Prosedyre - manuell håndtering av post - Rådhuset

Prosedyre

Manuell håndtering av inngående post

• Papirpost innlevert på Rådhuset (intern post og ekstern post)
  • Arkivet henter konvolutter i postkasse ved hovedinngangen og inne på innbyggertoget hver morgen og ettermiddag
  • Konvoluttene tas med til postrommet og blir sortert (postrommet er låst med nøkkel og få har tilgang til rommet)
  • Post som ikke skal journalføres i websak legges i posthyllene til den enkelte avdeling/person
  • Returpost åpnes og konvolutt stemples med dagens dato, legges i posthylle til avsenders avdeling.
  • Post som skal journalføres i websak stemples med dagens dato, og legges i et omslag. Omslagene sorteres på dato.
  • All arkivverdig post tar arkivet kopi av og legger i lukket konvolutt til hver enhet/avdeling daglig. 
    Kopiene stemples med KOPI-stempel.
    Orginalene legges tilbake i omslaget.
  • Saksbehandler/leder er ansvarlig for å makulere kopiene..
  • Når websak er tilgjengelig igjen for journalføring vil arkivet starte å journalføre dokumentene i omslaget med den eldste dato’n.
    Arkivet jobber seg igjennom alle omslagene etter dato.

• Papirpost hentet på Coop (ekstern post til ØTK, NAV, Boligstiftelsen)
  • Arkivet henter post på Coop hver morgen
  • Konvoluttene tas med til postrommet og blir sortert
  • Post som ikke skal journalføres i websak legges i posthyllene til den enkelte avdeling/person
  • Returpost åpnes og konvolutt stemples med dagens dato, legges i posthylle til avsenders avdeling
  • Post som skal journalføres i websak stemples med dagens dato, og legges i et omslag. Omslagene sorteres på dato.
  • All arkivverdig post tar arkivet kopi av og legger i lukket konvolutt til hver enhet/avdeling daglig.
    Kopiene stemples med KOPI-stempel.
    Orginalene legges tilbake i omslaget.
  • Saksbehandler/leder er ansvarlig for å makulere kopiene.
    Når websak er tilgjengelig igjen for journalføring vil arkivet starte å journalføre dokumentene i omslaget med den eldste dato’n. Arkivet jobber seg igjennom alle omslagene etter dato.

• Elektronisk post – postmottaket@ostre-toten.kommune.no
  • E-poster som ikke skal journalføres i websak videresendes saksbehandler/leder
  • Slettes etter videresending
  • Alle arkivverdige e-poster som skal journalføres i websak videresendes saksbehandler/leder. 
    E-postene blir så liggende i innboksen til websak er tilgjengelig for journalføring
  • Når websak er tilgjengelig igjen for journalføring vil arkivet starte å journalføre dokumentene i innboksen fra den eldste dato’n.
    Arkivet jobber seg igjennom alle dokumentene etter dato.

• Elektronisk post – AltInn
  • E-post kommer til postmottaket når det er brev til ØTK i Altinn.
  • Arkivet logger seg inn og laster ned dokumentet (eller videresender til postmottak@ostre-toten.kommune.no)
  • Dokumentene videresendes til saksbehandler/leder.
  • Dokumentene lagres i egen mappe på C-området til fagleder arkiv.
  • Når websak er tilgjengelig igjen for journalføring vil arkivet starte å journalføre dokumentene fra den eldste dato'n.
    Arkivet jobber seg igjennom alle dokumentene etter dato.

• Elektronisk post – KS SvarInn

Digisos:

• 08.01 - : alle dokumenter ligger digitalt og klart til mottak i fagsystemet når det er oppe igjen. NAV overvåker SvarInn.

Sikker sak skole:

• 08.01 – 20.01 : alle dokumenter ligger inne i fagsystemet (fagsystemet fungerer men vi mangler tilgang). Alle dokumenter kommer i tillegg på papir.
• 21.01 - : alle dokumenter kommer direkte i papir fra SvarUt og må skannes inn igjen.

PPT:

• 08.01 – 20.1: alle dokumenter ligger i fagsystemet (fagsystemet fungerer men vi mangler tilgang). Alle dokumenter kommer i tillegg på papir.
• 21.01 - : alle dokumenter kommer direkte i papir fra SvarUt og må skannes inn igjen.

 Familia:

• 08.01 - : alle dokumenter er sendt til print og alt må skannes inn når fagsystemet er oppe og går.

Acos mottak:

• 08.01 – 22.01 : alle dokumenter er sendt til print og alt må skannes inn når fagsystemet er oppe og går.
• 23.01 - : alle dokumenter ligger på vent og vil finnes i Acos mottak når systemet er oppe igjen.
  Arkivet journalfører dokumentene i websak.
  Arkivet overvåker SvarInn og laster ned og videresender dokumenter som haster til saksbehandlere/ledere.
• 02.02 Endring : alle dokumenter fra om med 21.01 blir sendt til print, og vil bli håndtert som fysisk post som ankommer rådhuset.
  Fagleder arkiv begynner dette med mengden post som ligger i KS SvarInn.

 Dokumentene som er sendt til print vil ikke dukke opp igjen i systemene når de er tilgjengelig igjen.

• Elektronisk post - WebSak
  • Elektroniske skjemaer og søknader som kommer direkte inn i websak via Acos Interact, blir liggende på vent til websak er tilgjengelig igjen.
  • Dokumentene vil ligge i kurven inngående journalposter, arkivet journalfører så kronologisk fra kurven

Manuell håndtering av utgående post

• Arkivet leverer utgående frankert post på Coop Lena hver morgen, innen kl. 1200.
• Manuell håndtering av arkivverdige utgående dokumenter
• Saksbehandler/leder er ansvarlig for at egenproduserte arkivverdige dokumenter lagres på egnet område på den enkeltes pc
• Saksbehandler/leder er ansvarlig for at disse blir importert inn i websak når systemet er tilgjengelig igjen.