Innsynsrutine for innbyggjarane

Bjørnafjorden kommune praktiserer åpenhet og publiserer offentleg postjournal og dokumenter på Internett. 

I postlista kan ein søkje opp generelle saker, plan og byggjesaker samt politiske saker. 

Dette gjeld ikkje dokument som er underlagt teieplikt, eller som er unnateke innsyn av omsyn til personvernet. 

I henhold til Offentleglova § 8 så er hovedregelen at innsyn er gratis.  

I henhold til Offentleglova § 28 så kan innsynskravet vere både skriftleg, munnleg og anonymt og må gjelde ei bestemt sak, eller ei rimeleg utstrekning av saker av ei bestemt art og skal behandlast så raskt som mogeleg og utan ugrunna opphald - helst innan 3 dagar.  Gjeld ikkje helg. Om ein ikkje rekk å sende endeleg svar, skal ein gje melding om når ein kan forvente svar. 

Avgjersle om innsyn vert handsama av sakshandsamar snarast mogeleg, og normalt innan 3 arbeidsdagar.  

Fagleiar i samarbeid med sakshandsamar, er ansvarleg for at krav om innsyn vert svart på etter gjeldande lovverk.

Dersom det vert gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Det skal verta orientert om klagetilgang og klagefrist.   

Personar som søkjer om innsyn på vegne av ein anna, skal ha med skriftleg fullmakt. Det er viktig å kontrollere kven fullmakta gjeld for, og at fullmakta omfattar etterspurte opplysningar.  

Det er saksbehandlarane i Bjørnafjorden kommune som skal vurdera og svara på alle førespurnader om innsyn i dokument. 

Dersom det er bedd om innsyn på tvers av områda vil arkivleiar el fagleiar arkiv koordinere og svare på vegne av kommunen.

Det enkelte område er ansvarleg for det som dei gjev frå seg, men det er arkivet som sender. Dette for at mottakar då får eitt svar, med fleire vedlegg, på si førespurnad.  

Ved forseinkingar skal mellombels svar sendast og her skal ein grunngje kvifor ein er forsinka. Det skal være heilt unntaksvis at svar går utover 5 dagar.   

• Krav om innsyn skal førast i  ny sak i sak- og arkivsystemet.   
• Be gjerne om å få krav om innsyn skriftleg dersom den kjem per telefon eller oppmøte.  
• Dersom ein tek imot krav om innsyn pr. telefon eller oppmøte skal det førast som X-notat i websak/fokus.  
• Kjem kravet via post, postmottak eller skjemamottak vert kravet ført inn av Dokumentsenteret.  

• Dersom saksbehandlar får krav om innsyn direkte på e-post, sms, pr. telefon, facebook eller ved frammøte er det saksbehandlar sjølv som er ansvarleg for å føre kravet i ny sak. Eventuelt vidareformidle til Dokumentsenteret for journalføring. 

• Krav om innsyn i ein journalpost omfattar både hovuddokument og eventuelle vedlegg.  

• Dersom det er tvil om kven som skal behandle kravet om innsyn eller kravet gjeld eldre/avslutta saker, vert leiar for avdelinga sett opp som saksbehandlar på saka og må fordele til rett saksbehandlar.  

• Saksbehandlar får kravet om innsyn i korga «Må svarast på»  og tek stilling til kravet.  

• Kontroller om dokumentet kan utleverast eller om det skal være unntatt  offentlegheit.  
• Saksbehandlar må vurdera heilt eller delvis meiroffentlegheit (deler av dokumentet kan offentleggjerast) dersom dokumentet kan unntas frå offentlegheit.  

• Gjeld innsynskrav avlevert arkiv hos IKAH tek saksbehandlar kontakt med Dokumentsenteret som etterspør mappa. 

• Arkivet registrerer henvendinga til IKAH i innsynssaka, via SvarUt.   

Hugs at det ikkje skal vurderast meiroffentlegheit når det gjeld taushetsbelagte opplysningar.  

