres i fagsystemet:
| Mal/dokumenttype
|
Produksjonsformat
|
Arkivformat
|
Tidspunkt for konvertering
|
| Egenproduserte dokument
|
Tekstbehandler, regneark, presentasjonsverktøy o.l., html
|
PDF/A
|
Kontinuerlig ved status journalført
|
| Skannede dokument
|
TIFF 6 eller PDF/A
|
TIFF 6/ PDF/A
|
Kontinuerlig ved status journalført
|
| E-post
|
Lagres ved import som TXT-fil eller PDF/A,
vedlegg i produksjonsformat.
|
TXT, XML PDF/A PDF/A
|
Vedlegg konverteres til PDF/A ved status journalført
|
| Elektroniske søknadsskjema (Det legges til egne rader for hver type skjema om formatene er forskjellige)
|
|
|
|
Malene i fagsystemet for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik: 1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF/A. 2. Skannede dokumenter som brev og bilder benytter seg av PDF/A
3. E-posten som kommer inn blir konvertert til TXT-format i forbindelse med
importen og ved status Journalført konverteres det til PDF/A 4. Tabelluttrekk lagres i XML-format eller det foretas SIARD-uttrekk. Se forøvrig Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter
Merkantil NAV har ansvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter.
Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående.
Når skanningen er ferdig, registrerer den merkantile den innkomne posten i fagsystemet. Deretter foretas følgende kvalitetssikring av dokumentene:
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med på hvert dokument
- at skanningen kvalitetsmessig er god nok
- at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger
Oppbevaring og kassering/makulering av skannede dokumenter bevares og tas uttrekk via SIARDII. Det er ikke fastsatt periodiseringsintervall for Socio. Oppbevaring og kassering/makulering av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk skal skje på betryggende måte hver 6. mnd. Skannede dokumenter oppbevares fortløpende etter dato i minst 6 måneder før kassering/makulering. Sikkerhetsrutiner/Backup/Periodisering: Kongsbergregionen IKT (K-IKT) har backupansvar for kommunens elektroniske systemer - se pkt 6.2
Ved overgang til nytt fagsystem eller ved større oppdateringer av systemet skal det foretas periodisering/uttrekk til arkivdepot som er IKA Kongsberg.
Se pkt 8.2 |