|
Arkivlokaler Alle lokaler som brukes til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstille de krav som stilles i lover og forskrifter. En kortfattet oversikt finnes på Riksarkivets nettsider Alle enhets- og avdelingsledere har ansvar for å rapportere mangler ved arkivlokalene, slik at eventuelle utbedringskostnader kan komme med i budsjettet for påfølgende år. Arkivskapere som ikke har tilgang til gode arkivlokaler, kan bruke brannsikre arkivskap til oppbevaring av bortsettingsarkiv. Dette gjelder særlig barnehager og skoler. Alle kommuner har frist til 01.01.2012 med å oppfylle Riksarkivarens krav om arkivdepot. Sørreisa kommune har inngått depotavtale med Arkiv Troms. Arkivutstyr: Papirkvalitet
- Kommunens arkivskapere skal bare bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokumenter, i møtebøker, kopibøker og andre registre som skal oppbevares på papir.
- Oversikt over godkjente papirtyper finnes på Riksarkivets nettsider.
Skriveutstyr
- Skriveutstyr, kopimaskiner og skrivere/printere skal produsere lysekte skrift.
- Man bør unngå toner/fargebånd med annet enn sort skrift, da fargene ofte er mindre lysekte.
- Arkivdokumenter og møtebøker skal signeres med lysekte penner. Som hovedregel kan kule- og fyllepenner brukes, likeså spritbaserte tusjpenner. Vannbaserte tusjpenner skal ikke benyttes.
- Oversikt over godkjente kulepenner finnes på Riksarkivets nettsider.
Elektroniske medier
- Magnetbånd, som brukes til sikkerhetskopiering og lagring av informasjon fra sanerte databaser, skal oppbevares i egne lokaler som er særskilt sikret mot støv, direkte sollys og elektromagnetiske forstyrrelser. Eventuelle metallreoler skal være jordet.
- Klimaet i arkivrom for magnetbånd skal være stabilt på 20°C og 50% RLF, med maksimale avvik på ± 5 %.
Arkiveringsutstyr
- Alle mapper og arkivbokser skal være av en slik kvalitet at det ikke skader arkivdokumentene.
- Ved bortsetting skal det benyttes arkivbokser av samme format som de dokumentene som skal settes bort.
- Ryggen på arkivboksen skal være ca. 9,5 cm, og utstyrt med en "tunge" til å gripe i i underkant av ryggen.
- Fotografisk materiale skal legges enkeltvis i syrefrie konvolutter. For film og dias skal det brukes mapper av kjemisk nøytral plast (polytylen/polyester).
- Utstyr som innebærer at plast, metall eller lim kommer i kontakt med arkivdokument skal ikke brukes.
- Plastlommer eller binders skal være fjernet senest ved bortsetting.
Arkivskap
- Alle arkivskap skal være låsbare, og låses ved arbeidets slutt.
- Hvis arkivskap brukes til bortsettingsarkiv, og er plassert i lokaler som ikke er sikret mot brann, skal de minst ha brannmotstandsevne EI 90.
Informasjon- og datasikkerhet Adgang til arkivdokumenter
- Fysisk arkivmateriale skal oppbevares i låste skap så langt det er mulig. Kun arkivtjenesten skal ha direkte adgang til arkivskapene.
- Saksbehandlere skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver.
- Medarbeidere som skal ha adgang til arkivmateriale som er unntatt fra offentlighet skal være autorisert for dette.
- Saker og dokumenter som er unntatt fra offentlighet, som er til behandling, skal oppbevares nedlåst etter arbeidstid.
- Datautstyr skal være avslått eller avlogget ved pauser og etter arbeidsslutt.
- Adgang til elektronisk lagret materiale reguleres av sikkerhetstiltak for dette iverksatt av IKT-sjef.
Datasikkerhet
- Hver dag skal det tas sikkerhetskopier av all ny arkivverdig dokumentasjon.
- Det skal utarbeides rutiner for å hindre uautorisert tilgang til elektronisk lagret materiale gjennom bruk av passord, gradert tilgang og systemer for logging.
- Passord bør være på minimum 6 tegn og bestå av en kombinasjon av tall og bokstaver.
- Passord skal skiftes årlig.
- Passordene skal lagres kryptert.
- Viruskontroll skal skje automatisk ved oppstart av nye programmer.
- Det er forbudt å ta med elektroniske databærere utenfra til bruk på intern maskinpark uten at viruskontroll gjennomføres.
- Ved bruk av elektronisk post skal all post virusskannes, også vedleggene.
|
|