Sende ut svar på innsyn frå Websak/Fokus:  

• Saksbehandlar skal svare på den inngåande journalposten med eit utgåande brev. Det ligg malar for svar på innsyn tilgjengeleg i Websak.  

• Er kravet komen som N-notat, skal det avskrivast med N-notat. Er kravet mottatt som I, (inngåande dokument,) skal det avskrivast med U, (utgåande dokument).

• Saksbehandlar avgjer spørsmål om meiroffentlegheit i samråd med næraste overordna. Tvilstilfelle bør leggjast fram for rådmannen 

• Sladding i journalen skal berre skje i den grad det er heilt nødvendig for å skjerme opplysningar som er underlagt teieplikt eller som allmenta av andre grunner ikkje kan krevje.  

• Dersom det vert gitt innsyn i eit dokument som inneheld sensitive opplysningar, skal saksbehandlar sladde sensitiv tekst i dokumentet. Dette kan enten gjerast i egna datasystem, eller på følgjande måte:  

• Marker området med svart tusj  
• Gå over med korrektur teip  
• Ta en kopi av dokumentet som er sladda  
• Skann inn dokumentet 
• Dokumentet skal importerast som vedlegg til det utgåande svaret på krav om innsyn  

Avslag   

Saksbehandlar lager utkast til avslagsbrevet med grunngjeving og sender til godkjenning til leiar via «Oppgaver». Når dokumentet vert godkjent kan det ekspederast ut.  

Avslag på innsynskravet skal alltid vera:  

1. Skriftleg  
2. Godkjent av leiar  
3. Syne til rett heimel og skal informere om klagerett.  

Dersom den som ber om innsyn ikkje får svar innan 5 arbeidsdagar, reknast det som eit avslag, personen får då automatisk klagerett.  

Klage på avslag:  

Kjem det inn klage på avslag er saksbehandlar/Bjørnafjorden kommune første klageinstans. Saksbehandlar tek stilling til om ein opprettheld avslag eller omgjer vedtaket.  

Opprettheld avslag  

Dersom ein opprettheld avslag skal ein opplyse om at klagen blir sendt til neste instans, som er Fylkesmannen.  

Avgjerd frå Fylkesmannen vert ført i Websak/Fokus.  

Dersom Fylkesmannen gjer medhald for klagar skal saksbehandlar oversende dokumenta ein krev innsyn i. 

.

Hovudregel  

Alle har i følgje offentleglova rett til å krevja innsyn i saksdokument, journalar og andre registre (offentleglova § 3).  

.

Unntak  

Dokument som inneheld sensitive opplysningar samt interne dokument vil vera unnateke frå offentleg innsyn.  Dokument som er fritekne frå innsyn må ha heimel i lov eller forskrift med heimel i lov (offentleglova § 3)  

Er det ynskje om innsyn i graderte dokument bør ein fylle ut eige skjema for dette som ligg på heimesida. Sakshandsamarar fyller eventuelt ut eiget skjema som ligg som mal i WebSak ved muntleg henvendig. Fylkesmannen er klageinstans ved eventuelle avslag iht. forvaltningsloven. 

.

Partsinnsyn

Pasient og klientsaker er saksområder som i sin heilhet holdes utenfor postlista. Ein part har rett til å gjera seg kjent med saka. 

Kven som er part går fram av forvaltningslova § 2 (1) bokstav e): Part er ein «person som ei avgjersle rettar seg mot eller som saka elles direkte gjeld>>.  

Partsinnsyn er heimla i forvaltningsloven § 18 – 19. Ein må ha heimel for å nekte ein part rett til innsyn.   

Unntaka frå retten til innsyn går fram av forvaltningslova § 18 (1) siste pkt. og §§ 18a – 19 Sjølv om innsyn kan nektast, har parten i fleire høve rett på innsyn i dei faktiske opplysningane som går fram av dokumenta, sjå forvaltningslova § 18c. Også meirinnsyn skal vurderast, sjå forvaltningslova § 18 (2).  

