|
1. Virkeområde Disse reglene gjelder for arkivdanning i alle elektroniske system i Sørreisa kommune som produserer fullelektronisk dokumentasjon. Det vil si der både de innkommende og de egenproduserte saksdokumentene blir behandlet og lagret i elektronisk form. Disse skal senere avleveres i elektronisk form til arkivdepot. Formålet med konverteringen er å sikre langtidsbevaring av arkivverdig informasjon, og sikre dokumentene slik at de framstår som komplette og uendrete. Arkivdokumenter skal være beskyttet mot uautoriserte endringer. 2. Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet Det elektroniske arkivet i Sørreisa kommune omfatter følgende arkivdeler i Elements Sak/Arkiv: Barnehagebarn/barnemapper – spesialpedagogiske tiltak (Barnehage) Bygningsarkiv/byggesak (Bygg) Eiendomsarkiv (Eiendom) Elevarkiv/elevmapper – spesialpedagogiske tiltak (Elev) Personalarkiv (Personal) Planarkiv (Plan) Sentralt emnearkiv (Sen) Startlån (Startlån) 3. Arkivformater Følgende arkivdeler i fagsystemer er med i det fullelektroniske arkivet: Pasientjournaler innen hjemmetjenesten (Profil) Pasientjournaler innen psykiatritjenesten (Profil) Pasientjournaler Sørreisa sykehjem (Profil) Sørreisa helsestasjon (HSpro) Dyrøy og Sørreisa barneverntjeneste (Familia) Flyktningtjenesten (Flyktning) I Sørreisa kommune skal saksdokumenter i det elektroniske arkivet konverteres til godkjent arkivformat så snart de er ferdigstilt evt senest ved avslutning av mappe. Følgende formater med tidspunkt for konvertering skal benyttes:
| Type
|
Produksjonsformat
|
Arkivformat
|
Tidspunkt for konvertering
|
| Egenproduserte dokumenter, vha tekstbehandling, regneark, presentasjoner
|
Word, Excel, powerpoint, åpent dokument, m.fl.
|
PDF/A
|
Ved status journalført
|
| Skannede dokument
|
PDF/A, TIFF, Raster
|
PDF/A
|
Ved status journalført
|
| E-post meldingstekst
|
Ren tekst(txt), htm, html
|
PDF/A
|
Ved status journalført
|
| E-post vedlegg
|
PDF, Word Excel, Powerpoint, m.fl
|
PDF/A
|
Ved status journalført
|
| Kart og tegninger
|
CAD, tekniske tegninger, strekfrafikk
|
|
Ved sak avsluttet
|
| Digitale fotografier og bilder
|
JPEG, PNG, TIFF
|
|
Ved sak avsluttet
|
| Digital video
|
MPEG-2, MPEG-4
|
|
Ved sak avsluttet
|
| Digitale lydfiler (audio)
|
MP3, MPEG-2, MPEG-4
|
|
Ved sak avsluttet
|
| SMS/MMS
|
Ren tekst (txt)
|
PDF/A
|
Ved status journalført
|
4. Digitale signaturer Sørreisa kommune benytter foreløpig ikke digitale signaturer (e-signering) 5. Makulering av papirversjoner Mottatte papirdokumenter oppbevares i minimum 6 måneder. Deretter gjennomføres makulering ved destruering. 6. Periodedeling Arkiv Troms er, i samarbeid med kommunens arkivleder og IT-ansvarlig, ansvarlig for at utarbeidelse og vedlikehold av rutiner for periodisering og av det elektroniske arkivet. 7. Fagsystem Rutiner fullelektroniske arkiver - Visma samhandling arkiv Rutiner fullelektronisk arkiv Profil Rutiner fullelektronisk arkiv Familia Rutiner fullelektronisk arkiv HsPro Rutiner fullelektronisk arkiv Flyktning |