. 

Personalmapper  

Tilsette eller hans/hennar fullmektig kan krevja og få innsyn i eiga personalmappe, men dei kan ikkje krevja dei utlevert, sjå  Personopplysningslova §§ 18 (2), kfr § 23. 

.   

Elevmapper      

Både elevar og føresette har rett til innsyn i kva skulen har registrert om dei og korleis personopplysningane er sikra. Dette er heimla i personopplysningslova § 18 (2) bokstav a).  Kva for opplysningar som er unnateke frå innsyn går fram av personopplysningslova § 23  

.

Pasientmapper      

Krav om innsyn i pasientmappe handsamast etter pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1, sjå helsepersonellova § 41.  

.

Klientmapper  

Part som ber om innsyn i eigen klientmappe vert handsama etter reglane om innsyn i forvaltningslova, jfr over om partsinnsyn.  

 .

Det er pålagt å ha ein offentleg journal tilgjengelig for publikum og presse.

Dette skal sikre større åpenhet og mulighet for innsyn i kommunens aktiviteter, noko som er ei styrke for demokratiet. 

Prinsippet om offentleghet er grunnleggande for Bjørnafjorden kommune og gjev rett til innsyn i dei fleste av kommunen sine dokument. 

I postlista kan ein søkje opp generelle saker, plan og byggjesaker samt politiske saker. 

Dette gjeld ikkje dokument som er underlagt teieplikt, eller som er unnateke innsyn av omsyn til personvernet. 

Jfr. Offentleglova § 8 så er hovedregelen at innsyn er gratis. Organet kan berre krevje betaling for innsyn etter denne lova dersom det har heimel i forskrift etter andre eller tredje ledd. Betalingssatsane  skal eventuelt vere slik at dei samla inntektene ikkje blir større enn dei faktiske kostnadene ved kopiering og utsending av dokument. 

Innsynskravet kan vere både skriftleg, munnleg og anonymt og må gjelde ei bestemt sak, eller ei rimeleg utstrekning av saker av ei bestemt art og  skal behandlast så raskt som mogeleg og utan ugrunna opphald - helst innan 3 dagar.  Gjeld ikkje helg 

Ein bør så langt det lar seg gjere fylle ut forhandsdefinert skjema for skriftlege innsynskrav som ligg på heimesida. Dette brukes for eldre, samt graderte saker

. 

Offentlege tilgjengelege dokumenter søker du sjølv opp og leser på postlista. 

Denne vert tilgjengelig med 2 dagers forsenking. 

.

Innsyn i historiske baser

.

Innsyn i dokument som høyrer Os og/eller Fusa kommune fås ved henvending til Bjørnafjorden kommune.

. 

Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verskemt (offentleglova)

Forskrift til offentleghetslova

Rettleiar til offentleghetslova 

.

.

Pasient og klientsaker er saksområder som i sin heilhet holdes utenfor internett. 

Partsinnsyn er heimla i forvaltningsloven § 18.  

Ein person har med visse unntak i hht. Forvaltningsloven og Personopplysningsloven rett til innsyn i opplysningar som omhandler ein sjølv i kommunen arkiver.  

Henvendingar stilast alltid til kommunen.  

Fylkesmannen er klageinstans ved eventuelle avslag iht. forvaltningsloven. 

Innsynsførespurnad 

.

Egen prosedyre for innsynsbegjæringar og korleis desse skal behandles er under utarbeidelse. Prosedyren omfavner også forhald knytta til ansvarsfordeling.

Prosedyren fremkommer som vedlegg, se EQS

.

Førespurnad om innsyn registrerast som eiga sak.

Fortrinsvin brukes skjema, fra nettsida til kommunen når ein ber om innsyn. Dette gjeld også innsyn i historiske baser til Os og Fusa.

.

.

.   

.

.

.

.

.

Avslag/delavslag skal registrerast som eigen utgåande journalpost i den saka det er bedt om innsyn i.

.